This site uses cookies.
Some of these cookies are essential to the operation of the site,
while others help to improve your experience by providing insights into how the site is being used.
For more information, please see the ProZ.com privacy policy.
This person has a SecurePRO™ card. Because this person is not a ProZ.com Plus subscriber, to view his or her SecurePRO™ card you must be a ProZ.com Business member or Plus subscriber.
Affiliations
This person is not affiliated with any business or Blue Board record at ProZ.com.
English to Turkish - Standard rate: 0.08 USD per word / 30 USD per hour Turkish to English - Standard rate: 0.09 USD per word / 30 USD per hour
Blue Board entries made by this user
0 entries
Payment methods accepted
Visa, PayPal, MasterCard
Portfolio
Sample translations submitted: 4
English to Turkish: INDEPENDENT AUDITOR'S REPORT General field: Bus/Financial Detailed field: Accounting
Source text - English (LOGO)
INDEPENDENT AUDITORS’ REPORT TO THE SHAREHOLDERS OF DALLAH ALBARAKA HOLDING COMPANY B.S.C.
(CLOSED)
Report on Consolidated Financial Statements
We have audited the accompanying consolidated financial statements of Dallah Albaraka Holding Company B.S.C. (CLOSED) (“the Company”) and its subsidiaries (“the Group”), which comprise the consolidated statement of financial position as at 29 February 2016 and the consolidated statement of profit and loss, consolidated statement of other comprehensive income, consolidated statement of changes in equity and consolidated statement of cash flows for the year then ended, and a summary of significant accounting policies and other explanatory notes.
Board of Directors’ Responsibility for the Consolidated Financial Statements
The Company’s Board of Directors is responsible for the preparation and fair presentation of these consolidated financial statements in accordance with International Financial Reporting Standards, and for such internal control as the Board of Directors determines is necessary to enable the preparation of consolidated financial statements that are free from material misstatement, whether due to fraud or error.
Auditors’ Responsibility
Our responsibility is to express an opinion on these consolidated financial statements based on our audit.
We conducted our audit in accordance with International Standards on Auditing.
Those standards require that we comply with ethical requirements and plan and perform the audit to obtain reasonable assurance about whether the consolidated financial statements are free from material misstatement.
An audit involves performing procedures to obtain audit evidence about the amounts and disclosures in the consolidated financial statements.
The procedures selected depend on the auditors’ judgment, including the assessment of the risks of material misstatement of the consolidated financial statements, whether due to fraud or error.
In making those risk assessments, the auditor considers internal control relevant to the entity’s preparation and fair presentation of the consolidated financial statements in order to design audit procedures that are appropriate in the circumstances, but not for the purpose of expressing an opinion on the effectiveness of the entity’s internal control.
An audit also includes evaluating the appropriateness of accounting policies used and the reasonableness of accounting estimates made by the Board of Directors, as well as evaluating the overall presentation of the consolidated financial statements.
We believe that the audit evidence we have obtained is sufficient and appropriate to provide a basis for our audit opinion.
Opinion
In our opinion, the consolidated financial statements present fairly, in all material respects, the financial position of the Group as at 29 February 2016, and its financial performance and cash flows for the year then ended in accordance with International Financial Reporting Standards.
(LOGO)
INDEPENDENT AUDITORS’ REPORT TO THE SHAREHOLDERS OF DALLAH ALBARAKA HOLDING COMPANY B.S.C.
(CLOSED) (continued)
Report on other Regulatory Requirements
As required by the Bahrain Commercial Companies Law, we report that:
the Company has maintained proper accounting records and the consolidated financial statements are in agreement therewith; and
the financial information contained in the Report of Board of Directors is consistent with the consolidated financial statements.
Except for the non-approval of the financial statements for the year ended 29 February 2016 by the Company’s Board of Directors within three months from the end of the Company’s financial year, we are not aware of any violations of the Bahrain Commercial Companies Law or the terms of the Company’s memorandum and the articles of association during the year ended 29 February 2016, that might have had a material adverse effect on the business of the Company or on its financial position.
Satisfactory explanations and information have been provided to us by management in response to all our comments.
(İmza)
Auditor’s Registration No.
190
14 August 2016
Manama, Kingdom of Bahrain
Dallah Albaraka Holding Company B.S.C.
(CLOSED)
CONSOLIDATED STATEMENT OF PROFIT OR LOSS
For the year ended 29 February 2016
Notes
2016
USD’000
2015
USD’000
Revenues from operations
Direct operating expenses
4
2,331,489
(1,452,174)
2,219,460
(1,411,307)
Gross profit
879,315
808,153
General and administrative expenses
Impairment and provisions, net
Depreciation and amortization
Foreign currency exchange gains
Other income
Net change in fair value of investment properties
5
6
7
8
11
56,920
(339,630)
(64,862)
(66,776)
(907)
12,877
55,321
(344,950)
(58,365)
(30,266)
(2,305)
13,066
Operating profit
476,937
440,654
Finance charges
Share of profit of associates
12
(25,304))
6,272
(24,303)
10,056
Profit before income tax and Zakat
457,905
426,407
Income Tax and Zakat
28
(128,898)
(112,133)
Net profit for the year
329,007
314,274
Attributable to:
Equity holders of the parent
Non-controlling interests
143,027
185,980
145,049
169,225
329,007
314,274
Earnings per share
Basic and diluted, earnings per share for the year attributable to ordinary equity holders of the parent (in USD)
30
2,151
2,181
Saleh A. Kamel
Abdullah Saleh Kamel
Abdulelah A. Sabbahi
Chairman
Board Member
Chief Financial Officer
The accompanying notes from 1 to 36 are an integral part of these consolidated financial statements.
Dallah Albaraka Holding Company B.S.C.
(CLOSED)
CONSOLIDATED STATEMENT OF FINANCIAL POSITION
As at 29 February 2016
Notes
2016
USD’000
2015
USD'000
ASSETS
Goodwill
9
74,599
84,032
Property and equipment
10
675,049
529,700
Investment properties
11
1,364,008
1,323,359
Investment in associates
12
188,790
246,019
Held-to-maturity investments
13
2,752,405
2,246,616
Financial assets
14
580,222
856,630
Investments in Islamic products
35
13,488,441
13,454,057
Other investments
16
67
2,948
Other assets
17
670,163
678,251
Finance lease investments
18
1,923,277
1,752,322
Inventories
19
76,540
77,911
Accounts receivable, net
20
102,564
118,023
Cash and cash equivalents
21
5,640,843
5,198,570
TOTAL ASSETS
27,536,968
26,598,438
EQUITY AND LIABILITIES
EQUITY
Share capital
22
665
665
Contributed capital
23
1,300,000
1,300,000
Statutory reserve
24
256,500
256,500
Retained earnings
1,343,413
1,300,000
Foreign currency translation reserve
25
(428,644)
(321,424)
Investments revaluation reserve and other reserves
25
184,683
428,364
EQUITY ATTRIBUTABLE TO EQUITY HOLDERS OF THE PARENT
2,656,617
2,964,105
Non-controlling interests
1,233,722
1,221,330
TOTAL EQUITY
3,890,339
4,185,435
LIABILITIES
Due to banks
808,268
1,211,493
Financing contracts
26
1,943,921
1,068,361
Due to participants
27
19,374,710
18,676,824
Due to shareholders
34
130,652
144,771
Other liabilities
28
1,389,078
1,281,554
TOTAL LIABILITIES
23,646,629
22,383,003
TOTAL EQUITY AND LIABILITIES
27,536,968
26,568,438
The consolidated financial statements were authorized for issue in accordance with a resolution of the Board of Directors on 14 August 2016 and signed on their behalf by:
Saleh A. Kamel
Abdullah Saleh Kamel
Abdulelah A. Sabbahi
Chairman
Board Member
Chief Financial Officer
The accompanying notes from 1 to 38 are an integral part of these consolidated financial statements.
Dallah Albaraka Holding Company B.S.C.
(CLOSED)
CONSOLIDATED STATEMENT OF CHANGES IN EQUITY
For the year ended 29 February 2016
Attributable to equity holders of the parent
Share capital
USD '000
Contributed capital
USD 000
Statutory reserve
USD '000
Retained earnings
USD '000
Foreign currency translation reserve
USD '000
Investments revaluation reserve and other reserves
USD '000
Total equity attributable to equity holders of the parent
USD '000
Non-controlling interests
USD '000
Total equity
USD '000
At 1 March 2016
665
1,300,000
256.500
1,300,000
(321,424)
428,364
2,964,105
1,221,330
4,185,435
Profit for the year
-
-
-
143,027
-
-
143,027
185,980
329,007
Other comprehensive (loss) / income
-
-
-
(107,220)
(243,681)
(350,901)
(57,154)
(408,055)
Total comprehensive income/(loss)
-
-
.
143,027
(107,220)
(243,681)
(207,874)
128,826
(79,048)
Dividends (note 29)
-
(99,614)
-
-
(99,614)
-
(99,614)
Dividends to non-controlling interests
-
-
-
-
-
-
(14,553)
(14,553)
Net change in non-controlling interests
-
-
-
-
-
-
(101,881)
(101,881)
At 29 February 2016
665
1,300,000
256.500
1,343,413
(428,644)
184,683
2,656,617
1,233,722
3,890,339
Saleh A. Kamel
Abdullah Saleh Kamel
Abdulelah A. Sabbahi
Chairman
Board Member
Chief Financial Officer
The accompanying notes from 1 to 38 are an integral part of these consolidated financial statements.
Dallah Albaraka Holding Company B.S.C.
(CLOSED)
CONSOLIDATED STATEMENT OF CHANGES IN EQUITY
(continued)
For the year ended 29 February 2016
Attributable to equity holders of the parent
Share capital
USD '000
Contributed capital
USD 000
Statutory reserve
USD '000
Retained earnings
USD '000
Foreign currency translation reserve
USD '000
Investments revaluation reserve and other reserves
USD '000
Total equity attributable to equity holders of the parent
USD '000
Non-controlling interests
USD '000
Total equity
USD '000
At 1 March 2014
665
1,300,000
256.500
1,293,721
(241,891)
330,485
2,939,480
1,161,368
4,100,848
Profit for the year
-
-
-
145,049
-
-
145,049
169,225
314,274
Other comprehensive (loss) / income
-
-
-
(79,533)
97,879
18,346
(33,647)
(15,301)
Total comprehensive income/(loss)
-
-
.
145,049
(79,533)
(97,879)
163,395
135,578
298,973
Dividends (note 31)
-
(138,770)
-
-
(138,770)
-
(138,770)
Dividends to non-controlling interests
-
-
-
-
-
-
(12,950)
(12,950)
Net change in non-controlling interests
-
-
-
-
-
-
(62,666)
(62,666)
At 29 February 2015
665
1,300,000
256.500
1,300,000
(321,424)
428,364
2,964,105
1,221,330
4,185,435
Saleh A. Kamel
Abdullah Saleh Kamel
Abdulelah A. Sabbahi
Chairman
Board Member
Chief Financial Officer
The accompanying notes from 1 to 38 are an integral part of these consolidated financial statements.
Translation - Turkish (LOGO)
DALLAH ALBARAKA HOLDING COMPANY B.S.C. HİSSEDARLARINA YÖNELİK BAĞIMSIZ DENETİM RAPORU
(KAPALI)
Konsolide Finansal Tablolara İlişkin Rapor
Dallah Albaraka Holding Company B.S.C. (KAPALI) ("Şirket") ve iştiraklerinin ("Grup") 29 Şubat 2016 tarihli konsolide finansal durum tablosu ile aynı tarihte sona eren yıla ait konsolide kar veya zarar tablosu, konsolide diğer kapsamlı gelir tablosu, konsolide özkaynak değişim tablosu ve konsolide nakit akış tablosu ve önemli muhasebe politikalarının özeti ve diğer açıklayıcı notlardan oluşan ilişikteki konsolide finansal tablolarını denetlemiş bulunuyoruz.
Yönetim Kurulunun Konsolide Finansal Tablolara İlişkin Sorumluluğu
Şirketin Yönetim Kurulu, bu konsolide finansal tabloların Uluslararası Finansal Raporlama Standartları uyarınca hazırlanması ve gerçeğe uygun bir biçimde sunumundan ve Yönetim Kurulunun konsolide finansal tabloların hata veya hile kaynaklı yanıltıcı beyan içermeyecek şekilde hazırlanması için gerekli gördüğü iç kontrolden sorumludur.
Denetçilerin Sorumluluğu
Bizim sorumluluğumuz, yaptığımız denetime dayanarak bu konsolide finansal tablolar hakkında görüş beyan etmektir.
Denetimimizi, Uluslararası Denetim standartlarına uygun olarak gerçekleştirdik.
Bu standartlar, etik gerekliliklere uymamızı ve konsolide finansal tabloların yanıltıcı beyanlardan arındırıldığına dair makul bir güvenceyi sağlamak üzere denetimi planlayıp gerçekleştirmenizi gerektirir.
Bir denetim, konsolide finansal tablolardaki tutar ve açıklamalar hakkında denetim kanıtı elde etmek amacıyla prosedürlerinin uygulanmasını içerir.
Seçilen prosedürler, hile veya hata nedeniyle olmasına bakılmaksızın, konsolide finansal tabloların yanıltıcı beyan risklerinin değerlendirilmesi de dahil olmak üzere denetçinin kararlarına bağlıdır.
Bu risk değerlendirmelerini yaparken, denetçi işletmenin iç kontrolünün etkinliği hakkında bir görüş belirtmek amacıyla değil de normal şartlar altında uygun olan denetim usullerini tasarlamak için, konsolide finansal tabloların hazırlanması ve gerçeğe uygun sunumu ile ilgili iç kontrolü göz önünde bulundurur.
Denetim, konsolide finansal tabloların genel sunumunun değerlendirilmesinin yanı sıra, Yönetim Kurulu tarafından kullanılan muhasebe politikalarının uygunluğunun ve yapılan muhasebe tahminlerinin makul olup olmadığının değerlendirilmesini de içerir.
Elde ettiğimiz denetim kanıtlarının, denetim kanaatimize zemin sağlamak için yeterli ve uygun olduğuna inanıyoruz.
Kanaat
Kanaatimize göre, konsolide finansal tablolar, Grubun 29 Şubat 2016 tarihi itibarıyla konsolide finansal tablolarını ve aynı tarihte sona eren yıla ait finansal performansını ve nakit akışlarını, Uluslararası Finansal Raporlama Standartlarına uygun olarak tüm önemli yönleriyle gerçeğe uygun bir biçimde sunmaktadır.
(LOGO)
DALLAH ALBARAKA HOLDING COMPANY B.S.C. HİSSEDARLARINA YÖNELİK BAĞIMSIZ DENETİM RAPORU
(KAPALI) (devam)
Diğer Düzenleyici Kurum Gereklilikleri Hakkında Rapor
Bahreyn Ticaret Şirketleri Kanunu gereği şunları bildiriyoruz:
Şirket uygun muhasebe kayıtlarını tutmuştur ve konsolide finansal tablolar bunlar ile uyumludur; ve
Yönetim Kurulu raporunda yer alan finansal bilgiler konsolide finansal tablolarla uyumludur.
29 Şubat 2016 tarihinde sona eren yıla ait finansal tabloların Şirket Yönetim Kurulu tarafından Şirket mali yılının sonundan itibaren üç ay içinde onaylanmaması haricinde, 29 Şubat 2016 tarihinde sona eren yıl içerisinde Bahreyn Ticaret Şirketleri Kanununun veya Şirket kuruluş ve ana sözleşmesinin şartlarının ihlallerinden haberdar değiliz, bu da Şirketin işleri veya finansal durumu üzerinde olumsuz bir etkiye sahip olabilir, tüm yorumlarımıza cevaben yönetim tarafından tarafımıza tatmin edici açıklamalar ve bilgiler sunulmuştur.
Tüm yorumlarımıza cevaben yönetim tarafından tarafımıza tatmin edici açıklamalar ve bilgiler sunulmuştur.
(İmza)
Denetçi Sicil No.
190
14 Ağustos 2016
Manama, Bahreyn Krallığı
Dallah Albaraka Holding Company B.S.C.
(KAPALI)
KONSOLİDE KAR VEYA ZARAR TABLOSU
29 Şubat 2016 tarihinde sona eren yıla ait
Notlar
2016
ABD Doları’000
2015
ABD Doları’000
Faaliyet gelirleri
Direkt faaliyet giderleri
4
2.331.489
(1.452.174)
2.219.460
(1.411.307)
Brüt kar
879.315
808.153
Genel giderler ve yönetim giderleri
Değer düşüklüğü ve karşılıklar, net
Amortisman ve itfa payları
Kambiyo karları
Diğer gelirler
Yatırım amaçlı gayrimenkullerin gerçeğe uygun değerindeki net değişim
5
6
7
8
11
56.920
(339.630)
(64.862)
(66.776)
(907)
12.877
55.321
(344.950)
(58.365)
(30.266)
(2.305)
13.066
Faaliyet karı
476.937
440.654
Finansman masrafları
İştiraklerin kâr payı
12
(25.304)
6.272
(24.303)
10.056
Gelir vergisi ve Zekat öncesi kar
457.905
426.407
Gelir Vergisi ve Zekat
28
(128.898)
(112.133)
Net dönem karı
329.007
314.274
Atfedildiği:
Ana ortaklığın hisse senedi sahipleri
Kontrol gücü olmayan paylar
143.027
185.980
145.049
169.225
329.007
314.274
Hisse başına kazanç
Ana ortaklığın adi hisse senedi sahiplerine atfedilebilen dönem adi ve sulandırılmış hisse başına kazancı (ABD Doları cinsinden)
30
2.151
2.181
Saleh A. Kamel
Abdullah Saleh Kamel
Abdulelah A. Sabbahi
Yönetim Kurulu Başkanı
Yönetim Kurulu Üyesi
Mali İşler Müdürü
İlişikteki 1 ila 36 arasındaki notlar bu konsolide finansal tabloların ayrılmaz bir parçasıdır.
Dallah Albaraka Holding Company B.S.C.
(KAPALI)
KONSOLİDE FİNANSAL DURUM TABLOSU
29 Şubat 2016 itibariyle
Notlar
2016
ABD Doları’000
2015
ABD Doları’000
VARLIKLAR
Şerefiye
9
74.599
84.032
Maddi duran varlıklar
10
675.049
529.700
Yatırım amaçlı gayrimenkuller
11
1.364.008
1.323.359
İştiraklerdeki yatırımlar
12
188.790
246.019
Vadeye kadar tutulan yatırımlar
13
2.752.405
2.246.616
Finansal varlıklar
14
580.222
856.630
İslami ürünlerdeki yatırımlar
35
13.488.441
13.454.057
Diğer yatırımlar
16
67
2.948
Diğer varlıklar
17
670.163
678.251
Finansal kiralama yatırımları
18
1.923.277
1.752.322
Stoklar
19
76.540
77.911
Alacak hesapları, net
20
102.564
118.023
Nakit ve nakit benzerleri
21
5.640.843
5.198.570
AKTİF TOPLAMI
27.536.968
26.598.438
ÖZSERMAYE VE YÜKÜMLÜLÜKLER
ÖZSERMAYE
Hisse senedi sermayesi
22
665
665
Ödenmiş sermaye
23
1.300.000
1.300.000
Yasal yedekler
24
256.500
256.500
Dağıtılmamış karlar
1.343.413
1.300.000
Yabancı para çevrim farkı rezervi
25
(428.644)
(321.424)
Yatırım yeniden değerleme yedeği ve diğer yedekler
25
184.683
428.364
ANA ORTAKLIĞIN HİSSE SENEDİ SAHİPLERİNE ATFEDİLEN ÖZSERMAYE
2.656.617
2.964.105
Kontrol gücü olmayan paylar
1.233.722
1.221.330
TOPLAM ÖZSERMAYE
3.890.339
4.185.435
YÜKÜMLÜLÜKLER
Banka borçları
808.268
1.211.493
Finansman sözleşmeleri
26
1.943.921
1.068.361
İştiraklere borçlar
27
19.374.710
18.676.824
Ortaklara borçlar
34
130.652
144.771
Diğer yükümlülükler
28
1.389.078
1.281.554
TOPLAM YÜKÜMLÜLÜKLER
23.646.629
22.383.003
TOPLAM ÖZSERMAYE VE YÜKÜMLÜLÜKLER
27.536.968
26.568.438
14 Ağustos 2016 tarihli Yönetim Kurulu Kararı uyarınca konsolide finansal tabloların yayınlanmasına izin verilmiş ve bunlar adına aşağıdakiler tarafından imzalanmıştır:
Saleh A. Kamel
Abdullah Saleh Kamel
Abdulelah A. Sabbahi
Yönetim Kurulu Başkanı
Yönetim Kurulu Üyesi
Mali İşler Müdürü
İlişikteki 1 ila 38 arasındaki notlar bu konsolide finansal tabloların ayrılmaz bir parçasıdır.
Dallah Albaraka Holding Company B.S.C.
(KAPALI)
KONSOLİDE ÖZKAYNAK DEĞİŞİM TABLOSU
29 Şubat 2016 tarihinde sona eren yıla ait
Ana ortaklığın hisse senedi sahiplerine atfedilen
Hisse senedi sermayesi
ABD Doları’000
Ödenmiş sermaye
000 ABD Doları
Yasal yedekler
ABD Doları’000
Dağıtılmamış karlar
ABD Doları’000
Yabancı para çevrim farkı rezervi
ABD Doları’000
Yatırım yeniden değerleme yedeği ve diğer yedekler
ABD Doları’000
Ana ortaklığın hisse senedi sahiplerine atfedilen toplam özsermaye
ABD Doları’000
Kontrol gücü olmayan paylar
ABD Doları’000
Toplam özsermaye
ABD Doları’000
1 Mart 2016 itibariyle
665
1.300.000
256,500
1.300.000
(321.424)
428.364
2.964.105
1.221.330
4.185.435
Dönem karı
-
-
-
143.027
-
-
143.027
185.980
329.007
Diğer kapsamlı (zarar) / gelir
-
-
-
(107.220)
(243.681)
(350.901)
(57.154)
(408.055)
Toplam kapsamlı gelir/(zarar)
-
-
.
143.027
(107.220)
(243.681)
(207.874)
128.826
(79.048)
Temettü (not 29)
-
(99.614)
-
-
(99.614)
-
(99.614)
Kontrol gücü olmayan paylara ödenen temettüler
-
-
-
-
-
-
(14.553)
(14.553)
Kontrol gücü olmayan paylardaki net değişim
-
-
-
-
-
-
(101.881)
(101.881)
29 Şubat 2016 itibariyle
665
1.300.000
256.500
1.343.413
(428.644)
184.683
2.656.617
1.233.722
3.890.339
Saleh A. Kamel
Abdullah Saleh Kamel
Abdulelah A. Sabbahi
Yönetim Kurulu Başkanı
Yönetim Kurulu Üyesi
Mali İşler Müdürü
İlişikteki 1 ila 38 arasındaki notlar bu konsolide finansal tabloların ayrılmaz bir parçasıdır.
Dallah Albaraka Holding Company B.S.C.
(KAPALI)
KONSOLİDE ÖZKAYNAK DEĞİŞİM TABLOSU
(devamı)
29 Şubat 2016 tarihinde sona eren yıla ait
Ana ortaklığın hisse senedi sahiplerine atfedilen
Hisse senedi sermayesi
ABD Doları’000
Ödenmiş sermaye
ABD Doları'000
Yasal yedekler
ABD Doları’000
Dağıtılmamış karlar
ABD Doları’000
Yabancı para çevrim farkı rezervi
ABD Doları’000
Yatırım yeniden değerleme yedeği ve diğer yedekler
ABD Doları’000
Ana ortaklığın hisse senedi sahiplerine atfedilen toplam özsermaye
ABD Doları’000
Kontrol gücü olmayan paylar
ABD Doları’000
Toplam özsermaye
ABD Doları’000
1 Mart 2014 itibariyle
665
1.300.000
256.500
1.293.721
(241.891)
330.485
2.939.480
1.161.368
4.100.848
Dönem karı
-
-
-
145.049
-
-
145.049
169.225
314.274
Diğer kapsamlı (zarar) / gelir
-
-
-
(79.533)
97.879
18.346
(33.647)
(15.301)
Toplam kapsamlı gelir/(zarar)
-
-
.
145.049
(79.533)
(97.879)
163.395
135.578
298.973
Temettü (not 31)
-
(138.770)
-
-
(138.770)
-
(138.770)
Kontrol gücü olmayan paylara ödenen temettüler
-
-
-
-
-
-
(12.950)
(12.950)
Kontrol gücü olmayan paylardaki net değişim
-
-
-
-
-
-
(62.666)
(62.666)
29 Şubat 2015 itibariyle
665
1.300.000
256.500
1.300.000
(321.424)
428.364
2.964.105
1.221.330
4.185.435
Saleh A. Kamel
Abdullah Saleh Kamel
Abdulelah A. Sabbahi
Yönetim Kurulu Başkanı
Yönetim Kurulu Üyesi
Mali İşler Müdürü
İlişikteki 1 ila 38 arasındaki notlar bu konsolide finansal tabloların ayrılmaz bir parçasıdır.
English to Turkish: ANTI BRIBERY & CORRUPTION COMPLIANCE POLICY General field: Bus/Financial
Source text - English ANTI BRIBERY & CORRUPTION COMPLIANCE POLICY
Approved by the Board of Directors On April 5th
And updated on September 8th, 2019
TABLE OF CONTENTS
DEFINITIONS
BACKGROUND
The Company's policy of strict compliance with anti-bribery and corruption laws
POLICY OF ZERO TOLERANCE FOR BRIBERY AND CORRUPTION
Primary principals of the Policy
Internal appointments and organizational structure dedicated to implementing, supervising and enforcing the Policy
Appointment of a dedicated senior employee of the Company to direct and manage the implementation of the Policy
Supervision and Monitoring of the implementation of the Policy by the Audit Committee
Dedicated Board Sessions for discussing and reviewing the implementation of the Policy
Implications of non-compliance
POLICY GUIDELINES AND REQUIREMENTS FOR EMPLOYEES
Employee Hiring
Policy and Guidelines to Employees
Implementation of the Policy
"Red Flags"
Reporting/Whistle-blowing
Obligation of Company Employees to co-operate fully with the Compliance Officer and Compliance Team
POLICY GUIDELINES AND REQUIREMENTS FOR BUSINESS PARTNERS
The Company shall convey to its Business Partners a clear message of zero-tolerance for bribery and corruption
Business Partners to be notified of the Company's Policy on Bribery and Corruption
"Red Flags"
SUPERVISION, ENFORCEMENT AND REPORTING
Supervision, Enforcement Plan and reporting
Internal Auditor
APPENDICES
Appendix 1:
Company Policy and Guidelines on Gifts and Business Hospitality
Appendix 2:
Company Policy and Guidelines on Donations
Appendix 3:
Company Policy and Guidelines on Projects above 5M USD.
Appendix 4:
‘Red Flags’
Appendix 5:
Letter of notification to Employees:
Netafim's Anti-Bribery & Corruption Policy
Appendix 6:
Letter of notification to Business Partners:
Netafim's Anti-Bribery & Corruption Policy
DEFINITIONS
"Netafim" and "the Company" shall mean Netafim Group and all its subsidiaries, including executives, staff and employees of all levels.
"Board" shall mean the board of directors of Netafim.
"Code of Conduct" shall mean the Company’s code of conduct as adopted by the Board.
"Committee" or "Audit Committee" shall mean the audit committee of Netafim.
"Policy" or "Compliance Policy" shall mean this policy of zero tolerance for bribery and corruption, as adopted by the Board.
"Employee" and "Employees" (as applicable) shall mean all directors, officers, employees and full time team member consultants of the Company.
"Compliance Officer" shall mean the person to fill the position of Anti-Bribery and Corruption compliance officer as shall be appointed, from time to time by Netafim's CEO according to the resolution made by the Board as set in the Policy.
“Anything of Value” or “Gifts” is defined broadly to include anything at all that is of value, in any form, including but not limited to cash, cash equivalents, gifts, travel, lodging, meals, entertainment, loans, services, favors, business or employment opportunities (including opportunities to a family member of a Government Official or other third party), or political or charitable contributions.
“Business Hospitality” includes meals, travel, accommodation, entertainment (concerts, theatre or sporting events) or provision of other third parties’ expenses.
“Business Partner/s” includes all persons or entities with whom the Company has entered into, or contemplates entering into, a business relationship, including agents, finders, dealers, distributors, consultants, joint-venture partners, co-investors and representatives, and whom/which are expected to interact with Government Officials or other third parties (including from the private sector), within the scope of their engagement with the Company.
For the avoidance of doubt, this definition does not apply to customers of the Company.
“Government Officials” is defined broadly and includes:
(1)
any officer or employee of any government or any department, agency, or instrumentality thereof (at a local or state level), including officers and employees of a government-owned or government-controlled entity, or subsidiary thereof, or of a public international organization
;
(2)
any political party official or any candidate for political office
;
or
(3)
any person acting in an official capacity for or on behalf of any of the foregoing governments, entities or persons.
In Israel, this shall additionally include:
(i) any employee of a body corporate that provides a service to the public; and (ii) any of the following: soldiers of the Israeli Defense Forces; an official of a religious institution; an arbitrator; an employee of the National Insurance Institution; an employee of the Bank of Israel; an employee of the World Zionist Organization, the Jewish Agency, the Jewish National Fund, Keren Hayesod, the United Jewish Association, and any of their respective management; and the holder of any title or position created by law, whether by appointment or election, if not otherwise covered by the previous categories.
“Internal Auditor” of the Company monitors and evaluates how risks are being managed, how the business is overall being governed and how internal processes are working.
As part of the role, the Internal Auditor receives complaints via the whistle blower mechanisms and performs regular financial and operational checks in Israel and throughout the Company’s subsidiaries and offices worldwide.
"Negligible Value" shall mean the value determined for each country by that country's manager and its CFO, and for Israel by the CFO of Netafim, in consultation with the Compliance Officer.
“Facilitating payments” shall mean payments that are generally in Negligible Value and made to a Government Officials to expedite routine, non-discretionary government acts that the Government Official is required to perform and over which the Government Official has no discretion
(e.g., permits, licenses, goods inspections, customs clearances, and visa processing).
BACKGROUND
1.
Company's Policy of strict compliance with anti-bribery and corruption laws
This Compliance Policy, as adopted by the Board, supplements the Company’s already existing Code of Conduct, by outlining the Company’s expectations with respect to anti-bribery and anti-corruption compliance in further detail, and by providing ethical and legal standards and guidelines to be implemented when carrying out Company activities or activities associated with the Company.
The Policy encapsulates the Company's strong commitment to the highest ethical and legal standards, and emphasizes compliance with all relevant applicable laws and regulations connected to the Company’s activities relating to anti-bribery and anti- corruption; including, but not limited to, the Israeli Penal Code - 1977, the U.S Foreign Corrupt Practices Act - 1977, and the UK Bribery Act -2010.
Company Employees and Company Business Partners alike are required to comply with the Policy.
Employees are required to ensure, in as much as they are able, compliance by the Business Partners with the Policy.
POLICY OF ZERO TOLERANCE FOR BRIBERY AND CORRUPTION
Primary principals of the Policy
The Policy, as approved by the Board, supplements the Company's Code of Conduct by setting out more detailed and practical instructions and guidelines as to the implementation, supervision and enforcement of the Company's already existing guiding principle of zero tolerance for bribery and corruption.
Complying with the Policy means that the Company, including its Employees, and Business Partners, are prohibited from offering, promising, or giving Anything of Value or Facilitating Payments, directly or indirectly, to a Government Official or to any other third party (including from the private sector) for the purpose of influencing official or business action or otherwise obtaining an improper advantage.
The Policy requires that the Company’s books and records be kept in a manner that accurately reflects all transactions and payments and provides all reasonable detail.
The Company shall maintain internal controls in place in order to confirm the correct recording of all transactions.
The Company shall not knowingly enter into business relationships with any person or entity if the Company knows, or is aware of circumstances giving rise to a reasonable probability, that the third party has or may likely take actions prohibited by this Policy.
The Company shall comply with all applicable laws, regulations and contract requirements relating to the fight against bribery and corruption.
The Company shall bring its policy of zero tolerance for bribery and corruption to the attention of its employees and to the attention of its actual or potential Business Partners.
The Company shall implement, supervise and enforce the foregoing principles of zero tolerance for bribery and corruption with its employees and its Business Partners.
Internal appointments and organizational structure dedicated to implementing, supervising and enforcing the Policy
Appointment of a dedicated senior employee of the Company to direct and manage the implementation of the Policy
The Board appointed a senior employee of the Company as its Compliance Officer.
The Compliance Officer shall be responsible for leading the implementation, management and enforcement of the Company’s Policy within the Company and with regard to Company's business relationships with its Business Partners.
The Compliance Officer shall be responsible for the Company's compliance team, to be consisted, at the Compliance Officer’s sole discretion, inter alia, of regional compliance representatives (a “Compliance Representative”) that will handle all compliance aspects relating to the Policy in each of the regions/countries in which the Company operates and report to the Compliance Officer in a manner to be determined by the Compliance Officer, including by way of reporting on a quarterly basis.
Supervision and Monitoring of the implementation of the Policy by the Audit Committee
With the introduction of this Policy, the Audit Committee will have the additional role to supervise and monitor the implementation of the Policy.
The Committee shall meet with the Compliance Officer: (i) once a year to review the annual report submitted by the Compliance Officer covering the previous year; and (ii) at all such times when the Compliance Officer submits an ad-hoc report to the Committee.
The Committee will discuss the annual and ad-hoc reports and if it deems it necessary, and insofar as the report/s indicate/s material violations, the Committee will forward the report/s, together with the Committee's recommendations, for discussion by the Board.
Generally, the Committee shall also consider the adequacy of all measures and procedures taken to implement and enforce the Policy, and shall recommend, if necessary, to the Board and to the Compliance Officer, improvements to the existing measures and procedures.
Dedicated Board Sessions for discussing and reviewing the implementation of the Policy
From time to time and at least once every year, the Board shall devote a dedicated portion of one of its meetings to review and discuss implementation of the Policy.
This may include any desired changes to the Policy or otherwise any issues which arose under the Policy
(including those addressed by the Audit Committee, the Internal Auditor, the Compliance Officer, the Compliance Representatives or the CFO)
.
Implications of non-compliance
Any Employee found to be in breach of the Policy will be disciplined and, depending on the severity of the breach, may be dismissed for breach of his employment contract or otherwise breach of applicable laws.
Similarly, any business relationships with a Business Partner which is found not to comply with the requirements of the Policy may, depending on the severity of the non-compliance and subject to applicable laws, be terminated by the Company.
Severe failures to comply with the Policy shall be treated as serious incurable breaches, not as mere mistakes that can be corrected.
No business relationship shall be re-established with a third party which previously had a business relationship with the Company that was terminated as a result of a failure to comply with the Policy, unless it is demonstrated to the Company that such third party is currently, and will continue to be in compliance with the Policy, and has implemented appropriate measures to ensure there is no repeat of practices which could be in breach of the Policy.
POLICY GUIDELINES AND REQUIREMENTS FOR EMPLOYEES
Employee Hiring
The Company will not knowingly employ any person who has a record of behavior which is inconsistent with the Policy.
For this purpose, the Company may conduct relevant checks of the individual before hiring (only within the limits of the law), and may request, reference checks and/or police records as necessary from the individual.
Policy and Guidelines to Employees
Company Employees shall abide by the Company's Policy, including all practical guidelines, as set forth in Appendix 1-4 to this Policy.
In case of doubt, when applying said Policy, Employees should consult with their regional Compliance Representative and/or with the Compliance Officer, or otherwise CFO (in regions where there is no Compliance Representative), as applicable.
Implementation of the Policy
Upon the entry into force of this Compliance Policy, the Company will publish a notification of the Policy to the Employees on Netafim Portal.
In addition, the country managers, at their sole discretion, will be responsible for disseminating a declaration to the relevant Employees (new and existing personnel), as outlined in Appendix 5, particularly to Employees who conduct any business connections with third parties which work on behalf of the Company.
By signing the declaration at Appendix 5, the relevant Employee is indicating that s/he has read, understood and agreed to comply with the Company’s zero-tolerance policy regarding anti-bribery and anti-corruption for the Company, its Employees and Business Partners.
Upon Compliance Officer's request, the country managers will confirm in writing the dissemination of the Policy and its acknowledgment by the relevant Employees.
Country managers are also expected to promote a culture of compliance by setting ethical examples.
As a Country manager, you must:
Ensure that Employees whom you supervise understand their obligations under the Policy;
Create an environment that enables and encourages Employees to raise concerns;
Never request – directly or implicitly – that Employees achieve business results at any or all costs, especially at the expense of legal and ethical obligations under the Policy or the law;
Respond, as appropriate, to questions and concerns related to the Policy, including referring Employees to the resources listed in this Policy for consultation on compliance with the Policy and applicable laws;
Stop violations of the Policy and the law by Employees who you supervise; and
Promptly advise the Compliance Officer of any violation or possible violation (including matters reported to you by other Employees).
"Red Flags"
In the event that an Employee encounters any activity or incident which raises a concern of inappropriate behavior contrary to the Policy ("Red Flags"), including, but not limited to, any of the actions or activities listed in Appendix 4 to this Compliance Policy, the Employee shall immediately:
Report such “Red Flag" to the regional Compliance Representative or in regions where there is no Compliance Representative to the local CFO and the Compliance Officer; and
Take written notes of the discovery, nature and facts of such "Red Flag", and submit such notes to the regional Compliance Representative or in regions where there is no Compliance Representative to the local CFO and the Compliance Officer as per Section 5 below; and
Act in relation to such "Red Flag" solely in accordance with the Compliance Representative’s and/or Compliance Officer’s instructions, as applicable (when the instruction is of a regional Compliance Representative, such instructions shall be dispensed after consulting with the Compliance Officer).
Reporting/Whistle-blowing
Any Employee who knows or suspects that any action or activity by any other Employee (including an immediate superior), or by any Business Partner (or by any other third party), is inconsistent with the Policy, shall be obligated to bring same to the immediate attention of the Compliance Officer, including on a confidential basis.
In order to encourage and facilitate such reporting by Employees, different methods have been established to allow Employees to report the information or suspicions.
This includes (i) the ability to make an anonymous whistleblower compliant via Netafim Portal, and (ii) the creation of the Netafim hot-line by which an anonymous message may also be left.
Additionally, Employees can also write an email to the Compliance Officer reporting the information or incident.
Employees are encouraged to identify themselves due to the potential severity of the offence being reported and confidentiality which the Compliance Officer must apply to the situation; but any Employee who wishes to report anonymously shall be afforded the opportunity to do so (either via the Netafim Portal or the hotline).
Obligation of Company Employees to co-operate fully with the Compliance Officer and Compliance Team
Company Employees shall co-operate fully and courteously, and in a timely manner, with all requests and directives of the Compliance Officer and his/her designated team, subject to all applicable law.
POLICY GUIDELINES AND REQUIREMENTS FOR BUSINESS PARTNERS
The Company shall convey to its Business Partners a clear message of zero-tolerance for bribery and corruption
The Company shall convey to its actual and potential Business Partners a clear and unambiguous message of the Company's zero-tolerance for bribery and corruption.
This message shall be conveyed in various ways as described in this Section E.
Business Partners to be notified of the Company's Policy on Bribery and Corruption
Potential or actual Business Partners shall be notified of the Company’s zero-tolerance policy against bribery and corruption, ideally at the initial stages of the applicable commercial discussions or relationship between the Company and the Business Partners.
Such notification shall be, insofar as possible, by means of a standard letter of notification as set forth in Appendix 6 to this Policy, which should be countersigned by the Business Partner acknowledging the existence of the Company’s Policy and its agreement to comply with it.
If for some reason the format in Appendix 6 is deemed onerous in the circumstances, the Compliance Officer shall deem another form of notification as appropriate.
"Red Flags"
Throughout every relationship which the Company has with Business Partners, the Company shall continue to monitor such Business Partner for any Red Flags and potential misconduct or behavior inconsistent with the Policy.
A non-exhaustive list of such Red Flags is set forth in Appendix 4 to this Compliance Policy.
SUPERVISION, ENFORCEMENT AND REPORTING
Supervision, Enforcement Plan and Reporting
The Compliance Officer and the compliance team shall be empowered to conduct internal audit and monitoring activities, and shall establish mechanisms for ensuring awareness and compliance with the Policy and any guidelines thereof.
Without derogating from the above, the Compliance Officer shall establish, engage in, enforce and lead all of the following activities:
Implementation of all resolutions and directives of the Board relating to the Policy.
Assimilation of all Policy requirements and directives of the Board into detailed, practical and effective instructions and guidelines to be distributed to Company Employees, adjusted as required for the countries in which Netafim operates.
Determining the form and scope of the due diligence process to be performed with regards to Business Partners (including if such process is either not required or possible).
Notwithstanding, it is clarified that the performance of due diligence with respect to finders is obligatory, while its scope is to be determined by the Compliance Officer.
Directing the Company's legal department in preparing clauses relating to the Policy to be inserted, where appropriate and as possible, in all contracts between the Company and its Business Partners and/or customers.
Reviewing and keeping the Policy updated, taking into account changes and updates to existing relevant legislation/regulations/governmental policies, and new and/or proposed relevant legislation/regulations/governmental policies, relating to the prohibition against bribery and corruption.
The preparation and submission of:
(i) ad-hoc reports to be submitted to the CEO of Netafim and the Committee in the event of a breach or alleged breach of the provisions of the Compliance Policy; and (ii) annual reports summarizing the previous year to be submitted to the CEO of Netafim and the Committee;
and attendance in meetings of the Committee with respect thereto.
Conducting internal investigation and/or audit (including by external investigators) within the Company, in case of an alleged failure to comply with the Policy, and issuing written reports on the outcome of such investigation to Netafim's CEO and the Committee.
Employees of the Company shall be instructed to fully cooperate with the Compliance Officer and his/her designated team, and to grant the team prompt and unhindered access to all files, records, e-mails, contracts and communications, both internal and external, as allowed and required by applicable law.
Internal Auditor
The Compliance Officer and his/her team shall work closely with the Internal Auditor (who shall be made familiar with the Policy) to identify any suspicious or unidentified payments or receipts of money.
Internal Auditor shall report any incident or findings requiring reporting to the Audit Committee, as required on a case-by-case basis.
APPENDIX 1
COMPANY POLICY AND GUIDELINES ON GIFTS AND BUSINESS HOSPITALITY
General
Due to the potential consequence of violation of different anti-corruption laws and the difficulty in often recognizing what may or may not be legal when it comes to giving items of value to Government Officials, or otherwise to private companies, in addition to the fact that there are different levels of regulation of bribery in the different regions and countries, generally, and in which the Company operates, the Company has specifically outlined its policy related to gift-giving and receipt and Business Hospitality as outlined in this Appendix 1.
The Company's Employees must follow the guidelines as set out in this Appendix 1 in relation to Gift-giving and provision of Business Hospitality, or receipt thereof.
In cases there is doubt or uncertainty whether provision or receipt of Gifts or Business Hospitality would be acceptable under the Policy or in certain jurisdictions, Employees should consult with the regional Compliance Representative (or local CFO in regions where there is no Compliance Representative) and/or the Compliance Officer, as applicable.
Gifts and Business Hospitality may not be given or provided directly or indirectly via a third party.
Accordingly, all prohibitions that apply to the Company pursuant to this Policy will also apply to its Employees and to its Business Partners.
Giving or receipt of exceptionally lavish or inappropriate Gifts or Business Hospitality relating to Government Officials, Business Partners or other third parties are strictly prohibited, except as expressly permitted under this Appendix.
Gifts and Business Hospitality must be appropriate and professional and not be lavish or likely to be perceived as lavish or to cause embarrassment to the Company.
Gifts and Business Hospitality that appear to be improper are also prohibited.
As a general policy, it is strictly prohibited to give Gifts or provide Business Hospitality to Government Officials as a form of appreciation or thanks for past or ongoing business or as a form of incentive for future business.
Business Hospitality
It is recognized that in the course of conducting business, it is customary throughout the business world for a host company to invite potential customers, Business Partners, and other third parties (collectively "Guests") to dine in restaurants or hotels in the course of a visit or discussions, or at the venue for a meeting, conference or discussions, and occasionally to invite such Guests to cultural events, such as concerts, theatre or sporting events.
It is also sometimes customary, when inviting a non-local customer or potential customer to attend a professional conference, training or presentation or testing of a product, to provide such customer with reasonable travel and accommodation, or cover the expenses thereof, for the purposes of attending such event.
At the same time, most national laws relating to anti-corruption and bribery impose strict limitations on the provision of hospitality to Government Officials.
As a result, the Company’s provision of Business Hospitality, such as attending cultural events, and/or the provision and/or the covering of expenses of travel and/or accommodation, to Government Officials, shall be permitted only in exceptional cases.
All provision of Business Hospitality shall be further subject to the following parameters and caveats:
Payment or reimbursement for costs of, or the provision of Anything of Value to, Guest's spouses, family members or companions is strictly prohibited.
All costs incurred for Business Hospitality provided by the Company shall be evidenced by proper receipts.
All Business Hospitality expenses must be accurately recorded in the Company's books, and supported by accurate documentation and invoices.
Company's management (global CEO and VP level) and GBU (Global Business Unit) managers will be permitted to provide Business Hospitality to Business Partners without the requirement of prior permission of the Compliance Officer, as long as the Business Hospitality is reasonable and not exceptionally lavish.
If there is any doubt about this, the manager should consult with the Compliance Officer before offering the Business Hospitality.
For all other employees, any costs to be incurred for Business Hospitality and hosting of Guests must be supported by a prior written consent of the local Compliance Representative or in regions where there is no Compliance Representative the local CFO or alternatively the Compliance Officer.
In each case of Business Hospitality, the following information must be provided to the Compliance Representative, local CFO or Compliance Officer, as applicable, for review:
the name of the Guests, their company/organization and their title/position therein;
the reasons for the visit;
the venues and nature of the Business Hospitality;
the justification for the Business Hospitality; and
the expected costs of such Business Hospitality.
Each such report shall be signed by the Employee of the Company responsible for the invitation to the respective Guests.
Only the following categories may be included in Invitations: travel, lodging, reasonable meals and professional incidental expenses (visa application, local transportation etc.).
All other expenses shall be the responsibility of the Guest.
All offers to cover travel and lodging expenses should be first verified with the Compliance Representative or local CFO (in regions where there is no Compliance Representative) and/or Compliance Officer – before any such offer is made to the Guest.
For the Company’s activities, invitations to Government Officials are exceptional events.
Given the sensitivity related to potential inappropriate provision of Gifts or Business Hospitality to Government Officials, everything related to any invitation of Governmental Officials, must be done with utmost caution; all such activities and invitations must be pre-approved by the Compliance Representative or in regions where there is no Compliance Representative by the local CFO and the Compliance Officer before being offered to the Government Official or respective government department.
Offering of flights or lodging to Government Officials is strictly prohibited, unless prior approval has been sought and received from the Compliance Officer.
Employees' expense reports must properly identify the nature of any Business Hospitality paid by the respective Employee.
Any Employee who disguises, falsifies or misidentifies any Business Hospitality expense for any reason will be subject to disciplinary measures.
Depending on the severity of the matter, such measures may include refusal of the Company to reimburse the expenditure and/or in severe cases, termination of the offending Employee's employment.
Any deviation from the above Business Hospitality policy requires the pre-approval in writing from both the Compliance Officer and Netafim's CFO.
Gifts received from or given to Business Partners and Government Officials
The Company recognizes that in certain cultures, the giving, exchanging and acceptance of Modest Gifts (e.g. Gifts which reflect local culture or history, or moderate mementos which bear the giving party's logo and are of Negligible Value as defined in the Definitions section of the Policy at section A1(j)), are matters of etiquette and custom as gestures of friendship, and are not construed as bribes or as attempts to influence business decisions.
Indeed, the non-giving or non-acceptance of such Gifts may be construed as insulting.
Accordingly, in order not to cause any such insult, such local customs shall be taken into account, and the Company has formulated the following guidelines and rules regarding Gifts given or received in the course of the Company's business
(in case there is doubt, Employees should consult with their regional Compliance Representative or local CFO (in regions where there is no Compliance Representative) and/or the Compliance Officer, as applicable)
:
Receipt of Gifts
Modest Gifts of a non-personal nature may be accepted by an Employee of the Company from a Business Partner without prior authorization.
Gifts of a personal nature (e.g. jewelry, watches etc.) and/or Gifts having a non-Negligible Value should not be accepted by an Employee from a Business Partner.
In the event that Gifts are received by an Employee of the Company from a Business Partner having a non-Negligible Value, then this must be reported to the Compliance Officer.
The Compliance Officer shall determine and record whether such Gift/s may be retained by an Employee, whether they should be handed over to the Company or otherwise returned to the Business Partner.
In case of uncertainty regarding the value of a Gift, the Employee should consult with the Compliance Representative or local CFO (in regions where there is no Compliance Representative) or the Compliance Officer before deciding to keep the Gift.
Giving of Gifts
Giving or promising Gifts in order to improperly influence any actual or potential business transaction or business opportunity or to gain an improper advantage is strictly forbidden.
Modest Gifts of a non-personal nature, reflecting the Company (e.g. bearing the logo of the Company) or the culture/history/tradition of Israel or the country in question, may be given by Employees on behalf of the Company to Business Partners or Government Officials.
Examples of such Modest Gifts may include: pens, laser pointers, framed pictures, picture albums, small scale models of Company products, commemorative plaques and diplomas and small table-top accessories.
Modest Gifts given on behalf of the Company to Government Officials must bear the Company's name and/or logo, or otherwise indicate (including in separate from the gift itself) that they are presented by the Company.
Gifts having a non-Negligible Value may not be given to Government Officials.
In case of any doubt, Employees should consult with their regional Compliance Representative or local CFO (in regions where there is no Compliance Representative) and/or the Compliance Officer, as applicable.
Care should be taken that the frequency of Gifts given (particularly in the context of gifts to a specific Government Official or related department) should not be such that it would create a perception of inappropriate behavior.
Similarly, care should be taken to assess the relative value of a Gift to a Government Official, given the specific acceptable norms and standards of his/her country.
Gifts in the form of cash (even in small amounts) or cash equivalents (such as gift certificates redeemable for goods or services) are strictly prohibited.
Employees' expense reports must properly identify the nature of any Gift/s given by the respective Employee on behalf of the Company.
Any Employee who disguises, falsifies or misidentifies any Gift or Business Hospitality expense for any reason will be subject to disciplinary measures.
Depending on the severity of the matter, such measures may include refusal of the Company to reimburse the expenditure and/or termination of the offending Employee's employment.
Giving of Gifts to the spouses and other family members or companions of Government Officials is strictly prohibited.
Similarly, provision of Gifts to spouses and other family members or companions of Business Partners should be avoided wherever possible.
In exceptional circumstances Gifts can be given in such circumstances, subject to prior express written authorization of the Compliance Officer or Compliance Representative (or local CFO in regions where there is no Compliance Representative).
The above policy will also apply in the event that Employees of the Company are invited to attend personal events of Government Officials, their spouses or other family members, to which the bringing of gifts is customary.
APPENDIX 2
COMPANY POLICY AND GUIDELINES ON DONATIONS
The Company supports donations (whether of money or in-kind), provided that they are legal and not in violation of anti-bribery and corruption laws.
Due to the potential consequence of violation of different anti-corruption laws and the difficulty in often recognizing what may or may not be legal when it comes to donations, the Company has specifically outlined its policy related to provision of donations as outlined in this Appendix 2.
The Company's Employees must follow the guidelines as set out in this Appendix 2 in relation to donations.
In cases there is doubt or uncertainty whether provision of donations would be acceptable under the Policy or in certain jurisdictions, Employees should consult with the regional Compliance Representative (or local CFO in regions where there is no Compliance Representative) and/or the Compliance Officer, as applicable.
Prior to any Employee making a donation using the Company's resources or on its behalf, the following guidelines must be followed:
Donations will require prior approval as follows:
Up to 10K USD
–
approval by country manager
10K USD - 25K USD
–
approval by division manager
Above 25K USD
–
approval by the Compliance Officer
The relevant country manager must ascertain (with the assistance of the Compliance Officer if applicable), that the recipient is a bona fide charitable organization, not controlled by or for the benefit of a Government Official (directly or not), and the donation is in compliance with anti-bribery and corruption laws.
Each quarter, a summary of all the donations above 10K USD (including contacts and supporting documents) shall be submitted by the local CFO to the Group CFO and kept by the Compliance Officer and the Finance Department.
Employees shall be instructed to refrain from using the Company’s name when making personal contributions and donations.
APPENDIX 3
Company Policy and Guidelines on Projects above 5M USD
Each project above 5M USD, shall require receipt of a written approval from the Compliance Officer before signing the contract.
To receive the approval, the Company will conduct the following checks and receive the following confirmations:
Check on the partners of Netafim in the Project such as finders, JV partners, subcontractors, if relevant.
In order to conduct such check, the relevant partner shall fill and submit to Netafim the Third-Party Due Diligence Questionnaire in the form attached to this Appendix 3
Verify that the partner agreements regarding the Project include the applicable required compliance sections
Receive written confirmations from the relevant MD and project team members and the relevant division head declaration on adherence with the Policy with regard to the Project, in the form attached to this Appendix 3
Receive written confirmation from VP Projects and Business Development that the design is aligned with the project specifications and the estimated cost-to-deliver is reasonable, in the form attached to this Appendix 3
Receive written confirmation from Netafim CFO and local CFO on the reasonability of the Project profit, in the forms attached to this Appendix 3
THIRD-PARTY DUE DILIGENCE QUESTIONNAIRE
Attached.
FORMS OF CONFIRMATIONS
Division Head Declaration
I, the undersigned, Division Head of [ ] under which Netafim X …………… (the "Company") is managed, hereby declare and confirm the following with regard to project/contract …………… (the "Project/Contract") which the Company intends to perform:
I confirm that the Company's engagement in the Project complies with all and any applicable laws and regulations regarding anti-bribery and corruption.
I confirm that to the best of my knowledge, there are no indications that the Project has been or is involved in any respect with any bribery or corruption.
I have ensured that the relevant employees involved on behalf of the Company, in the process of engagement and negotiations in connection with the Project, have ensured and confirmed in writing that in the engagement in the Project he has not been involved in any manner with bribery or corruption and accordingly, complies with any applicable laws and regulations regarding anti-bribery and corruption.
The Company has retained/did not retain any agents or intermediaries with regards to the engagement or the tender subject of the Project.
In the case where the Company has retained any of the above persons or parties, then a detailed list of all agents and/or intermediaries and their role in the Project, is as set out below:
I confirm that the Company did not conduct/is not conducting any illegal activity with government officials with regard to the grant of the Project to the Company.
In the case where the Company has had dealings with government officials, which are in compliance with the law, then a detailed list of the government officials with whom the Company engaged, is as follows:
I confirm that the Company has not been engaged in any illegal dealings with any of the Company's competitors with regard to the Project.
I have ensured that all costs and expenses incurred with regard to the engagement in the Project have been disclosed and written accordingly in the Company's books.
I have ensured that the Project is reasonable and acceptable, both financially and commercially.
I confirm that as part of the Company's engagement in the Project, we have carried out all the procedures specified in the Company's anti bribery and corruption compliance program.
Name:
Signature:
Date:
Declaration by the CFO in connection with Project
[Project's name]
I, .......... [name], as CFO of Netafim Ltd., hereby confirm that based on the declarations provided by the VP Projects and Business Development and of the Head of [Country/division] and subject to, amongst others, the execution of the Project in a proper and timely manner, and future possible changes to exchange rates, labor rates and prices of raw materials, the estimated EBITDA margin of the Project of y% is reasonable, considering among other factors, that the EBITDA margin of Netafim's divisions projects segment for the current year budget is between 13% to 30%.
Signature:
Date:
Declaration by the local CFO in connection with Project
[Project's name]
I, .......... [name], as local CFO for [the country in which the Project is expected to be executed], hereby confirm that subject to the execution of the Project in a proper and timely manner, and possible future changes to exchange rates and prices of raw materials, I estimate that the EBITDA margin of the Project will be within the range of [x]% to [y]%.
I confirm that the estimated EBITDA margin of the Project is reasonable, considering among others, that the EBITDA margin of Netafim [country] for the current year budget is [a]%.
Signature:
Date:
Declaration by the Employee and MD in connection with Project
[Project's name]
I, .......... [name], hereby confirm that I have read the Netafim Group Anti Bribery & Corruption Compliance Policy and I am therefore aware of the Netafim Group's zero tolerance for all forms of bribery and corruption in its business dealings.
I hereby confirm that in connection with the Project, I complied and will comply with the provisions of the abovementioned Policy and with any applicable laws and regulations.
Signed by:
Date:
Declaration by the VP Projects and Business Development in connection with Project
[Project's name]
I, .......... [name], as VP Projects and Business Development of Netafim Ltd., hereby confirm that I have reviewed the Project's design and the Project's bill of materials.
I hereby confirm that the design is aligned with the Project's specifications/tender and the estimated cost-to-deliver included in the Project's projected income statement is reasonable based on the design and considering other projects that Netafim has executed, subject to the execution of the Project in a proper and timely manner, and possible future changes to exchange rates and prices of raw materials.
Signed by:
Date:
APPENDIX 4
RED FLAGS
Giving or receiving a payment or benefit in kind, without a clear contractual obligation to do so.
Giving or receiving a payment or benefit in kind to any person or entity, without the recipient giving a receipt for such payment or benefit.
The transfer or receipt of any payment to or in a bank account other than the account specified in a contractual obligation for such payment.
Making or receiving of any payment in cash.
Any agreement to pay any contingent fee or commission to an agent or finder, where the contingent fee and/or commission to the agent or finder has not been approved in writing by the Compliance Officer, or under a Finder agreement, which was approved by the Company’s Legal Department.
Any proposed transaction where there is more than one agent, or that the percentage are above what is customary in a particular country in which the transaction and/or agency agreement takes place.
Any person or firm who represents or is employed by, or is being considered to represent or be employed by the Company, who has been accused of improper business practices.
Any person or firm who represents or is employed by, or is being considered to represent or be employed by the Company, which has employees/owners who concurrently hold government/political positions.
Any person or firm who represents or is employed by, or is being considered to represent or be employed by a company, who has a family or other relationship that could improperly influence the decision of a Government Official;
Any person or firm who represents or is employed by, or is being considered to represent or be employed by, the Company, who approaches any of the Company's Employees at or near the time of a contract or procurement decision and explains that he or she has a special arrangement with a Government Official.
Any person or firm who seeks to represent the Company, but who/which lacks the staff, facilities, education or experience to perform the required work or otherwise has little or no expertise in the industry, but still requests substantial agency/finder fees.
Any person or firm who represents or is being considered to represent a company, who insists upon receiving a commission payment before the announcement of a contract or procurement decision.
Any person who insists or requires that a proposal or bid by the Company be made through a specific representative.
Any request by a Business Partner or agent that commission or other payment be made in a third country or to another entity/name not connected to the services provides.
Any commission or other payment, including one made to a third party, that appears large or disproportionate in relation to the services provided.
Any person or firm that requests anonymity or that the relationship remain a secret.
Any person or firm that fails to cooperate with due diligence.
Any person or firm who represents, or is being considered to represent the Company, which has transactions labeled as “facilitation payments”.
Any person or firm who represents, or is being considered to represent the Company, who is involved in transactions, the timing of which suspiciously coincides with particular decisions made by foreign officials.
The above is not an exhaustive list, but is indicative of the types of actions or activities either by an Employee or by a Business Partner which should give rise to suspicion of activities contrary to the Policy.
APPENDIX 5
LETTER OF NOTIFICATION TO EMPLOYEES:
NETAFIM'S ANTI-BRIBERY & CORRUPTION POLICY
Dear Employee,
This is to notify you that Netafim group (the "Company") has a policy which supplements the Company's Code of Conduct by setting out more detailed and practical instructions and guidelines as to the implementation, supervision and enforcement of the Company's already existing guiding principle of zero tolerance for bribery and corruption (the "Policy"), both for itself and for its Business Partners.
The main principles of the Policy are as follows:
The Company shall not offer, promise, give or accept Anything of Value or Facilitating Payments, whether directly or indirectly (through a third party), in order to influence a business or official action or obtain or retain an improper advantage.
The Company shall not knowingly enter into business relationships with any person or entity where the Company knows, or is aware of circumstances giving rise to a high probability, that such third party has or will take actions prohibited by this Policy.
The Company shall comply with all applicable laws, regulations and contract requirements relating to the fight against bribery and corruption.
The Company shall bring its Policy of zero tolerance for bribery and corruption to the attention of the Employees of the Company and to the attention of the actual or potential Business Partners of the Company.
The Company shall rigorously enforce the foregoing principles of zero tolerance for bribery and corruption with its Employees and its Business Partners.
As a clarification of the Policy, attached as an appendix to this letter are the Company's guidelines regarding gifts and hospitality, which shall be complied with the Employees of the Company.
Yours faithfully,
NETAFIM Group
Declaration by the Employee
I hereby confirm that I have read the provisions of the above letter setting out the Company's Policy, and I am therefore aware of the Company's zero tolerance for all forms of bribery and corruption in all business dealings of the Company.
I hereby undertake to comply strictly with the provisions of the Policy abovementioned.
Signed by
[name of the employee]
Date:
APPENDIX 6
LETTER OF NOTIFICATION TO BUSINESS PARTNERS:
NETAFIM'S ANTI-BRIBERY & CORRUPTION POLICY
To:
(name of potential or actual Business Partner)
This is to notify you that the Netafim group ("the Company") has a policy which supplements the Company's Code of Conduct by setting out more detailed and practical instructions and guidelines as to the implementation, supervision and enforcement of the Company's already existing guiding principle of zero tolerance for bribery and corruption, both for itself and for its Business Partners
1.
The main principles of that policy are as follows:
The Company shall not offer, promise, give or accept anything of value or Facilitating Payments, whether directly or indirectly (through a third party), in order to influence a business or official action or obtain or retain an improper advantage.
The Company shall not knowingly enter into business relationships with any person or entity where the Company knows, or is aware of circumstances giving rise to a high probability, that such third party has or may take actions prohibited by the policy.
The Company shall comply with all applicable laws, regulations and contract requirements relating to the fight against bribery and corruption.
The Company shall bring its policy of zero tolerance for bribery and corruption to the attention of the employees of the Company and to the attention of the actual or potential Business Partners of the Company.
The Company shall rigorously enforce the foregoing principles of zero tolerance for bribery and corruption with its employees and its Business Partners.
Yours faithfully,
NETAFIM Group
We .......... (name of company) hereby confirm that we have received and read the above notice, and are aware of Netafim’s policy of zero tolerance of bribery and corruption, both for itself and also for its Business Partners, and agree to comply with all requirements to ensure that such a policy is upheld.
Name:
Title:
Date:
1
“Business Partners” is defined as all third parties with whom the Company has entered into, or contemplates entering into, a business relationship, including agents, finders, distributors, consultants, joint venture partners, co-investors, representatives and other third parties who may act on behalf of the Company, and who may interact with Government Officials within the scope of their engagement with the Company.
Translation - Turkish RÜŞVET VE YOLSUZLUKLA MÜCADELE UYUM POLİTİKASI
Yönetim Kurulu tarafından 5 Nisan'da onaylanmıştır
Ve 8 Eylül 2019’da güncellenmiştir
İÇİNDEKİLER
TANIMLAR
GENEL BİLGİLER
Şirketin rüşvet ve yolsuzlukla mücadele kanunlarına kesin uyum politikası
RÜŞVET VE YOLSUZLUĞA SIFIR TOLERANS POLİTİKASI
Politikanın Temel ilkeleri
Politikanın uygulanması, denetlenmesi ve uygulatılmasına atfedilmiş iç atamalar ve organizasyon yapısı
Politikanın yürütümünü yönlendirmek ve yönetmek üzere belirlenmiş bir Şirket kıdemli çalışanının atanması
Denetim Komitesi tarafından Politikanın uygulanmasının Denetimi ve İzlenmesi
Politikanın uygulanmasının tartışılması ve gözden geçirilmesi için Belirlenmiş Kurul Oturumları
Uyumsuzluğun sonuçları
ÇALIŞANLAR İÇİN POLİTİKA YÖNERGELERİ VE GEREKLİLİKLERİ
Çalışan Alımı
Çalışanlara Yönelik Politika ve Yönergeler
Politikanın Uygulanması
"Tehlike İşaretleri"
Bildirme/Bilgi Uçurma
Şirket Çalışanlarının Uyum Görevlisi ve Uyum Ekibi ile tam işbirliği yapma yükümlülüğü
İŞ ORTAKLARI İÇİN YÖNERGELER VE GEREKLİLİKLER
Şirket, İş Ortaklarına rüşvet ve yolsuzluğa sıfır tolerans konusunda net bir mesaj iletecektir
İş Ortakları Şirketin Rüşvet ve Yolsuzluk Politikasından haberdar edilecektir
"Tehlike İşaretleri"
DENETİM, UYGULATMA VE RAPORLAMA
Denetim, Uygulatma Planı ve raporlama
İç Denetçi
EKLER
Ek 1:
Hediyeler ve İş Amaçlı Ağırlama Konusundaki Şirket Politikası ve Yönergeleri
Ek 2:
Bağışlar Konusundaki Şirket Politikası ve Yönergeleri
Ek 3:
5 Milyon USD’nin Üzerindeki Projelere İlişkin Şirket Politikası ve Yönergeleri.
Ek 4:
‘Tehlike İşaretleri’
Ek 5:
Çalışanlara Bildirim Mektubu:
Netafim’in Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası
Ek 6:
İş Ortaklarına Bildirim Mektubu:
Netafim’in Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası
TANIMLAR
"Netafim" ve "Şirket" yöneticiler, personel ve her seviyedeki çalışanlar dahil olmak üzere Netafim Group ve tüm bağlı ortaklıkları anlamına gelir.
"Kurul"Netafim'in yönetim kurulu anlamına gelir.
"Davranış Kuralları” Kurul tarafından benimsenen Şirketin davranış kuralları anlamına gelir.
"Komite” veya "Denetim Komitesi” Netafim denetim komitesi anlamına gelir.
"Politika” veya "Uyum politikası” Kurul tarafından benimsendiği şekliyle rüşvet ve yolsuzluğa sıfır tolerans politikası anlamına gelir.
"Çalışan" ve "Çalışanlar" (geçerli olduğu üzere), Şirketin tüm yöneticileri, yetkilileri, çalışanları ve tam zamanlı ekip üyesi danışmanları anlamına gelir.
"Uyum Görevlisi" zaman zaman Netafim CEO'su tarafından, Politikada belirtilen Kurulca verilen karara göre atanacak olan, Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele uyum görevlisi pozisyonunu dolduracak kişi anlamına gelir.
“Değerli Herhangi Bir Şey” veya “Hediyeler” genel olarak nakit, nakit benzerleri, hediyeler, seyahat, konaklama, yemekler, eğlence, krediler, hizmetler, iyilikler, iş veya istihdam fırsatları (bir Devlet Görevlisi veya diğer üçüncü tarafın aile bireyine yönelik fırsatlar da dahil olmak üzere) dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere herhangi bir biçimde değerli herhangi bir şeyi veya siyasi ya da hayır kurumu yardımlarını içerecek şekilde tanımlanmaktadır.
“İş Amaçlı Ağırlama” yemekleri, seyahat, konaklama, eğlence (konserler, tiyatro veya spor etkinlikleri) veya diğer üçüncü tarafların giderlerinin karşılanmasını içerir.
"İş Ortağı/Ortakları" temsilciler, aracılar, bayiler, distribütörler, danışmanlar, ortak girişim ortakları, ortak yatırımcılar ve temsilciler de dahil olmak üzere Şirketin bir iş ilişkisine girdiği veya girmeyi düşündüğü ya da Şirketle olan ilişkileri kapsamında Devlet Görevlileri veya diğer üçüncü taraflarla (özel sektör dahil) etkileşimde bulunması beklenen tüm kişi veya kuruluşları içerir.
Şüpheye mahal vermemek için, bu tanım Şirket müşterileri için geçerli değildir.
"Devlet Görevlileri" genel olarak tanımlanır ve şunları içerir:
(1)
devlete ait veya devlet tarafından kontrol edilen bir kuruluşun veya bağlı ortaklığının veya bir uluslararası kamu kuruluşunun görevlileri ve çalışanları da dahil olmak üzere herhangi bir hükumet veya herhangi bir departmanının, ajansının veya temsilcisinin (yerel veya eyalet düzeyinde) herhangi bir görevlisi veya çalışanı
;
(2)
herhangi bir siyasi parti yetkilisi veya herhangi bir siyasi görev adayı
;
veya
(3)
yukarıdaki hükumetler, kuruluşlar veya kişilerin resmi yetkisine dayanarak veya onlar adına hareket eden herhangi bir kişi.
İsrail'de, buna ek olarak şunlar da olacaktır:
(i) kamuya hizmet veren bir tüzel kişinin herhangi bir çalışanı; ve (ii) aşağıdakilerden herhangi biri: İsrail Savunma Kuvvetleri askerleri; bir dini kurumun yetkilisi; bir arabulucu; bir Ulusal Sigorta Kurumu çalışanı; İsrail Bankası çalışanı; Dünya Siyonist Örgütü, Yahudi Ajansı, Ulusal Yahudi Fonu, Keren Hayesod, Birleşik Yahudi Derneği ve bunların herhangi bir yönetiminin bir çalışanı; ve ister atama isterse seçim yoluyla olsun, önceki kategorilerin kapsamına girmeyen, kanunla oluşturulmuş herhangi bir unvan veya pozisyonun sahibi.
Şirket'in “İç Denetçisi” risklerin nasıl yönetildiğini, işletmenin genel olarak nasıl yönetildiğini ve iç süreçlerin nasıl çalıştığını izler ve değerlendirir.
İç Denetçi, rolünün bir parçası olarak, bilgi uçurma mekanizmaları yoluyla şikayetler alır ve İsrail'de ve Şirketin dünya çapındaki bağlı ortaklıkları ve ofisleri genelinde düzenli olarak mali ve operasyonel kontroller yapar.
"Önemsiz Değer", Uyum Görevlisi ile istişare halinde, her ülke için o ülkenin müdürü ve CFO'su ve İsrail için Netafim CFO'su tarafından belirlenen değer anlamına gelir.
“Kolaylaştırma ödemeleri“ genel olarak Önemsiz Değerde olan ve Devlet Görevlilerine, Devlet Görevlisinin yapması gereken ve üzerinde Devlet Görevlisinin takdir yetkisi olmayan rutin, zorunlu hükumet faaliyetlerini hızlandırması için yapılan ödemeler anlamına gelir.
(örn. izinler, lisanslar, mal denetimleri, gümrük işlemleri ve vize işlemleri).
GENEL BİLGİLER
1.
Şirketin rüşvet ve yolsuzlukla mücadele kanunlarına kesin uyum politikası
Bu Uyum Politikası, Kurul tarafından benimsendiği şekliyle, Şirketin rüşvet ve yolsuzlukla mücadele uyumuna ilişkin beklentilerini daha ayrıntılı bir şekilde açıklayarak ve Şirket faaliyetleri ya da Şirketle ilişkili faaliyetler yürütülürken uygulanacak etik ve yasal standartları ve yönergeleri sunarak Şirketin halihazırda mevcut Davranış Kurallarını tamamlamaktadır.
Politika, Şirket'in en yüksek etik ve yasal standartlara olan güçlü bağlılığını kapsamakta ve Şirket'in rüşvet ve yolsuzlukla mücadele ile ilgili faaliyetlerine ilişkin İsrail Ceza Kanunu - 1977, ABD Yurtdışı Yolsuzluk Faaliyetleri Kanunu - 1977 ve İngiltere Rüşvet Kanunu -2010 dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere yürürlükteki tüm ilgili kanun ve yönetmeliklere uygunluğu vurgulamaktadır.
Şirket Çalışanlarının ve Şirket İş Ortaklarının da benzer şekilde Politikaya uymaları gerekmektedir.
Çalışanların, yapabildikleri kadarıyla, İş Ortaklarının Politikaya uymalarını sağlamaları gerekmektedir.
RÜŞVET VE YOLSUZLUĞA SIFIR TOLERANS POLİTİKASI
Politikanın Temel ilkeleri
Politika, Kurul tarafından onaylandığı şekliyle, Şirket'in halihazırda mevcut rüşvet ve yolsuzluğa sıfır tolerans temel ilkesinin uygulanması, denetlenmesi ve uygulatılması ile ilgili daha ayrıntılı ve uygulamalı talimatlar ve yönergeler belirleyerek Şirket'in Davranış Kurallarını tamamlamaktadır.
Politikaya uyma, Çalışanları ve İş Ortakları da dahil olmak üzere Şirketin, doğrudan veya dolaylı olarak, resmi veya ticari eylemi etkilemek veya başka bir şekilde uygunsuz bir avantaj elde etmek amacıyla bir Devlet Görevlisine veya herhangi başka bir üçüncü tarafa (özel sektör dahil) Herhangi Değerli Bir Şey veya Kolaylaştırma Ödemesi teklif etmesinin, vaat etmesinin veya vermesinin yasaklanması anlamına gelmektedir.
Politika, Şirket'in defter ve kayıtlarının, tüm işlemleri ve ödemeleri doğru yansıtacak ve makul tüm detayları sunacak şekilde tutulmasını gerektirmektedir.
Şirket, tüm işlemlerin doğru şekilde kaydedildiğini teyit etmek için yerinde iç kontrolleri sürdürecektir.
Şirket, üçüncü tarafın bu Politika ile yasaklanmış eylemleri gerçekleştirmiş olduğuna veya gerçekleştirebileceğine dair makul bir olasılık doğuran durumları biliyorsa veya bunların farkındaysa, bunu bilerek herhangi bir kişi veya kuruluşla ticari ilişkilere girmeyecektir.
Şirket, rüşvet ve yolsuzlukla mücadele ile ilgili yürürlükteki tüm kanunlara, yönetmeliklere ve sözleşmenin gerekliliklerine uyacaktır.
Şirket, rüşvet ve yolsuzluğa sıfır tolerans politikasını çalışanlarının dikkatine ve fiili veya potansiyel İş Ortaklarının dikkatine sunacaktır.
Şirket, çalışanları ve İş Ortakları ile birlikte yukarıdaki rüşvet ve yolsuzluğa sıfır tolerans ilkelerini uygulayacak, denetleyecek ve uygulatacaktır.
Politikanın uygulanması, denetlenmesi ve uygulatılmasına atfedilmiş iç atamalar ve organizasyon yapısı
Politikanın yürütümünü yönlendirmek ve yönetmek üzere belirlenmiş bir Şirket kıdemli çalışanının atanması
Kurul, Şirketin kıdemli bir çalışanını Uyum Görevlisi olarak atamıştır.
Uyum Görevlisi, Şirket bünyesinde ve Şirketin İş Ortakları ile olan ticari ilişkileri ile ilgili olarak Şirket Politikasının uygulanmasına, yönetilmesine ve uygulatılmasına öncülük etmekten sorumludur.
Uyum Görevlisi, Uyum Görevlisinin yegane takdirine bağlı olarak, Şirketin uyum ekibinin, diğerlerinin yanı sıra, şirketin faaliyet gösterdiği bölgelerin/ülkelerin her birinde Politikaya ilişkin tüm uyumluluk hususlarını ele alacak ve üç aylık olarak raporlama yoluyla da dahil olmak üzere, Uyum Görevlisine Uyum Görevlisi tarafından belirlenecek şekilde rapor verecek olan bölgesel uyum temsilcilerinden (“Uyum Temsilcisi”) oluşturulmasından sorumlu olacaktır.
Denetim Komitesi tarafından Politikanın uygulanmasının Denetimi ve İzlenmesi
Bu Politikanın yürürlüğe girmesiyle, Denetim Komitesi'nin Politikanın uygulanmasını denetlemek ve izlemeye yönelik bir ek rolü olacaktır.
Komite, Uyum Görevlisi ile: (i) Uyum Görevlisi tarafından gönderilen bir önceki yılı kapsayan yıllık raporu gözden geçirmek üzere yılda bir kez; ve (ii) Uyum Görevlisi'nin Komite'ye plansız bir rapor gönderdiği zamanlarda görüşecektir.
Komite, yıllık ve plansız raporları tartışacak ve gerekli gördüğü takdirde ve rapor/raporlar esaslı ihlaller gösterdiği kadarıyla, Komite, raporu/raporları Komite'nin önerileriyle birlikte Kurulca görüşülmek üzere gönderecektir.
Komite, genel olarak Politikanın uygulanması ve uygulatılması için alınan tüm önlemlerin ve prosedürlerin yeterliliğini göz önünde bulunduracak ve gerektiğinde Kurula ve Uyum Görevlisine mevcut önlem ve prosedürlerde iyileştirmeler önerecektir.
Politikanın uygulanmasının tartışılması ve gözden geçirilmesi için Belirlenmiş Kurul Oturumları
Kurul, zaman zaman ve yılda en az bir kez, toplantılarından birinin belirlenmiş bir kısmını Politikanın uygulanmasını gözden geçirmeye ve görüşmeye ayıracaktır.
Bu, Politikada istenen değişiklikleri veya başka türlü Politika kapsamında ortaya çıkan sorunları içerebilir.
(Denetim Komitesi, İç Denetçi, Uyum Görevlisi, Uyum Temsilcileri veya CFO tarafından ele alınanlar dahil)
.
Uyumsuzluğun sonuçları
Politikayı ihlal ettiği tespit edilen herhangi bir Çalışan cezalandırılacak ve ihlalin ciddiyetine bağlı olarak, iş sözleşmesinin ihlali veya yürürlükteki kanunların ihlali nedeniyle işten çıkarılabilir.
Benzer şekilde, Politikanın gerekliliklerine uymadığı tespit edilen bir İş Ortağı ile olan her türlü iş ilişkisi, uygunsuzluğun ciddiyetine bağlı olarak ve yürürlükteki kanunlara tabi olmak üzere Şirket tarafından sonlandırılabilir.
Politikaya uyum konusundaki hatalar, düzeltilebilecek hatalar olarak değil de düzeltilemez ciddi ihlaller olarak ele alınacaktır.
Daha önce Şirket ile iş ilişkisi olan ve Politikaya uyulmaması sonucu sonlandırılan üçüncü bir tarafla, bu üçüncü tarafın şu anda Politikaya uygun olduğu ve olmaya devam edeceği ve politikayı ihlal edebilecek uygulamaların tekrarlanmamasının sağlanması için uygun önlemleri uygulamış olduğu Şirkete kanıtlanmadığı sürece. yeniden hiçbir iş ilişkisi kurulamaz.
ÇALIŞANLAR İÇİN POLİTİKA YÖNERGELERİ VE GEREKLİLİKLERİ
Çalışan Alımı
Şirket, Politikaya uyumsuz bir davranış geçmişi olan hiçbir kimseyi bilerek istihdam etmeyecektir.
Bu amaçla, Şirket işe almadan önce bireyin ilgili kontrollerini yapabilir (sadece kanun sınırları dahilinde) ve kişiden gerektiğinde referans kontrolleri ve/veya polis kayıtları talep edebilir.
Çalışanlara Yönelik Politika ve Yönergeler
Şirket Çalışanları, bu Politikanın Ek 1-4'ünde belirtilen tüm uygulamalı yönergeler de dahil olmak üzere Şirket Politikasına uyacaktır.
Şüphe durumunda, Çalışanlar, söz konusu Politikayı uygularken, bölgesel Uyum Temsilcileri ve/veya Uyum Görevlisi ya da aksi durumda CFO (Uyum Temsilcisinin bulunmadığı bölgelerde) ile görüşmelidir.
Politikanın Uygulanması
Bu Uyum Politikasının yürürlüğe girmesinden sonra Şirket, Çalışanlar için Netafim Portalında Politika hakkında bir bildirim yayınlayacaktır.
Buna ek olarak, ülke müdürleri, tamamen kendi takdirlerine bağlı olarak, özellikle Şirket adına çalışan üçüncü taraflarla herhangi bir iş bağlantısı yürüten Çalışanlar başta olmak üzere, ilgili Çalışanlar (yeni ve mevcut personel) için Ek 5'de belirtilen şekilde bir bildirim yayınlamaktan sorumlu olacaklardır.
İlgili Çalışan Ek 5'teki beyanı imzalayarak, Şirket'in, Şirket, Çalışanları ve İş Ortakları'na yönelik rüşvet ve yolsuzlukla mücadele konusundaki sıfır tolerans politikasını okuduğunu, anladığını ve kabul ettiğini belirtmektedir.
Uyum Görevlisinin talebi üzerine, ülke müdürleri Politikanın ilgili Çalışanlara dağıtıldığını ve onlar tarafından kabul edildiğini yazılı olarak teyit edecektir.
Ülke yöneticilerinin ayrıca etik örnekler belirleyerek bir uyum kültürü geliştirmeleri beklenmektedir.
Ülke müdürü olarak:
Denetlediğiniz Çalışanların Politika kapsamındaki yükümlülüklerini anladıklarından emin olmalısınız;
Çalışanların endişelerini dile getirmelerine olanak tanıyan ve buna teşvik eden bir ortam oluşturmalısınız;
Asla – doğrudan ya da dolaylı olarak – Çalışanların, özellikle Politika ya da kanun kapsamındaki yasal ve etik yükümlülükler pahasına, ne pahasına olursa olsun iş sonuçları elde etmesini talep etmemelisiniz;
Politikaya ve yürürlükteki kanunlara uyum konusunda danışma için Çalışanları bu Politikada listelenen kaynaklara yönlendirme de dahil olmak üzere, uygun olduğu üzere, Politika ile ilgili soru ve endişelere yanıt vermelisiniz;
Denetlediğiniz Çalışanların Politika ve kanun ihlallerini durdurmalısınız; ve
Herhangi bir ihlali veya olası ihlali (diğer Çalışanlar tarafından size bildirilen hususlar dahil) derhal Uyum Görevlisine bildirmelisiniz.
"Tehlike İşaretleri"
Bir Çalışanın, bu Uyum Politikasının Ek 4'ünde listelenen herhangi bir eylem veya faaliyet dahil, ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere, Politikaya ("Tehlike İşaretleri") aykırı uygunsuz davranış endişesi doğuran herhangi bir faaliyet veya olayla karşılaşması durumunda, Çalışan derhal:
Böyle bir “Tehlike İşareti”ni bölgesel Uyum Temsilcisine veya Uyum Temsilcisi bulunmayan bölgelerde yerel CFO ve Uyum Görevlisine bildirecektir; ve
Bu tür "Tehlike İşareti"nin keşfi, niteliği ve olguları hakkında yazılı notlar tutacak ve bu notları aşağıdaki Bölüm 5 uyarınca bölgesel Uyum Temsilcisine veya Uyum Temsilcisi bulunmayan bölgelerde yerel CFO ve Uyum Görevlisine sunacaktır; ve
Bu "Tehlike İşareti" ile ilgili olarak, uygun olduğu üzere, yalnızca Uyum Temsilcisinin ve/veya Uyum Görevlisinin talimatlarına göre hareket edecektir (talimat bölgesel Uyum Temsilcisinden olduğunda, bu talimatlar Uyum Görevlisine danışıldıktan sonra uygulanacaktır).
Bildirme/Bilgi Uçurma
Başka bir Çalışanın (ilk amir dahil) veya herhangi bir İş Ortağının (veya başka bir üçüncü tarafın) yaptığı herhangi bir eylem veya faaliyetin Politikaya aykırı olduğunu bilen veya bundan şüphelenen herhangi bir Çalışan, gizli olması da dahil olmak üzere, derhal bunu Uyum Görevlisinin dikkatine sunmak zorundadır.
Çalışanların bu tür bildirimleri yapmaya teşvik edilmesi ve bunun kolaylaştırılması amacıyla, Çalışanların bilgileri veya şüpheleri bildirmelerine imkan verilmesi için farklı yöntemler belirlenmiştir.
Bu, (i) Netafim Portalı aracılığıyla anonim bir bilgi uçurma şikayeti yapabilmeyi ve (ii) anonim olarak mesaj bırakılabilen Netafim danışma hattının oluşturulmasını içerir.
Ayrıca Çalışanlar, Uyum Görevlisine bilgileri veya olayı bildiren bir e-posta da yazabilirler.
Çalışanlar, bildirilen suçun potansiyel ciddiyeti ve Uyum Görevlisinin duruma uygulaması gereken gizlilik nedeniyle kimliklerini açıklamaya teşvik edilmektedir; ancak anonim olarak bildirimde bulunmak isteyen herhangi bir Çalışana bunu yapma fırsatı tanınacaktır (Netafim Portalı veya danışma hattı üzerinden).
Şirket Çalışanlarının Uyum Görevlisi ve Uyum Ekibi ile tam işbirliği yapma yükümlülüğü
Şirket Çalışanları, tüm yürürlükteki kanunlara tabi olmak üzere Uyum Görevlisi ve görevlendirilmiş ekibinin tüm istek ve talimatları konusunda tam ve hürmetkar bir şekilde ve zamanında işbirliği yapacaklardır.
İŞ ORTAKLARI İÇİN YÖNERGELER VE GEREKLİLİKLER
Şirket, İş Ortaklarına rüşvet ve yolsuzluğa sıfır tolerans konusunda net bir mesaj iletecektir
Şirket, mevcut ve potansiyel İş Ortaklarına Şirket'in rüşvet ve yolsuzluğa sıfır toleransı konusunda açık ve net bir mesaj iletecektir
Bu mesaj, bu Bölüm E'de açıklandığı üzere çeşitli şekillerde iletilecektir.
İş Ortakları Şirketin Rüşvet ve Yolsuzluk Politikasından haberdar edilecektir
Potansiyel veya mevcut İş Ortaklarına, Şirket'in rüşvet ve yolsuzluğa karşı sıfır tolerans politikası, ideal olarak Şirket ile İş Ortakları arasındaki geçerli ticari görüşmelerin veya ilişkinin ilk aşamalarında bildirilecektir.
Bu tür bir bildirim mümkün olduğu kadarıyla, bu Politikanın Ek 6'sında belirtilen standart bir bildirim mektubu vasıtasıyla olacak ve bu bildirim mektubunun İş Ortağı tarafından Şirket Politikasının varlığını ve buna uyum konusundaki mutabakatını onaylamak üzere imzalanması gerekecektir.
Herhangi bir nedenle Ek 6'daki formatın normal şartlar altında zahmetli görülmesi durumunda, Uyum Görevlisi uygun görüldüğü üzere başka bir bildirim şekli düşünecektir.
"Tehlike İşaretleri"
Şirket'in İş Ortakları ile olan tüm ilişkileri süresince, Şirket, söz konusu İş Ortağını herhangi bir Tehlike İşareti ve Politikaya aykırı potansiyel suistimal veya davranışlar açısından izlemeye devam edecektir.
Bu tür Tehlike İşaretlerinin kapsamlı olmayan bir listesi, bu Uyum Politikasının Ek 4'ünde verilmiştir.
DENETİM, UYGULATMA VE RAPORLAMA
Denetim, Uygulatma Planı ve Raporlama
Uyum Görevlisi ve uyum ekibine, iç denetim ve izleme faaliyetlerini yürütme yetkisi verilecek ve Politika ve ilgili yönergeler konusunda farkındalık ve bunlara uygunluğu sağlayamaya yönelik mekanizmalar oluşturacaklardır.
Yukarıdakilerden sapma olmaksızın, Uyum Görevlisi aşağıdaki faaliyetlerin tümünü oluşturacak, devreye sokacak, uygulatacak ve yönlendirecektir:
Politika ile ilgili Kurulun tüm karar ve direktiflerinin uygulanması.
Kurulun tüm Politika gerekliliklerinin ve yönergelerinin, Şirket Çalışanlarına dağıtılacak olan ve Netafim'in faaliyet gösterdiği ülkeler için gereken şekilde uyarlanmış ayrıntılı, pratik ve etkili talimat ve yönergelere dönüştürülmesi.
İş ortakları ile ilgili yapılacak durum tespiti sürecinin şeklinin ve kapsamının belirlenmesi (bu tür bir sürecin gerekli veya mümkün olup olmadığı da dahil olmak üzere).
Bununla birlikte, kapsamı Uyum Görevlisi tarafından belirlenecek olmakla birlikte, aracılarla ilgili durum tespitinin yapılması zorunludur.
Şirket ve İş Ortakları ve/veya müşteriler arasındaki tüm sözleşmelere, uygun ve mümkün olduğu durumlarda eklenecek olan, Politika ile ilgili hükümlerin hazırlanmasında Şirket'in hukuk bölümünün yönlendirilmesi.
Mevcut ilgili mevzuat/yönetmelikler/hükumet politikaları ve rüşvet ve yolsuzluk yasağı ile ilgili yeni ve/veya önerilen ilgili mevzuat/yönetmelikler/hükumet politikalarındaki değişiklikler ve güncellemeler dikkate alınarak Politikanın gözden geçirilmesi ve güncel tutulması.
Aşağıdakilerin hazırlanması ve gönderilmesi:
(i) Uyum Politikası hükümlerinin ihlali veya ihlaline dair iddia durumunda Netafim CEO'suna ve Komite'ye sunulacak plansız raporlar; ve (ii) Netafim ve CEO'suna Komite'ye sunulacak bir önceki yılı özetleyen yıllık raporlar;
ve bunlarla ilgili Komite toplantılarına katılma.
Politikaya uyulmadığı iddiası durumunda Şirket bünyesinde iç araştırma ve/veya denetim (dış araştırmacılar dahil) yürütülmesi ve bu araştırmanın sonucu hakkında Netafim CEO'su ve Komite'ye yazılı raporlar verilmesi.
Şirket çalışanlarına, Uyum Görevlisi ve atanmış ekibiyle tam işbirliği yapmaları ve ekip için yürürlükteki kanunların izin verdiği ve gerektirdiği şekilde dahili ve harici tüm dosyalara, kayıtlara, e-postalara, sözleşmelere ve iletişimlere anında ve engelsiz erişim sağlamaları konusunda talimat verilecektir.
İç Denetçi
Uyum Görevlisi ve ekibi, şüpheli veya tanımlanamayan ödemeleri veya para alımlarını belirlemek üzere İç Denetçiyle (Politikaya aşina hale getirilecek) yakın bir şekilde çalışacaktır.
İç Denetçi, bildirim gerektiren her türlü olay veya bulguyu, gerektiğinde ayrı ayrı Denetim Komitesi'ne bildirecektir.
EK 1
HEDİYELER VE İŞ AMAÇLI AĞIRLAMA KONUSUNDAKİ ŞİRKET POLİTİKASI VE YÖNERGELERİ
Genel
Farklı yolsuzlukla mücadele kanunlarının ihlal edilmesinin potansiyel sonucu ve Devlet Görevlilerine veya özel şirketlere değerli eşyalar verilmesi söz konusu olduğunda, neyin yasal olabileceğini veya neyin olmayabileceğini bilmenin zorluğu nedeniyle, farklı ve genel olarak Şirket'in faaliyet gösterdiği bölge ve ülkelerde farklı rüşvet düzenlemesi düzeyleri olmasının yanında, Şirket, bu Ek 1'de belirtildiği gibi hediye verme ve alma ile İş Amaçlı Ağırlama konusundaki politikasını özellikle vurgulamıştır.
Şirket Çalışanları, Hediye verme ve İş Amaçlı Ağırlama veya bunları kabul etme ile ilgili olarak bu Ek 1'de belirtilen yönergelere uymak zorundadır.
Hediyeler sunma veya İş Amaçlı Ağırlama veya bunları almanın Politika kapsamında veya belirli yargı bölgelerinde kabul edilebilir olup olmayacağı konusunda şüpheler veya belirsizlikler olması durumunda, Çalışanlar, uygulanabilir olduğu üzere, bölgesel Uyum Temsilcisine (veya Uyum Temsilcisi bulunmayan bölgelerde yerel CFO'ya) ve/veya Uyum Görevlisine danışmalıdır.
Hediyeler ve İş Amaçlı Ağırlama doğrudan veya dolaylı olarak üçüncü bir taraf vasıtasıyla verilemez veya sunulamaz.
Buna göre, bu Politika uyarınca Şirket için geçerli olan tüm yasaklar, onun Çalışanları ve İş Ortakları için de geçerli olacaktır.
Devlet Görevlileri, İş Ortakları veya diğer üçüncü taraflarla ilgili olarak son derece lüks veya uygunsuz Hediyeler veya İş Amaçlı Ağırlama sunulası veya kabul edilmesi, bu Ek kapsamında açıkça izin verilmediği müddetçe kesinlikle yasaktır.
Hediyeler ve İş Amaçlı Ağırlama uygun ve profesyonel olmalı ve lüks olmamalı veya lüks olarak algılanması ya da Şirket için utanç nedeni olması muhtemel olmamalıdır.
Uygunsuz gibi görünen Hediyeler ve İş Amaçlı Ağırlama da yasaktır.
Genel bir politika olarak, Devlet Görevlilerine geçmiş ya da devam eden işler için bir takdir ya da teşekkür ya da gelecekteki işler için bir teşvik şekli olarak Hediyeler verilmesi ya da bunların İş Amaçlı Ağırlanması kesinlikle yasaktır.
İş Amaçlı Ağırlama
İş yürütme sürecinde, bir ev sahibi şirketin potansiyel müşterilere, İş Ortaklarına ve diğer üçüncü taraflara (topluca "Misafirler") ziyaret veya görüşmeler sırasında restoranlarda veya otellerde veya toplantı, konferans veya görüşme yerinde yemek vermesi, ve zaman zaman bu tür misafirleri konserler, tiyatro veya spor etkinlikleri gibi kültürel etkinliklere davet etmesinin alışılmış bir durum olduğu kabul edilmektedir.
Yerel olmayan bir müşteriyi veya potansiyel bir müşteriyi profesyonel bir konferansa, eğitime veya sunumuna ya da bir ürünün testine katılmaya davet ederken, bu müşteriye, bu etkinliğe katılması amacıyla, makul seyahat ve konaklama sağlamak veya bunlarla ilgili masraflarını karşılamak da bazen alışılmış bir durumdur.
Aynı zamanda, yolsuzluk ve rüşvetle mücadele ile ilgili ulusal kanunların çoğu Devlet Görevlilerinin ağırlanması konusunda katı sınırlamalar getirmektedir.
Sonuç olarak, Şirket'in, kültürel etkinliklere katılma ve/veya Devlet Memurlarının seyahat ve/veya konaklama masraflarının verilmesi ve/veya karşılanması gibi İş Amaçlı Ağırlamasına sadece istisnai durumlarda izin verilecektir.
Tüm İş Amaçlı Ağırlamalar ayrıca aşağıdaki parametrelere ve uyarılara tabi olacaktır:
Misafir eşleri, aile bireyleri veya refakatçileri için ödeme yapılması veya bunların masraflarının ödenmesi ya da bunlara Değerli herhangi bir şey sunulması kesinlikle yasaktır.
Şirket tarafından sunulan İş Amaçlı Ağırlama için maruz kalınan tüm masraflar uygun makbuzlarla kanıtlanacaktır.
Tüm İş Amaçlı Ağırlama masrafları Şirket defterlerine doğru bir şekilde kaydedilmeli ve doğru dokümantasyon ve faturalarla desteklenmelidir.
İş Amaçlı Ağırlama makul olduğu ve son derece lüks olmadığı müddetçe, Şirket yönetimi (global CEO ve VP düzeyi) ve GBU (Global İş Birimi) yöneticilerinin, Uyum Görevlisinin önceden iznine gerek olmadan İş Ortaklarını İş Amaçlı Ağırlamasına izin verilmektedir.
Bu konuda herhangi bir şüphe varsa, yönetici, İş Amaçlı Ağırlamadan önce Uyum Görevlisine danışmalıdır.
Diğer tüm çalışanlar için, İş Amaçlı Ağırlama ve Misafir ağırlama nedeniyle maruz kalınacak masraflar yerel Uyum Temsilcisinin veya Uyum Temsilcisi bulunmayan bölgelerde yerel CFO'nun ya da alternatif olarak Uyum Görevlisinin önceden yazılı izni ile desteklenmelidir.
Her bir İş Amaçlı Ağırlama durumunda, uygulanabilir olduğu üzere, incelenmek üzere, Uyum Temsilcisi, yerel CFO veya Uyum Görevlisi'ne aşağıdaki bilgiler sunulmalıdır:
Misafirlerin adı, şirketleri/kuruluşları ve buradaki unvanları/pozisyonları;
ziyaretin nedenleri;
İş Amaçlı Ağırlamanın yapıldığı yer ve bunun niteliği;
İş Amaçlı Ağırlamanın gerekçesi; ve
böyle bir İş Amaçlı Ağırlama için beklenen maliyetler.
Bu raporların her biri, ilgili Misafirlerin davetinden sorumlu Şirket Çalışanı tarafından imzalanacaktır.
Davetlerde yalnızca aşağıdaki kategoriler yer alabilir: seyahat, konaklama, makul yemekler ve profesyonel arızi giderler (vize başvurusu, yerel ulaşım vb.).
Diğer tüm masraflar Misafirin sorumluluğundadır.
Seyahat ve konaklama masraflarının karşılanmasına yönelik tüm teklifler, Misafir'e bu tür herhangi bir teklif yapılmadan önce, öncelikle Uyum Temsilcisi veya yerel CFO (Uyum Temsilcisi bulunmayan bölgelerde) ve/veya Uyum Görevlisi'ne doğrulatılmalıdır.
Devlet Görevlilerine yapılan davetler Şirket'in faaliyetleri için istisnai olaylardır.
Devlet Memurlarına Hediye veya İş Amaçlı Ağırlamanın potansiyel olarak uygun olmayan şekilde sunulmasına ilişkin hassasiyet göz önüne alındığında, Devlet Görevlilerinin herhangi bir daveti ile ilgili her şey çok dikkatli bir şekilde yapılmalıdır; tür faaliyetler ve davetlerin tümü, Devlet Görevlisine veya ilgili hükumet departmanına sunulmadan önce Uyum Temsilcisi veya Uyum Temsilcisi bulunmayan bölgelerde yerel CFO ve Uyum Görevlisi tarafından önceden onaylanmalıdır.
Uyum Görevlisi'nden önceden onay istenip alınmadıkça, Devlet Görevlilerine uçuş veya konaklama hizmeti teklif edilmesi kesinlikle yasaktır.
Çalışanların gider raporlarında ilgili Çalışan tarafından ödemesi yapılan herhangi bir İş Amaçlı Ağırlamanın niteliği doğru bir şekilde belirtilmelidir.
Herhangi bir nedenle herhangi bir İş Amaçlı Ağırlama masrafını gizleyen, üzerinde oynama yapan veya yanlış tanımlayan herhangi bir Çalışan disiplin cezalarına tabi olacaktır.
Konunun ciddiyetine bağlı olarak, bu tür önlemler Şirketin masrafları geri ödemeyi reddetmesini ve/veya ağır vakalarda sorun çıkaran Çalışanın istihdamının sona erdirilmesini içerebilir.
Yukarıdaki İş Amaçlı Ağırlama politikasından herhangi bir sapma, hem Uyum Görevlisi hem de Netafim'in CFO'sunun yazılı ön onayını gerektirir.
İş Ortaklarından ve Devlet Görevlilerinden alınan veya bunlara verilen hediyeler
Şirket, bazı kültürlerde, Mütevazı Hediyeler (örn. a1(j) bölümünde Politikanın tanımlar bölümünde tanımlandığı üzere yerel kültürü yansıtan hediyeler veya veren tarafın logosunu taşıyan ve Önemsiz Değerdeki mütevazı hatıralar) verme, değiş tokuş etme ve almanın, arkadaşlık jesti olarak görgü ve gelenek meselesi olduğunu ve rüşvet veya iş kararlarını etkileme girişimi olarak yorumlanmayacağını bilmektedir.
Gerçekten de, bu tür Hediyelerin verilmemesi veya kabul edilmemesi hakaret olarak yorumlanabilir.
Bu doğrultuda, böyle bir hakarete neden olmamak için, bu tür yerel gelenekler göz önünde bulundurulacaktır ve Şirket, Şirket faaliyetleri sırasında verilen veya alınan Hediyeler ile ilgili aşağıdaki yönergeleri ve kuralları belirlemiştir
(şüphe olması durumunda, Çalışanlar, uygulanabilir olduğu üzere, bölgesel Uyum Temsilcilerine veya yerel CFO'ya (Uyum Temsilcisi bulunmayan bölgelerde) ve/veya Uyum Görevlisine danışmalıdır)
:
Hediye Alma
Bir İş Ortağı tarafından verilen kişisel olmayan nitelikteki Mütevazı Hediyeler, Şirket Çalışanı tarafından önceden izin alınmaksızın kabul edilebilir.
Bir İş Ortağı tarafından verilen kişisel nitelikteki hediyeler (örn. mücevher, saat vb.) ve/veya Önemsiz Değerdeki Hediyeler bir Çalışan tarafından kabul edilmemelidir.
Bir İş Ortağı tarafından verilen Önemsiz Değerdeki Hediyelerin Şirket Çalışanı tarafından alınması durumunda, bu durum Uyum Görevlisine bildirilmelidir.
Uyum Görevlisi, bu tür Hediyenin/Hediyelerin in Çalışanın elinde mi bulunacağına, Şirkete mi verileceğine ya da İş Ortağına iade mi edileceğine karar verecektir.
Bir Hediyenin değerine ilişkin belirsizlik olması durumunda, Çalışan Hediyeyi elinde tutmaya karar vermeden önce Uyum Temsilcisine veya yerel CFO'ya (Uyumluluk temsilcisinin olmadığı bölgelerde) ya da uyum görevlisine danışmalıdır.
Hediye Verme
Herhangi bir fiili veya potansiyel ticari işlemi veya iş fırsatını uygunsuz bir şekilde etkilemek veya uygunsuz bir avantaj elde etmek için Hediye verilmesi veya Hediye vaadinde bulunulması kesinlikle yasaktır.
Şirketi (örn. Şirketin logosunu taşıyan) veya İsrail'in ya da söz konusu ülkenin kültürünü/tarihini/geleneğini yansıtan, kişisel olmayan nitelikteki Mütevazı Hediyeler, şirket adına Çalışanlar tarafından İş Ortaklarına veya Devlet Görevlilerine verilebilir.
Bu tür Mütevazı Hediyelerin örnekleri şunlar olabilir: kalemler, lazer işaretçiler, çerçeveli resimler, resim albümleri, Şirket ürünlerinin küçük ölçekli modelleri, anı plaketleri ve küçük masa üstü aksesuarları.
Şirket adına Devlet Görevlilerine verilen Mütevazı Hediyeler, Şirketin adını ve/veya logosunu taşımalı veya başka türlü Şirket tarafından sunulduklarını (hediyenin kendisinden ayrı olarak dahil) belirtmelidir.
Devlet Görevlilerine Önemsiz Değerdeki hediyeler verilemez.
Herhangi bir şüphe durumunda, Çalışanlar, uygulanabilir olduğu üzere, bölgesel Uyum Temsilcilerine veya yerel CFO'ya (Uyum Temsilcisi bulunmayan bölgelerde) ve/veya Uyum Görevlisine danışmalıdır.
Hediye verme sıklığının (özellikle belirli bir Devlet Görevlisine veya ilgili bölüme verilen Hediyeler bağlamında) uygunsuz davranış algısı oluşturamayacak şekilde olmasına dikkat edilmelidir.
Benzer şekilde, ülkesinin belirli kabul edilebilir normları ve standartları göz önüne alındığında, bir Devlet Görevlisine verilen bir Hediyenin nispi değerinin tespit edilmesine dikkat edilmelidir.
Nakit (küçük miktarlarda bile) veya nakit benzeri (mal veya hizmet için kullanılabilen hediye çekleri gibi) şeklindeki hediyeler kesinlikle yasaktır.
Çalışanların gider raporlarında ilgili Çalışan tarafından Şirket adına verilen Hediyenin/Hediyelerin niteliği doğru bir şekilde belirtilmelidir.
Herhangi bir nedenle herhangi bir Hediye ya da İş Amaçlı Ağırlama masrafını gizleyen, üzerinde oynama yapan veya yanlış tanımlayan herhangi bir Çalışan disiplin cezalarına tabi olacaktır.
Konunun ciddiyetine bağlı olarak, bu tür önlemler Şirketin masrafları geri ödemeyi reddetmesini ve/veya sorun çıkaran Çalışanın istihdamının sona erdirilmesini içerebilir.
Devlet Görevlilerinin eşlerine ve diğer aile bireylerine ya da refakatçilerine Hediye verilmesi kesinlikle yasaktır.
Benzer şekilde, mümkün olduğunda, İş Ortaklarının eşlerine ve diğer aile bireylerine ya da refakatçilerine hediye sunmaktan kaçınılmalıdır.
İstisnai durumlarda, Uyum Görevlisi veya Uyum Temsilcisinin (veya Uyum Temsilcisinin olmadığı bölgelerde yerel CFO) önceden yazılı iznine tabi olmak üzere bu gibi durumlarda hediyeler verilebilir.
Yukarıdaki politika ayrıca, Şirket Çalışanlarının, hediye getirmenin alışılmış bir durum olduğu Devlet Görevlilerinin, eşlerinin veya diğer aile bireylerinin kişisel etkinliklerine katılmaya davet edilmesi durumunda da uygulanacaktır.
EK 2
BAĞIŞLAR KONUSUNDAKİ ŞİRKET POLİTİKASI VE YÖNERGELERİ
Şirket, yasal olması ve rüşvet ve yolsuzlukla mücadele kanunlarına aykırı olmaması koşuluyla bağışları (ister para ister ayni olsun) desteklemektedir.
Farklı yolsuzlukla mücadele kanunlarının ihlalinin potansiyel sonucu ve bağışlar söz konusu olduğunda neyin yasal olup neyin olmayabileceğini tespit etmedeki zorluk nedeniyle, Şirket, bu Ek 2'de belirtildiği üzere bağış yapılmasına ilişkin politikasını özellikle belirtmiştir.
Şirketin Çalışanları, bağışlarla ilgili olarak bu Ek 2'de belirtilen yönergelere uymalıdır
Bağış yapmanın Politika kapsamında veya belirli yargı bölgelerinde kabul edilebilir olup olmayacağı konusunda şüpheler veya belirsizlikler olması durumunda, Çalışanlar, uygulanabilir olduğu üzere, bölgesel Uyum Temsilcisine (veya Uyum Temsilcisi bulunmayan bölgelerde yerel CFO'ya) ve/veya Uyum Görevlisine danışmalıdır.
Herhangi bir Çalışanın Şirketin kaynaklarını kullanarak veya onun adına bağış yapmasından önce, aşağıdaki yönergeler izlenmelidir:
Bağışlar aşağıdaki şekilde ön onay gerektirecektir:
10.000 USD'ye kadar
–
ülke müdürünün onayı
10.000 USD - 25.000 USD
–
bölüm yöneticisinin onayı
25.000 USD'nin üzeri
–
Uyum Görevlisi'nin onayı
İlgili ülke müdürü, alıcının bir Devlet Görevlisi tarafından (doğrudan ya da dolaylı) kontrol edilmeyen iyi niyetli bir hayır kurumu olduğunu ve bağışın rüşvet ve yolsuzlukla mücadele kanunlarına uygun olduğunu tespit etmelidir (varsa Uyum Görevlisi'nin yardımıyla).
Her üç ayda bir, 10.000 USD'nin üzerindeki tüm bağışların bir özeti (kişiler ve destekleyici belgeler dahil) yerel CFO tarafından Grup CFO'suna sunulacak ve Uyum Görevlisi ve Finans Bölümü tarafından saklanacaktır.
Çalışanlara kişisel yardım ya da bağış yaparken şirketin adını kullanmaktan kaçınmaları konusunda talimat verilecektir.
EK 3
5 Milyon USD’nin Üzerindeki Projelere İlişkin Şirket Politikası ve Yönergeleri
5 milyon USD’nin üzerindeki her proje, sözleşmenin imzalanmasından önce Uyum Görevlisinden yazılı onay alınmasını gerektirir.
Şirket, onay almak için aşağıdaki kontrolleri yapacak ve aşağıdaki teyitleri alacaktır.
Uygun ise, aracılar, ortak girişim ortakları, alt yükleniciler gibi Netafim'in Projedeki ortakları üzerindeki kontroller.
Bu tür bir kontrolün yapılması için, ilgili ortak bu Ek 3'e ekli formdaki Üçüncü Taraf Durum Tespit Anketini dolduracak ve Netafim'e ve sunacaktır
Proje ile ilgili iş ortağı sözleşmelerinin geçerli olan zorunlu uyum bölümlerini içerdiğini doğrulayın
Bu Ek 3'e ekli form ile, Proje ile ilgili olarak, ilgili MD ve proje Ekibi üyelerinden yazılı teyitler ve bölüm başkanından Politikaya uyum konusunda beyan alın.
Proje ve İş Geliştirme Başkan Yardımcısından tasarımın proje şartnamelerine uygun olduğu ve tahmini teslim masrafının makul olduğu konusunda bu Ek 3'e ekli form ile yazılı onay alın.
Netafim CFO'sundan ve yerel CFO'dan, Proje karının uygunluğu konusunda bu Ek 3'te verilen formlar ile yazılı onay alın.
ÜÇÜNCÜ TARAF DURUM TESPİTİ ANKETİ
Ektedir.
ONAY FORMLARI
Bölüm Başkanı Beyanı
Aşağıda imzası bulunan ve altında Netafim X …………… 'in ("Şirket") yönetildiği [ ]'in Bölüm Başkanı olan ben, bu vesile ile Şirketin gerçekleştirmeyi planladığı proje/sözleşme …………… ("Proje/Sözleşme") ile ilgili aşağıdakileri hususları beyan ve teyit ederim:
Şirketin Projeye katılımının rüşvet ve yolsuzlukla mücadele ile ilgili yürürlükteki tüm kanun ve yönetmeliklere uygun olduğunu teyit ederim.
Bilgim çerçevesinde, Projenin, herhangi bir bakımdan herhangi bir rüşvet veya yolsuzluk ile ilgili olduğuna dair hiçbir belirti olmadığını teyit ederim.
Şirket adına katılımda bulunan ilgili çalışanların, Proje ile ilgili katılım ve müzakere sürecinde, Projeye katılımları ile, rüşvet ve yolsuzluğa herhangi bir şekilde dahil olmadıkları ve dolayısıyla rüşvet ve yolsuzlukla mücadele ile ilgili yürürlükteki her türlü kanun ve yönetmeliklere uygun oldukları konusunda yazılı olarak güvence vermelerini ve bunu teyit etmelerini sağladım.
Şirket, Projeye katılım veya ihale konusu ile ilgili olarak herhangi bir temsilci veya aracı tutmamıştır.
Şirket'in yukarıdaki kişi veya taraflardan herhangi birini tutması halinde, tüm temsilcilerin ve/veya aracıların ve Proje'deki rollerinin ayrıntılı bir listesi aşağıda belirtildiği gibidir:
Şirketin, Projenin Şirkete verilmesi konusunda devlet görevlileri ile herhangi bir yasadışı faaliyet yürütmemiş/yürütmüyor olduğunu teyit ederim.
Şirket'in yasalara uygun olarak devlet görevlileri ile ilişkileri olması durumunda, Şirketin ilişki içinde olduğu devlet görevlilerinin ayrıntılı bir listesi aşağıdaki gibidir:
Şirket'in, Proje ile ilgili olarak Şirket'in herhangi bir rakibi ile herhangi bir yasadışı iş yapmadığını teyit ederim.
Projeye katılımla ilgili olarak ortaya çıkan tüm masraf ve harcamaların açıklanmasını ve Şirket defterlerine yazılmasını sağladım.
Projenin hem finansal hem de ticari açıdan makul ve kabul edilebilir olmasını sağladım.
Şirketin Projeye katılımı kapsamında, Şirket'in rüşvet ve yolsuzlukla mücadele uyum programında belirtilen tüm prosedürleri gerçekleştirdiğimizi teyit ederim.
Adı:
İmza:
Tarih:
CFO'nun Proje ile ilgili Beyanı
[Projenin adı]
Ben, .......... [İsim],isim], Netafim Ltd.nin CFO'u olarak, bu vesile ile Projeler ve İş Geliştirme Başkan Yardımcısı ve [Ülke/bölüm] Başkanı tarafından sunulan beyanlara dayalı olarak ve diğerleri arasında, Projenin doğru ve zamanında yürütülmesine ve döviz kurlarında, işgücü oranlarında ve hammadde fiyatlarındaki gelecekte olası değişikliklere tabi olmak üzere, diğerleri arasında Netafim'in proje segmentleri bölümünün cari yıl bütçesi için FAVÖK marjının %13 ile %30 arasında olduğu dikkate alındığında Projenin %y'lik tahmini FAVÖK marjının makul olduğunu teyit ederim.
İmza:
Tarih:
Yerel CFO'nun Proje ile ilgili beyanı
[Projenin adı]
Ben, .......... [isim], [Projenin yürütülmesi beklenen ülke]'nin yerel CFO'su olarak, bu vesile ile, Projenin doğru ve zamanında yürütülmesine ve döviz kurlarındaki ve hammadde fiyatlarındaki gelecekteki olası değişikliklere tabi olmak üzere, Proje'nin FAVÖK marjını %[x] ile %[y] arasında tahmin ettiğimi teyit ederim.
Diğerleri arasında, cari yıl bütçesi için Netafim'in [ülke] FAVÖK marjının %[a] olduğu dikkate alındığında Projenin tahmini FAVÖK marjının makul olduğunu teyit ederim.
İmza:
Tarih:
Çalışan ve MD'nin Proje ile ilgili beyanı
[Projenin adı]
Ben, .......... [isim] bu vesile ile, Netafim Group Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Uyum Politikasını okuduğumu ve dolayısıyla Netafim Group'un iş ilişkilerinde rüşvet ve yolsuzluğun her türlüsüne karşı sıfır toleransı olduğunu bildiğimi teyit ederim.
Bu vesile ile, Proje ile bağlantılı olarak, yukarıda belirtilen Politika hükümlerine ve yürürlükteki kanun ve yönetmeliklere uyduğumu ve uyacağımı teyit ederim.
İmzalayan:
Tarih:
Projeler ve İş Geliştirme Başkan Yardımcısının Proje ile ilgili beyanı
[Projenin adı]
Ben, .......... [isim], Netafim Ltd.'nin Projeler ve İş Geliştirme Başkan Yardımcısı olarak burada Projenin tasarımını ve Proje'nin malzeme listesini gözden geçirdiğimi teyit ederim.
Bu vesile ile, tasarıma dayalı olarak ve Netafim'in yürüttüğü diğer projeleri dikkate alarak ve Projenin doğru ve zamanında yürütülmesine ve döviz kurlarındaki ve hammadde fiyatlarındaki gelecekteki olası değişikliklere tabi olmak üzere tasarımın Projenin şartnamelerine/ihalesine uygun olduğunu ve Projenin öngörülen gelir tablosunda yer alan tahmini teslim masrafının makul olduğunu teyit ederim.
İmzalayan:
Tarih:
EK 4
TEHLİKE İŞARETLERİ
Bunun yapılması için açık bir sözleşme yükümlülüğü olmaksızın ayni bir ödeme veya fayda sağlama veya alma.
Herhangi bir kişi veya kuruluşa, alıcı tarafından bu tür ödeme veya fayda için makbuz verilmeksizin, ayni ödeme veya fayda sağlama veya alma.
Söz konusu ödeme için sözleşme yükümlülüğünde belirtilen hesaptan başka bir banka hesabına herhangi bir ödemenin aktarılması veya bu hesaptan alınması.
Nakit ödeme yapılması veya alınması.
Temsilci veya aracıya verilecek koşullu ücret ve/veya komisyonun Uyum Görevlisi tarafından yazılı olarak onaylanmadığı ya da Şirket'in Hukuk Bölümünün onayladığı bir Aracılık anlaşması kapsamında olmadığı durumlarda, bir temsilci veya aracıya herhangi bir koşullu ücret veya komisyon ödenmesine dair herhangi bir anlaşma.
Birden fazla temsilcinin bulunduğu veya bunların ortalamasının işlemin ve/veya temsilci anlaşmasının yapıldığı belirli bir ülkede alışılmış olanın üzerinde olduğu durumlarda önerilen herhangi bir işlem.
Uygunsuz iş uygulamalarıyla suçlanan, Şirket'i temsil eden veya onun tarafından istihdam edilen ya da Şirket'i temsil ettiği veya onun tarafından istihdam edildiği kabul edilen herhangi bir kişi ya da firma.
Aynı anda hükumet/siyasi görevlerde bulunan çalışanları/malikleri bulunan, Şirket'i temsil eden veya onun tarafından istihdam edilen ya da Şirket'i temsil ettiği veya onun tarafından istihdam edildiği kabul edilen herhangi bir kişi ya da firma.
Bir Devlet Görevlisinin kararını uygunsuz bir şekilde etkileyebilecek bir ailesi veya başka bir ilişkisi olan, Şirket'i temsil eden veya onun tarafından istihdam edilen ya da Şirket'i temsil ettiği veya onun tarafından istihdam edildiği kabul edilen herhangi bir kişi ya da firma.
Şirket Çalışanlarından herhangi biri ile sözleşme veya satın alma kararı sırasında veya buna yakın zamanda temas kuran ve bir Devlet Memuru ile özel bir düzenlemesi olduğunu açıklayan, Şirket'i temsil eden veya onun tarafından istihdam edilen ya da Şirket'i temsil ettiği veya onun tarafından istihdam edildiği kabul edilen herhangi bir kişi ya da firma.
Şirketi temsil etmek isteyen, ancak gerekli işi yapmak için personel, tesis, eğitim veya deneyime sahip olmayan veya sektörde uzmanlığı çok az olan veya hiç olmayan ancak yine de tam temsilci/aracı ücretleri talep eden herhangi bir kişi veya firma.
Bir sözleşme veya satın alma kararı ilan edilmeden önce komisyon ödemesi almakta ısrar eden, bir şirketi temsil eden veya temsil ettiği kabul edilen herhangi bir kişi veya firma.
Şirket tarafından bir teklif veya ihalenin belirli bir temsilci aracılığıyla yapılmasında ısrar eden veya bunu talep eden herhangi bir kişi.
Bir İş Ortağı veya temsilcinin, komisyon veya başka bir ödemenin üçüncü bir ülkede veya hizmetlerle bağlantılı olmayan başka bir tüzel kuruluşa/isme yapılmasını talep eden her türlü talebi.
Üçüncü bir tarafa yapılanlar da dahil olmak üzere, sunulan hizmetlerle ilgili olarak büyük veya orantısız görünen herhangi bir komisyon veya diğer ödemeler.
Anonimlik veya ilişkinin gizli kalmasını isteyen herhangi bir kişi veya firma.
Gereken titizlikle işbirliği yapamayan herhangi bir kişi veya firma.
"Kolaylaştırma ödemeleri" olarak etiketlenmiş işlemleri bulunan, Şirket'i temsil eden veya Şirket'i temsil ettiği kabul edilen herhangi bir kişi ya da firma.
Yabancı yetkililer tarafından alınan belirli kararlar ile şüpheli bir şekilde çakışan işlemlere dahil olan, bir şirketi temsil eden veya temsil ettiği kabul edilen herhangi bir kişi veya firma.
Yukarıdaki kapsamlı bir liste değildir, ancak bir Çalışan veya bir İş Ortağı tarafından gerçekleştirilen Politikaya aykırı faaliyet şüphesi doğuracak eylem veya faaliyet türlerini göstermektedir.
EK 5
ÇALIŞANLARA BİLDİRİM MEKTUBU:
NETAFIM'İN RÜŞVET VE YOLSUZLUKLA MÜCADELE POLİTİKASI
Değerli Çalışanımız,
İşbu belge ile, Netafim group'un ("Şirket"), hem kendisi hem de İş Ortakları için halihazırda mevcut rüşvet ve yolsuzluğa sıfır tolerans temel ilkesinin ("Politika") uygulanması, denetlenmesi ve uygulatılması ile ilgili daha ayrıntılı ve uygulamalı talimatlar ve yönergeler belirleyerek Şirket'in Davranış Kurallarını tamamlayan bir politikası olduğu duyurulur.
Politikanın ana ilkeleri şunlardır:
Şirket, bir işi veya resmi eylemi etkilemek veya uygunsuz bir avantaj elde etmek veya elde tutmak amacıyla doğrudan veya dolaylı olarak (üçüncü bir taraf aracılığıyla) Herhangi Bir Değerli Şey veya Kolaylaştırma Ödemesi teklif edemez, vaat edemez, veremez veya kabul edemez.
Şirket'in, herhangi bir üçüncü tarafın bu Politika ile yasaklanmış eylemleri gerçekleştirmiş olduğuna veya gerçekleştireceğine dair yüksek bir olasılık doğuran durumları bildiği veya bunların farkında olduğu durumlarda, bunu bilerek söz konusu kişi veya kuruluşla ticari ilişkilere girmeyecektir.
Şirket, rüşvet ve yolsuzlukla mücadele ile ilgili yürürlükteki tüm kanunlara, yönetmeliklere ve sözleşmenin gerekliliklerine uyacaktır.
Şirket, rüşvet ve yolsuzluğa sıfır tolerans Politikasını Şirket Çalışanlarının dikkatine ve Şirket'in fiili veya potansiyel İş Ortaklarının dikkatine sunacaktır.
Şirket, Çalışanları ve İş Ortakları'na yukarıdaki rüşvet ve yolsuzluğa sıfır tolerans ilkelerini titizlikle uygulatacaktır.
Politikanın bir açıklaması olarak, bu yazının ekinde Şirket'in, Şirket Çalışanlarının uyacağı, hediyeler ve ağırlama ile ilgili Şirket yönergeleri bulunmaktadır.
Saygılarımızla,
NETAFIM Group
Çalışan Beyanı
Bu vesile ile, Şirket'in Politikasını ortaya koyan yukarıdaki yazının hükümlerini okuduğumu ve dolayısıyla Şirket'in, Şirket'in tüm iş ilişkilerinde rüşvet ve yolsuzluğun her türlüsüne karşı sıfır toleransı olduğunu bildiğimi teyit ederim.
Bu vesile ile yukarıda belirtilen Politika hükümlerine tam anlamıyla uymayı taahhüt ederim.
İmzalayan
[çalışanın adı]
Tarih:
EK 6
İŞ ORTAKLARINA BİLDİRİM MEKTUBU:
NETAFIM'İN RÜŞVET VE YOLSUZLUKLA MÜCADELE POLİTİKASI
Alıcı:
(potansiyel veya mevcut iş ortağının adı)
İşbu belge ile, Netafim group'un ("Şirket"), hem kendisi hem de İş Ortakları için halihazırda mevcut rüşvet ve yolsuzluğa sıfır tolerans temel ilkesinin uygulanması, denetlenmesi ve uygulatılması ile ilgili daha ayrıntılı ve uygulamalı talimatlar ve yönergeler belirleyerek Şirket'in Davranış Kurallarını tamamlayan bir politikası olduğu duyurulur.
1.
Bu politikanın ana ilkeleri şunlardır:
Şirket, bir işi veya resmi eylemi etkilemek veya uygunsuz bir avantaj elde etmek veya elde tutmak amacıyla doğrudan veya dolaylı olarak (üçüncü bir taraf aracılığıyla) herhangi bir değerli şey veya Kolaylaştırma Ödemesi teklif edemez, vaat edemez, veremez veya kabul edemez.
Şirket, üçüncü tarafın politika ile yasaklanmış eylemleri gerçekleştirmiş olduğuna veya gerçekleştirebileceğine dair yüksek bir olasılık doğuran durumları biliyorsa veya bunların farkındaysa, bunu bilerek herhangi bir kişi veya kuruluşla ticari ilişkilere girmeyecektir.
Şirket, rüşvet ve yolsuzlukla mücadele ile ilgili yürürlükteki tüm kanunlara, yönetmeliklere ve sözleşmenin gerekliliklerine uyacaktır.
Şirket, rüşvet ve yolsuzluğa sıfır tolerans Politikasını Çalışanlarının dikkatine ve mevcut veya potansiyel İş Ortaklarının dikkatine sunacaktır.
Şirket, Çalışanları ve İş Ortakları ile birlikte yukarıdaki rüşvet ve yolsuzluğa sıfır tolerans ilkelerini uygulayacak, denetleyecek ve uygulatacaktır.
Saygılarımızla,
NETAFIM Group
Biz .......... (Şirketinşirketin adı) bu vesile ile yukarıdaki bildirimi aldığımızı ve okuduğumuzu ve Netafim'in hem kendisi hem de İş Ortakları için rüşvet ve yolsuzluğa karşı sıfır tolerans politikasının farkında olduğumuzu ve böyle bir politikanın sürdürülmesini sağlamak için tüm gerekliliklere uymayı kabul ederiz.
Adı:
Unvanı:
Tarih:
1
"İş Ortakları" temsilciler, aracılar, distribütörler, danışmanlar, ortak girişim ortakları, ortak yatırımcılar, temsilciler ve Şirket adına hareket etme ihtimali olan ve Şirketle olan ilişkisi kapsamında Devlet Görevlileri ile etkileşimde bulunma ihtimali olan, Şirketin bir iş ilişkisine girdiği veya girmeyi düşündüğü tüm üçüncü taraflar olarak tanımlanmaktadır.
Turkish to English: MAHKEME KARARI General field: Law/Patents
Source text - Turkish TÜRK MİLLETİ ADINA KARAR VERMEYE YETKİLİ
ESAS NO
KARAR NO
T.C. İSTANBUL ANADOLU 27. ASLİYE HUKUK MAHKEMESİ
GEREKÇELİ KARAR
KABUL
:
2018/192 Esas
:
2018/121
HAKİM
KATİP
:
Mustafa KIRMIZI 211878
:
Yasemin AKIN 126202
DAVACI
:DUYGU GÜLOĞLU-13475461900, Küçüksu Mah.
Asma Sk.
No:22J İç Kapı No:
1 Üsküdar/ İstanbul
VEKİLİ
:Av.
ERKAN ELYILDIRIM-Esentepe İrfan Baştuğ Cad.
İzzettin Çalışlar Sok.
48.Blok D:1 34394 Şişli/İstanbul
DAVALI
:
İÇİŞLERİ BAKANLIĞI ADINA KARTAL NÜFUS MÜDURLÜGÜ-Anadolu Adalet Sarayı Nüfus Müdürlüğü Temsilciliği Kartal/İstanbul
DAVA
DAVA TARİHİ
KARAR TARİHİ
:
Soyadı tashihi
:
24/04/2018
:
06/06/2018
KARARIN YAZILMA TARİHİ:
22/06/2018
Mahkememizde görülmekte bulunan soyadı tashihi davasının yapılan açık yargılamasının sonunda,
GEREĞİ DÜŞÜNÜLDÜ:
İDDİA:
Davacı vekili dava dilekçesinde, davacının soyadının nüfus kayıtlarında "Güloğlu" olarak kayıtlı olduğunu, ancak anne ve babasının boşanması durumunda çocuğun babasının soyadını taşıma zorunluluğu bulunduğunu, ancak bu durumun değiştiğini, davacının uzun yıllardır annesi ile birlikte yaşadığını, davacının annesinin soyadını kullanmak istediğini belirterek davacının "Güloğlu" olan soyadının "Çetinsaya" olarak değiştirilmesine karar verilmesini istemiştir.
SAVUNMA:
Davalı nüfus müdürlüğü temsilcisi duruşmada alınan beyanında, davacının soyadının değiştirilmesine kayden bir engel olmadığım beyan etmiştir.
DELİLLER, DELİLLERİN TARTIŞILMASI VE DEĞERLENDİRİLMESİ, HUKUKİ NEDENLER VE SONUÇ:
Mahkememizce davacının nüfus aile tablosu UYAP sisteminden alınarak, adı ve soyadının "Duygu Güloğlu" olarak nüfusa kayıtlı olduğu, davacının aranan şahıslardan olmadığı, adli sicil kaydının bulunmadığı, adının değiştirilmesine engel bir durum olmadığı tespit edilmiştir.
Dava, soyadın değiştirilmesi istemine ilişkindir.
TMK'nin 27. ve nüfus yasasının 46. maddelerine göre, bir kişinin ad veya soyadının değiştirilmesini isteyebilmesi için bu istemin haklı nedenlere dayanması gerekir.
Hangi hallerin haklı neden teşkil ettiği konusu, her davadaki özel koşullara göre mahkemece belirlenecektir.
1/2
UYAP Bilişim Sistemindeki bu dokümana http://vatandas.uyap.gov.tr adresinden 6SQQÍOY - 5KG Vjt+ - Sf Jg9yV - O+4Oy4— ile erişebilirsiniz.
http://vatandas.uyap.gov.tr
T.C.
İstanbul Anadolu 27. ASLİYE HUKUK MAHKEMESİ
Esas-Karar No:
2018/192
Esas
-
2018/121
Bu belirleme yapılırken objektif koşullardan çok, değiştirme isteminde bulunanın mahkemeye sunacağı özel nedenlerin dikkate alınması gerekir.
Bu kişiye özgü nedenler istemde bulunanın kişiliği, sosyal statüsü aile ilişkileri göz önünde bulundurularak hakim tarafından değerlendirilmelidir.
Ad ve soyadı kişiliğin ayrılmaz bir öğesidir.
Kişi, bunlarla anılır ve tanımlanır.
Ad veya soyadı niteliği gereği onu taşıyan kişi tarafından benimsendiğinde bir anlam taşır.
Adını benimsemeyen, kişiliği ile özdeşleştirmeyen kimsenin, adını değiştirmek istemesi en doğal hakkıdır.
Böyle bir durumda ad değiştirme istemlerini içeren davalarda, davacının tercih ve arzusunun ön planda tutulması gerekir.
TMK'nin öngördüğü "haklı neden" bu kapsam içinde değerlendirildiğinde hakimin bu konudaki takdiri ileri sürülen nedenin ve yeni alınmak istenen ad veya soyadının toplum değerlerine ve yasanın buyurucu kurallarına ters düşmeyen, özellikle başkalarına veya çevreye zarar vermeyen incitmeyen nitelikte bulunduğunun saptanması ile sınırlı olmalıdır.
Dosyamıza konu olayda davacının soyadı nüfus kayıtlarında "Güloğlu" olarak kaydedilmiş ise de; ailesinde ve sosyal çevresinde soyadının "Çetinsaya" olarak tanındığı, bu durum MK'nin 27. maddesi anlamında "haklı neden" kabul edildiğinden, davacının soyadının değiştirilmesine kayden bir engel bulunmadığından davanın kabulüne karar vermek gerekmiş ve aşağıdaki şekilde hüküm kurulmuştur.
HÜKÜM:
Yukarıda açıklanan nedenlerle;
Davanın KABULÜ ile,
İstanbul ili, Şişli ilçesi, Fulya Mahallesi/Köyü, Cilt No:9, Hane No:759, BSN:3'de nüfus kayıtlı, Bilal ve Neslihan kızı, 04/08/1990 doğumlu, 13475461900 TC kimlik numaralı Duygu Güloğlu'nun "GÜLOĞLU" olan soyadının İPTALİ ile soyadının "ÇETİNSAYA" olarak DEĞİŞTİRİLMESİNE ve bu şekilde nüfus kayıt ve tesciline,
Değişikliğin mahalli bir gazetede ilan edilmesine, ilan masrafının davacı tarafça karşılanmasına,
Yargılama giderinin davacı taraf üzerinde bırakılmasına,
Peşin alınan harcın mahsubu ile başkaca harç alınmasına yer olmadığına,
Davanın niteliği gereği davacı vekili lehine vekalet ücreti takdirine yer olmadığına,
HMK'nin 333. maddesi gereğince bakiye gider avansının karar kesinleştiğinde davacıya iadesine,
Davacı vekili ile davalı nüfus müdürlüğü temsilcisi Erkan Şen'in yüzlerine karşı, gerekçeli kararın taraflara tebliğinden itibaren iki hafta içinde İstanbul Bölge Adliye Mahkemesi'nin ilgili Hukuk Dairesine istinaf yolu açık olmak üzere verilen karar açıkça okunup usulen anlatıldı.
06/06/2018
Katip
126202
e-imza
Hakim
211878
e-imza
2/2
UYAPBüişân Sistemindeki ta dokümana fattprfvatandas.uyap.gov.tt adresinden 6SQQÍOY - 5KGVjt+ - SfJçj9yV - O+4Oy4= ile erişebilirsiniz.
т.с.
İSTANBULANADOLU 27. ASLİYE- HUKUK MAHKEMESİ
Esas No
:
2018/192
Karar No
:
2018/121
-
KESİNLEŞME ŞERHİ
-
Mahkememizden verilen işbu 06/06/2018 tarihli hüküm, davacı vekili tarafından 07/09/2018 tarihinde uyaptan öğrenilmiş, Davalı nüfus müdürlüğü temsilcisine 11/09/2018 tarihinde tebliğ edilmiş olup, "Tarafların Karara Karşı İstinaf Kanun Yoluna Başvurmaması Üzerine Kesinleşme" ile hükmün, 26/09/2018 tarihinde kesinleştiği tasdik olunur.
27/09/2018
Yazı İşleri Müdürü
69439
e-imza
Hakim
211878
e-imza
UYAP Bilişim Sistemindeki bu dokümana http://vataiidas.uyap.gov.tr adresinden fO9tGUW - OOfVTC^X - IGhlPbC - B8EqJUs ile erişebilirsiniz.
http://vataiidas.uyap.gov.tr
Translation - English AUTHORIZED TO MAKE DECISION ON BEHALF OF TURKISH NATION
DOCKET NO
DECISION NO
T.R. İSTANBUL ANATOLIAN 27TH CIVIL COURT OF FIRST INSTANCE
REASONED DECISION
ACCEPTANCE
:
2018/192 Docket
:
2018/121
JUDGE
CLERK
:
Mustafa KIRMIZI 211878
:
Yasemin AKIN 126202
PLAINTIFF
:DUYGU GÜLOĞLU-13475461900, Küçüksu Mah.
Asma Sk.
No:22J Interior Door No:
1 Üsküdar/ İstanbul
ATTORNEY
:Att.
ERKAN ELYILDIRIM-Esentepe İrfan Baştuğ Cad.
İzzettin Çalışlar Sok.
48.Blok D:1 34394 Şişli/İstanbul
DEFENDANT
:
ON BEHALF OF THE MINISTRY OF INTERIOR, KARTAL CIVIL REGISTRY OFFICE-Anatolian Justice Palace Civil Registry Office Agency Kartal/İstanbul
CASE
DATE OF LITIGATION
DATE OF DECISION
:
Surname correction
:
24/04/2018
:
06/06/2018
WRITTEN DATE OF DECISION:
22/06/2018
At the end of the open trial of the surname correction case heard in our court,
IT IS SO ORDERED:
ALLEGATION:
The attorney of the plaintiff stated in the petition that the surname of the plaintiff was registered as "Güloglu" in civil registry, but in case of divorce of the parents, the child has to bear the surname of his/her father, but this has changed, the plaintiff has lived with her mother for many years and plaintiff wants to use the surname of the her mother and he requested that the plaintiff's surname "Güloğlu" be changed to "Çetinsaya".
PLEA:
The representative of the defendant civil registry office stated in his/her statement that there was no obstacle to changing the plaintiff's surname.
EVIDENCE, DISCUSSION AND EVALUATION OF EVIDENCE, LEGAL REASONS AND CONCLUSION:
Plaintiff's identity register copy was taken from UYAP system by our court and it was determined that her name and surname were registered as Duygu Güloğlu in the civil registry, that the plaintiff was not among the wanted persons, that she has no criminal record and that there was no obstacle to changing her name.
The case is concerned with the request to change the surname.
According to article 27 of the Turkish Civil Code and article 46 of the law on population registration, such request must be justified in order for a person to ask for the change of his/her name or surname.
The court shall determine which cases constitute a just cause according to the specific circumstances in each case.
1/2
You can access this document in UYAP Information System at http://vatandas.uyap.gov.tr 6SQQÍOY - 5KG Vjt+ - Sf Jg9yV - O+4Oy4— .
http://vatandas.uyap.gov.tr
T.R.
İstanbul Anatolian 27TH CIVIL COURT OF FIRST INSTANCE
Docket-Decision No:
2018/192
Docket
-
2018/121
This determination should take into account the specific reasons that the person requesting the change will present to the court rather than objective conditions.
Specific reasons for this person should be assessed by the judge, taking into account the personality, social status and family relations of the claimant.
Name and surname is an integral element of personality.
The person is called and defined by them.
By nature, the name and surname has a meaning when adopted by the person who bears it.
It is the most natural right of a person who does not adopt his name, who does not identify it with his/her personality, to request the change of his/her name.
In such a case, the plaintiff's choice and desire should be prioritized in cases involving requests for name change.
When the just cause envisaged by Turkish Civil Code is considered within this scope, the discretion of the judge in this regard should be limited to the determination that the reason shown and the name or surname desired to be taken are not harmful to the values of the society and the mandatory rules of the law, which do not harm the others or the environment.
Although the surname of the plaintiff was recorded as "Güloğlu" in civil registry; since her surname in the family and social environment is recognized as Çetinsaya, and this is accepted as the “just cause” within the meaning of article 27 of the Civil Code, there was no obstacle to changing the surname of the plaintiff and it was decided to accept the case as follows.
DECISION:
For the reasons explained above;
Along with the ACCEPTANCE of the case, the decision regarding,
“CANCELLATION” of the surname of Duygu Güloğlu, registered in İstanbul Province, Şişli District, Fulya Neighborhood/Village, with Volume No:9, Section No:759, ISN:3, who is the daughter of Bilal and Neslihan, who was born on 04/08/1990, with T.R. identity number 13475461900 and CHANGE of her surname to “ÇETİNSAYA” and its registration in this way,
Announcement of the change in a local newspaper at plaintiff’s expense,
Placing the court expense on the plaintiff,
The fact that there is no room for the deduction of the pre-paid fee and charging other fees,
The fact that there is no room for the appraisal of attorney's fee in favor of the plaintiff's attorney as per the nature of the case,
Return of the balance of the advance payment to the plaintiff when the decision is finalized pursuant to article 33 of Code of Civil Procedure,
which can be appealed to Relevant Legal Department of İstanbul Regional Court of Justice within two weeks of the notification of the reasoned decision to the parties was clearly read and explained properly in the face of plantiff’s attorney and defendant civil registry office’s representative Erkan Şen.
06/06/2018
Clerk
126202
e-signature
Judge
211878
e-signature
2/2
You can access this document in UYAP Information System at 6SQQÍOY - 5KGVjt+ - SfJçj9yV - O+4Oy4= .
T.R.
İSTANBUL ANATOLIAN 27TH CIVIL COURT OF FIRST INSTANCE
Docket No
:
2018/192
Decision No
:
2018/121
-
FINALIZATION STATEMENT
-
This decision dated 06/06/2018, which was made by our court, was learned from uyap on 07/09/2018 by the attorney of the plaintiff and was notified to the representative of the defendant civil registry office on 11/09/2018, and the provision is confirmed to be final on 26/09/2018 with “Finalization Due to the Failure of the Parties to Appeal Against The Decision”
27/09/2018
Editor in Chief
69439
e-signature
Judge
211878
e-signature
You can access this document in UYAP Information System at http://vataiidas.uyap.gov.tr fO9tGUW - OOfVTC^X - IGhlPbC - B8EqJUs.
http://vataiidas.uyap.gov.tr
Turkish to English: HİZMET TEKNİK ŞARTNAMESİ General field: Tech/Engineering
Source text - Turkish HİZMET TEKNİK ŞARTNAMESİ
SZ-RIH-BRS-005-00 sayılı Bursa Entegre Sağlık Kampüsü Laboratuvar Hizmetleri Alım Sözleşmesi’nde (bundan böyle “Sözleşme” olarak anılacaktır) bahsi geçen EK 2: Hizmet Teknik Şartnamesi’dir.
İşbu EK 2: Hizmet Teknik Şartnamesi, Genel Hizmet Şartları ve Özel Hizmet Şartları’ndan oluşmaktadır.
HİZMET SAĞLAYICI, gerek Genel Hizmet Şartları’nı gerekse Özel Hizmet Şartları’nı işbu Şartname kapsamında belirlenen kurallar çerçevesinde yerine getirmekle yükümlüdür.
Bu kurallar içerisinde Hizmetler’in yürütülmesini etkileyen ve/veya önceden tahmin edilmesi mümkün olmayan durumlarda İŞLETMECİ ve HİZMET SAĞLAYICI arasında yapılacak mutabakatla revize edilebilir.
BÖLÜM A
-
TANIMLAR
İşbu EK 2: Hizmet Teknik Şartnamesi’nde yer alan ancak açıkça tanımlanmamış terimler Sözleşme’de (Sözleşme’de tanımlanmamış olmaları halinde ise Sözleşme’nin diğer eklerinde) kendilerine verilen anlamları haiz olacaktır.
İşbu EK 2: Hizmet Teknik Şartnamesi’nde yer alan aşağıda tanımlanmış terim ve ifadeler, işbu Hizmet Teknik Şartnamesi’nde içerik aksini gerektirmedikçe, aşağıda karşılarında verilen anlamları haiz olacaktır:
“İdare”
Türkiye Cumhuriyeti Sağlık Bakanlığı’nı ve tüm bağlı birim ve organizasyonlarını ifade eder.
“İdari Personel”
Yönetsel erke (yetki, güç) sahip idare personelini ifade eder.
“İdare Personeli”
Sağlık Bakanlığı tarafından Hastane’de görevlendirilen personeli ifade eder.
“Sarf Malzemeleri”
Herhangi bir EKİPMAN’ın kullanılması için veya Hizmet’in yürütülmesi sırasında gereken ve bu esnada sarf olan veya belli bir sürede veya kullanımda ömrü biten ve işbu Laboratuvar Teknik Hizmetler Şartnamesinde belirtilen özelliklere haiz her türlü tüketim malzemelerini ifade eder.
“Acil”
Önemli bir hasara veya karışıklığa neden olacak boyutta ciddiyet taşıyan veya insan hayatını tehdit edici unsurları olan herhangi bir olay veya böyle bir olayın bertaraf edilmesi için gerekli olan bir hizmet talebi anlamındadır;
“Atık”
Her biri Atık Yönetimi Şartnamesi’nde tanımlanmış olan gizli atıklar, klinik-dışı atıklar, geri dönüştürülebilir atıklar, klinik atıklar ve özel tehlikeli atıklar anlamındadır.
“Düzeltme Süresi”
Herhangi bir Hizmet Eksikliği’nin ortaya çıkması halinde söz konusu Hizmet Eksikliği’nin BDTY sistemine bildirilmesinden itibaren başlayıp işbu EK 2’de ilgili Performans Parametresi için belirtilen hizmet düzeltme süresi sonuna kadar geçen zamanı ifade etmekte olup;
bu süre içerisinde HİZMET SAĞLAYICI’nın,
a)
İyi İşletmecilik Uygulamaları gibi kabul edilebilir metotları uygulayarak tüm fonksiyonel imkanları eski haline getirmesi ve gerekli tüm kriterleri, tüm Sağlık ve Güvenlik standartlarını ve İdare Uygulamaları karşılayacak şekilde Hizmet Eksiklikleri’ni düzeltmesi;
b)
gerekli olabilecek herhangi bir testi uygulaması;
c)
gerekli hallerde İŞLETMECİ’nin gelişmelerden veya muhtemel gecikmelerden haberdar edilmesini sağlaması;
d)
Hizmetler’in ifasında ve fonksiyonel birimlerin işletilmesinde meydana gelen kesintiyi asgari düzeye indirmesi;
e)
düzeltilecek işin diğer bir fonksiyonel birimi veya Hizmet’i, özellikle Tıbbi Hizmet sunumunu kesintiye uğratacak şekilde etkilemesi halinde İŞLETMECİ’yi durumdan haberdar ederek durumu düzeltmesi gereklidir;
“Düzenli”
İşletimle ilgili önemli sorunlara yol açmayan ve öncelikli risk bir hizmet talebi ve/veya uygulaması anlamındadır;
“Ekipman”
Laboratuvar Hizmetler’in yerine getirilebilmesi için gerekli veya yararlı olan her türlü malzeme, teçhizat, cihaz, donanım, yazılım, lisans, destek ürünü, ana ürün, yan ürün, ilave ürün vb ekipman ile Sözleşme ve eklerinde açıkça belirtilmemiş olsa bile bu ekipmanların Standart Performanslarını karşılayabilmeleri ve kendilerinden beklenen fonksiyonları yerine getirebilmeleri için ve dahi işbu şartnamede belirtilmiş olan hususları da içeren tüm aksesuarları, yardımcı üniteleri, yazılımı (her türlü yazılım güncellemeleri (update) ve yükseltmeleri (upgrade) dahil) ve diğer bilumum ilişkili parça ve malzemeleri ifade eder.
“Geçici Onarım”
Etkilenen Alan(lar)daki tüm Kullanılabilirlik Koşulları dahil olmak üzere, güvenliği ve işlevselliği sağlamak anlamına gelmektedir;
"Hizmet Hatası”
HİZMET SAĞLAYICI’nın, işbu Şartname’de belirtilen Genel Hizmet Şartları’na veya Özel Hizmet Şartları’na uygun hareket etmemiş olması anlamındadır;
“Alt Yüklenici”
Sözleşme’nin 4’üncü maddesinde kendisine verilen anlamı ifade eder.
“Hizmet Standartları”
İşbu Hizmet Şartları’nda her bir Hizmet’e karşılık gelen standart anlamındadır.
Bu standartlar, kaliteye veya süreye bağlı olabilir;
“Hizmet Yanıt Süresi”
Herhangi bir Hizmet Eksikliği’nin ortaya çıkması halinde söz konusu Hizmet Eksikliği’nin Yardım Masası’na bildirilmesinden ve/veya İdare Temsilcisi yahut İŞLETMECİ tarafından doğrudan HİZMET SAĞLAYICI’ya yazılı olarak bildiriminden (hangisi daha önce gerçekleşir ise) itibaren başlayan ve işbu EK 2’de ilgili Performans Parametresi için belirtilen Hizmet Yanıt Süresi sonunda veya HİZMET SAĞLAYICI tarafından bu süreden önce yanıt verilmesi ile sona eren süreyi ifade etmekte olup, HİZMET SAĞLAYICI bu süre içerisinde, a) sorunun niteliğini, yerini ve nedenini belirlemek ve gerekirse mahale nezaret etmek; b) durumu değerlendirme konusunda gereken yeterlilik, deneyim ve sorumluluğa sahip olup makul sınırlar içerisinde kalmak kaydıyla gerekli her türlü işlemi yerine getirmeye veya bu hususta izin vermeye yetkili bir şahsı görevlendirmek; c) işlevsel kısmın emniyetli ve güvenli olması için gereken tüm işlemleri yerine getirerek sağlık ve güvenlik gerekliliklerinin tümünü asgari boyutta da olsa karşılamak; d) gerektiğinde, soruna dair bir değerlendirmeyi, alınan işlemleri, zaman ölçeği çerçevesinde gereken her türlü çalışmanın ayrıntılarını ve bunların ilişkili fonksiyonel birim veya Hizmetler üzerindeki olası sınırlamaları İŞLETMECİ’ye bildirmekle yükümlüdür;
“Hizmetler”
Sözleşme’nin 4. Maddesi kapsamında kendisine verilen anlamı ifade eder.
“İdare Uygulamaları”
İDARE tarafından belirlenen, belirli zamanlarda değiştirilen İdare’nin uygulamaları anlamındadır.
HİZMET SAĞLAYICI, İdare Uygulamalar’a her zaman uyacaktır.
“Derhal”
Hızla müdahale edilmemesi halinde işletim sorunlarına yol açabilecek veya düzeltilmemesi halinde Acil durumun ortaya çıkmasına neden olabilecek herhangi bir olay veya düzeltilmemesi halinde ortaya çıkabilecek işletim problemlerini veya Acil bir durumu bertaraf etmek üzere hızla müdahale edilmesi gereken bir hizmet talebi anlamındadır;
“İyi İşletmecilik Uygulamaları”
Hukuka uygun standart, uygulama, yöntem ve prosedürleri kullanmak ve aynı veya benzer koşullar altında benzer bir taahhüde giren uzman ve deneyimli bir kimseden makul ve olağan şekilde beklenecek beceri, dikkat, tedbir, basiret ve öngörü doğrusunda hareket etmek anlamındadır;
“İzleme Yöntemi”
HİZMET SAĞLAYICI’nın, işbu Hizmet Şartları’na uyup uymadığını ölçmek için kullanılan yöntem veya süreç anlamındadır;
“Kilit Kullanıcılar”
Hizmet sunumunda doğrudan etkilenen şahıslar anlamındadır;
“ Tıbbi Atık”
Kısmen veya tamamen a) insan veya hayvan dokusu; (b) kan veya diğer vücut sıvıları; (c) dışkılar; (d) ilaçlar veya diğer farmasötik ürünler; e) pansumanlar ve sargılar; f) şırıngalar, iğneler veya diğer kesici aletlerden oluşan ve emniyetli hale getirilmemeleri halinde temas eden kişi bakımından tehlikeli olabilecek her türlü atık ile tıbbi hizmetler, hastabakıcılık, dental, farmakolojik veya benzer uygulamalardan, araştırma, tedavi, bakım, eğitim çalışmalarından veya kan nakli için kan alınmasından doğan ve temas ettiği kişinin enfekte olmasına sebebiyet verebilecek diğer atıklar anlamındadır;
“Evsel Klinik-dışı Atık”
Tıbbi ve tehlikeli Atık sınıfına girmeyen diğer Atık’ları ifade eder;
“Tehlikeli Atık”
Hizmet sunumunda ortaya çıkan ve mevzuat gereğince bu sınıfta belirlenen atıklardır;
“Kontaminasyon”
Her türlü kimyasal, biyolojik veya endüstriyel, radyoaktif, tehlikeli veya toksik maddeler, su veya artık dahil (katı, yarı-katı, sıvı, gaz veya buhar halinde olabilecek) her türlü kirlenme veya bulaşmaya yol açan durumlardır;
“Kurulum”
HİZMET SAĞLAYICI’nın Sözleşme uyarınca sağlayacağı ve/veya bakımını yapacağı EKİPMAN veya teçhizatın hizmete hazır hale getirilmesidir;
“Özel Hizmet Şartları”
İşbu Ek 2’de Bölüm C altında düzenlenen gereklilikleri ve şartları ifade eder;
“Ödünç Malzemeler”
HİZMET SAĞLAYICI’nın veya bir klinik uzmanın talebi üzerine belirli bir prosedürü yerine getirmek için HİZMET SAĞLAYICI’ya, İŞLETMECİ’ye veya İDARE’ye ödünç verilen Yeniden Kullanılabilir Tıbbi Cihazları;
“Paketler (sterilizasyon)”
İDARE’nin gerekli gördüğü çeşitli tipte ve sayıda çok kullanımlık Tıbbi Cihaz’ı ve Tıbbi Cihaz setleri anlamına gelmektedir;
“Performans Parametresi”
HİZMET SAĞLAYICI’nın, işbu Laboratuvar Hizmetleri Teknik Şartnamesi’nde her bir Hizmet kalemi için belirlenen Genel Hizmet Şartları’na ve Özel Hizmet Şartları ve Özel Teknik Şartlarına uygun hareket etmesi için gerçekleştirmesi gereken, gerçekleştirilememesi durumunda cezai yaptırımlara yol açacak performans seviyesi anlamına gelir.
“Personel”/“Hizmet Sağlayıcı Personeli”
HİZMET SAĞLAYICI tarafından veya herhangi bir Alt Yüklenici tarafından Saha’da veya Hastane’de çalıştırılan yahut görevlendirilen her türlü kişiyi ifade eder;
“Hastane”
Sözleşme’nin 4’üncü maddesinde kendisine verilen anlamı ifade eder.
“Yeniden Kullanılabilir Tıbbi Cihaz”
“Yeniden Kullanılabilir Sarf Malzemesi”
Yeniden işleme talimatları kaydedilmiş olan birden fazla kullanım bölümü için güvenli bir biçimde işlenebilen bir cihazı ifade eder;
Yürürlükteki mevzuat uyarınca ve Enfeksiyon Kontrol Komitesi’nin uygun gördüğü şekilde steril edilen ve tekrar kullanabilen sarf malzemesi
“Sıfır Cihaz”
Üretim tarihinden itibaren kurulumunun başlayacağı tarihe kadar 12 (oniki) aydan daha az süre geçmiş ve kullanılmamış malzeme ve ekipmanları ifade eder.
BÖLÜM B- GENEL HİZMET ŞARTLARI
Liderlik
1.1
HİZMET SAĞLAYICI:
Hizmetler’e ilişkin olarak uygulamaya koyduğu yönetim yapısını, sorumlulukları ve iletişim yöntemlerini Hizmet başlangıcı öncesinde İŞLETMECİ’ye bildirir.
Sözleşme Süresi’nce yapı, sorumluluk ve iletişim araçlarında meydana gelecek olası değişiklikleri İŞLETMECİ’ye bildirir.
Hizmet başlangıcından en az 1 (bir) ay öncesinde, kendi yönetim ekibi ile İŞLETMECİ’nin yönetim ekibi arasında düzenlenecek bir dizi aylık toplantıya ilişkin düzenli aylık irtibat faaliyetinin sağlanması için bir prosedür geliştirip uygulayarak Hizmet sunumunu kolaylaştıracak ve İŞLETMECİ’nin münferit departmanlarının günlük özel gereksinimleri hakkında İŞLETMECİ’yi haberdar eder.
HİZMET SAĞLAYICI’nın, İŞLETMECİ ile mutabık kalarak, istisna raporlama ve yönetim bilgilendirme raporlama sistemi geliştirmesi gerekmektedir.
Tüm Hizmetler’de eşyanın ve emtianın korunmasını sağlayacak ve İŞLETMECİ’yle yazılı olarak mutabık kalınmış olan sistemin uygulanmasını ve kontrollerin gerçekleştirilmesini sağlayacak ve uygun kayıtların, maliyeti kendine ait olmak üzere saklanıp denetime hazır bulundurulmasını temin edecektir.
HİZMET SAĞLAYICI, Hizmetler’in sunumuna ilişkin yönetim raporları şeklinde kapsamlı bir kontrol sistemini uygulayacak ve söz konusu raporları talep üzerine İŞLETMECİ’ye sunacaktır.
HİZMET SAĞLAYICI aylık Hizmet raporları’nın mutabık kalınan şekil ve kalitede, Özel Hizmet Şartları’nda aksi belirtilmedikçe herbir Sözleşme Ayı’nın sonundan itibaren 2 (iki) İş Günü’ne kadar İŞLETMECİ’ye teslim edecektir.
Hizmetler’in her birini analiz edecek; her bir Hizmet’le ilgili olarak, Hizmetler’deki veya Yöntem Beyanları’ndaki değişiklik tekliflerinin, bu değişikliklerin muhtemel etkilerinin, finansal sonuçlarının, bu değişikliklerin zamanlamasının getirdiği etkilerin ve diğer hususların ayrıntılarını ortaya koyan bir program hazırlar ve İŞLETMECİ’ye sunar.
HİZMET SAĞLAYICI’nın, tehlike arz ettiğini düşündüğü herhangi bir konuda İŞLETMECİ’yi bilgilendirme konusunda özen yükümlülüğü altında olacak; tüm tehlike uyarılarının ve güvenlik işlemi duyurularının İŞLETMECİ’ye ve Hastane’de çalışan personele iletilmesini sağlayacak sistemler tesis edecek ve masrafları HİZMET SAĞLAYICI’ya ait olmak üzere uygun işlemlerin merkezi olarak yerine getirilip kayda alınmasını sağlayacaktır.
HİZMET SAĞLAYICI, Hizmetleri’nden kaynaklanan atıkları İŞLETMECİ tarafından hazırlanacak ve HİZMET SAĞLAYICI’ya verilecek olan Yöntem Beyanları’na veya İŞLETMECİ tarafından onaylanacak yöntemlere uygun olarak, gerekebilecek her türlü nötrolizasyon işlemini de kendi sorumluluğu dâhilinde yerine getirerek, güvenli bir biçimde belirlenen toplama yerlerine koyacaktır.
Genel ve Özel Hizmet şartlarının yerine getirilmesinde her bir hizmet ve vardiya için ayrı olmak kaydıyla HİZMET SAĞLAYICI, kendi çalışanları arasında hizmet konusuyla sınırlı kalmak kaydıyla temsil yetkisi verecektir.
HİZMET SAĞLAYICI bu Sözleşme kapsamında hizmet satın almayı tercih ettiği Alt Yükleniciler’in Sözleşmeye aykırı davranışlarının akdi ve hukuki sonuçlarından söz konusu davranışlar kendisi tarafından gerçekleştirilmiş gibi sorumludur.
1.2
Performans Takibi
Özel Hizmet Şartları içerisinde tanımlanan her bir Hizmet Şartı’na ait olmak üzere, HİZMET SAĞLAYICI’nın Hizmet’i gereken standartlarda sunup sunmadığını tespit etmek için kullanılan kriterleri tarif eden bir Performans Parametresi mevcuttur.
Performans Parametreleri, tablo halinde her bir Özel Hizmet Şartlarının sonunda yer almaktadır.
HİZMET SAĞLAYICI, potansiyel Hizmet Hatalarını bildiren bir liste sağlayacaktır ve bu listeye HİZMET SAĞLAYICI performansını değerlendirme amacıyla Genel Hizmet Şartları (referansı "G" olacaktır) veya Özel Hizmet Şartları (referansı "S" olacaktır) içerisinden bir referansı dâhil edilecektir.
Tüm Performans Parametreleri, başarılı veya başarısız esası üzerinden değerlendirilecektir.
Her bir Performans Parametresi için, bir Hizmet Hatası’na ya da Hizmet talebine cevap veren tanımlanmış bir Hizmet Yanıt Süresi ile Hizmet Hatasını giderebilmek ya da Hizmet talebini karşılamak için gerekli düzeltici eylemlerin gerçekleştirileceği gerekli Hizmet Düzeltme Süresi bulunmaktadır.
Yanıt ve Hizmet Düzeltme Süreleri, BDTY Sistemi’ne yapılan başvurudan itibaren başlar.
Her bir Performans Parametresi’ne, bu parametrenin performansının ölçüleceği süreyi belirtilen bir süre (“Performans İzleme Süresi”) tahsis edilmiştir.
Performans İzleme Süreleri aşağıdaki şekilde özetlenebilir:
Tablo 1- Performans İzleme Süreleri
Performans İzleme Süresi
Sıklık
O
Bir Kez
HTÜ
Hizmet Talebi Üzerine
G
Günlük
H
Haftalık
A
Aylık
Ü
Üç ayda bir
AA
Altı ayda bir
Y
Yılda bir
Her bir Performans Parametresi’ne, parametrenin ölçülebileceği şekli tarif eden bir İzleme Yöntemi de tahsis edilmiştir.
Yöntemler bu nedenle aşağıdaki şekilde özetlenebilir:
Tablo 2- İzleme Yöntemleri
İzleme Yöntemi
Açıklama/ Kaynak
1
İDARE/İŞLETMECİ/HİZMET SAĞLAYICI, BDTY Sistemi’ne rapor eder; BDTY Sistemi kaydeder,
2
Mutabık kalınan Yöntem Beyanları’yla kıyaslama,
3
Kabul edilen kriterlerle (kıyaslama noktaları) kıyaslama (raporların biçimine vb. hususlara uygulanır),
4
HİZMET SAĞLAYICI’nın kendi kendini izlemesi (Performans İzleme Programı’na uygun şekilde),
5
HİZMET SAĞLAYICI’nın görev listelerinin ve diğer işletme kayıtlarında yer alan bilgilerin analizi,
6
Kullanıcı memnuniyeti araştırmaları (idare personeli, HİZMET SAĞLAYICI Personeli ziyaretçiler ve hastalar),
7
İlgili kamu kurum ve kuruluşların incelemesi/ raporları,
8
İDARE/İŞLETMECİ denetimi (şikâyetlerin analizi, rasgele ziyaretler, HİZMET SAĞLAYICI verilerini doğrulama kontrolleri, bilinçli test etme vb),
Herhangi bir Hizmet ile ilgili olarak, herhangi bir ayda HİZMET SAĞLAYICI’ya aşağıdaki tabloda ilgili Hizmete karşılık olarak listelenen Yazılı İhtar için gereken Hizmet Hata Puanı’ndan daha fazla Hizmet Hata Puan’ı verilmesi halinde, İŞLETMECİ HİZMET SAĞLAYICI’ya yazılı bir ihbarda bulunacaktır.
HİZMET SAĞLAYICI’nın herhangi bir Hizmete ilişkin olarak herhangi bir 3 (üç) ay içerisinde 3 (üç) veya daha fazla yazılı ihtar alması halinde, İŞLETMECİ, HİZMET SAĞLAYICI’ya yazılı bildirimde bulunarak HİZMET SAĞLAYICI’nın performansının İDARE veya İŞLETMECİ (İdare’nin takdirine bağlı olmak üzere) tarafından izlenme derecesini artırabilir.
Tablo 3:
Laboratuvar Hizmetleri Hata Puanları Tablosu
Toplam Azami Hata Puanı (6 Aylık)
Toplam Azami Hata Puanı (Aylık)
Yazılı İhtar İçin Gereken Hata Puanı (Aylık)
Bursa Entegre Sağlık Kampüsü
56.896
9.483
4.741
1.3
Aylık Raporlama
HİZMET SAĞLAYICI, Aylık Rapor hazırlayacak ve Sözleşme Ayı bitimini müteakip 2 (iki) İş Günü içerisinde İŞLETMECİ’ye teslim edecektir.
Aylık Rapor, Sözleşme Ayı’nın sona ermesinin hemen ardından aşağıdaki bilgileri içerecektir:
Performans İzleme Programı’na uygun şekilde gerçekleştirilen izleme ve bulguların özeti;
Hizmet Yanıt Süreleri / Hizmet Düzeltme Süreleri ve çözüme kavuşturulanlar da dahil olmak üzere Sözleşme Ayı içerisinde BDTY Sistemi’ne rapor edilen tüm vakaların özeti;
Tüm çözüme kavuşturulamayan olayların ve kalite bakımından çözüme kavuşturulamayan olayların bir özeti;
Etkilenen fonksiyonel birimler;
Herhangi bir fonksiyonel birimde zamanında düzeltilmeyen herhangi bir çözüme kavuşturulamayan olayın saat olarak süresi, başlangıç tarihi ve saati ile sona erme tarihi ve saati;
Miktara ilişkin veriler (örneğin tüketilen enerji)
Hizmet Ödemesi’nde yapılması gereken miktara bağlı tüm düzenlemeler;
Hizmet Ödemesi’nden çözüme kavuşturulamayan olaylar ve kalite bakımından çözüme kavuşturulamayan olaylar nedeniyle yapılacak kesintiler; Hizmet Hataları’na ilişkin Hizmet Ödemesi’nden yapılacak kesintiler;
Hizmet Hataları’na ilişkin günlük olarak verilecek Hizmet Hata Puanları’nın (HHP) sayısı.
Raporun bu kısmı, son 6 (altı) ayın toplamını da göstermeli, ayrıca söz konusu dönemde 6 (altı) ay toplamının HHP eşiğini geçtiği herhangi bir günü de vurgulamalıdır.
Herhangi bir şüpheye mahal bırakmamak bakımından belirtmek gerekir ki tüm raporlarda, her bir Hizmet Hatası’nın gerçekleştiği alan/fonksiyonel alan ve/veya Hizmet açık bir şekilde tanımlanmalıdır.
1.4
Liderlik Performans Parametreleri
Ref
Parametre
Önem Derecesi
Hizmet Yanıt Süresi
Hizmet Düzeltme Süresi
Performans İzleme Süresi
İzleme Yöntemi
Hizmet Yanıt Süresi
HYS
Hizmet Düzeltme Süresi
HDS
1.1a
Yönetim yapısı, HİZMET SAĞLAYICI’nın Teklifi’ne göre tesis edilmiş olup uygun şekilde işletilmektedir.
Düşük
7 Gün
15 Gün
Aylık (A)
2, 4, 5, 8
Düzenli
Düzenli
1.1b
HİZMET SAĞLAYICI’nın Uygun Personeli, İŞLETMECİ’nin talebi halinde, İDARE ile İŞLETMECİ arasında gerçekleştirilen aylık toplantılara katılacaktır.
İDARE ile mutabık kalınan şekilde bilgiler İŞLETMECİ ve İDARE’ye aktarılmaktadır.
Düşük
4 Gün
2 Hafta
Aylık (A)
2, 4, 5, 8
Planlanmış
Planlanmış
1.1c
Eşyanın, malların ve diğer emtianın korunması amacıyla tanımlanan tüm sistem ve kontroller uygulama halindedir.
Düşük
1 Hafta
1 Hafta
Aylık (A)
1,2, 4, 5, 8
Düzenli
Düzenli
1.1d
Her bir Sözleşme Ayı’nın dönümünden itibaren 2 (iki) İş Günü içerisinde, kabul edilen biçim ve nitelikte hazırlanan aylık Hizmet yönetim raporları İŞLETMECİ’ye teslim edilecektir.
Düşük
1 Gün
15 Gün
Aylık (A)
2, 3, 4, 5, 8
Düzenli
Düzenli
1.1e
Hizmetler’in her birini analiz edecek; her bir Hizmet’le ilgili olarak, Hizmetler’deki veya Yöntem Beyanları’ndaki değişiklik tekliflerinin, bu değişikliklerin muhtemel etkilerinin, finansal sonuçlarının, bu değişikliklerin zamanlamasının getirdiği etkilerin, İDARE’nin görevlerini yerine getirebilme yetisinin ve İŞLETMECİ’nin talebi doğrultusunda isteyebileceği diğer hususların ayrıntılarını ortaya koyan bir program hazırlar.
Düşük
5 Gün
5 Gün
Aylık (A)
2, 3, 4, 5, 8
Planlanmış
Planlanmış
1.1f
İdare’nin, harici ve dahili halkla ilişkileri için gerekli bilgiler, kabul edilen biçimde, kalitede ve zamanda, ilgili kişiye verilmektedir.
Düşük
5 Gün
10 Gün
Aylık (A)
1, 2, 3, 4, 5, 8
Düzenli
Düzenli
1.1g
HİZMET SAĞLAYICI’nın, tehlike arz ettiğini düşündüğü herhangi bir konuda İDARE’yi ve İŞLETMECİ’yi bilgilendirme konusunda özen yükümlülüğü altında olacak; tüm tehlike uyarılarının ve güvenlik işlemi duyurularının İDARE’ye, İŞLETMECİ’ye ve Hastane’de çalışan personele iletilmesini sağlayacak sistemler tesis edecek ve masrafları HİZMET SAĞLAYICI’ye ait olmak üzere uygun işlemlerin merkezi olarak yerine getirilip kayda alınmasını sağlayacaktır.
HİZMET SAĞLAYICI, Hizmetleri’nden kaynaklanan atıkları İŞLETMECİ tarafından hazırlanacak ve HİZMET SAĞLAYICI’ya verilecek olan Yöntem Beyanları’na veya İŞLETMECİ tarafından onaylanacak yöntemlere uygun olarak, gerekebilecek her türlü nötrolizasyon işlemini de kendi sorumluluğu dahilinde yerine getirerek, güvenli bir biçimde belirlenen toplama yerlerine koyacaktır.
Orta
2 Gün
7 Gün
Aylık (A)
1,2, 3, 4, 5, 7, 8
Düzenli
Derhal
1.2
Tehlike güvenlik uyarıları ve güvenli eylem bülten duyuruları, İDARE ve İŞLETMECİ ile mutabık kalınan zaman çizelgelerinde uygun şekilde uygulanmakta ve izlenmektedir.
Düşük
10 Gün
20 Gün
Hizmet Talebi Üzerine (HTÜ))
1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8
Derhal
Derhal
1.3
Aylık Rapor mutabık kalınan biçim ve nitelikte, her bir Sözleşme Ayı bitimini takiben 2 (iki) İş Günü içerisinde İŞLETMECİ’ye sunulmaktadır.
Yüksek
3 Gün
7 Gün
Aylık (A)
2, 3, 4, 8
Düzenli
Derhal
Personel ve Gelişimi
2.1
Hizmet Şartları
HİZMET SAĞLAYICI, Hizmetler’in her zaman ve her bakımdan Genel ve Özel Hizmet Şartları’na uygun bir şekilde sunulmasını sağlamak için yeterli sayıda kalifiye (yetkin, yetenekli) personel istihdam edecektir.
HİZMET SAĞLAYICI, tatiller ve çalışanların işe nezaret edememesi halinde Hizmet Şartları’nı karşılamaya yetecek yeterli sayıda yedek personelin bulunmasını sağlayacaktır.
2.2 İşe Alma
2.2.1
HİZMET SAĞLAYICI Personeli, gerekli olması halinde, İdare Uygulamaları’na uygun şekilde işe alınma öncesinde sağlık kontrolünden geçirilecektir.
2.3
Eğitim ve Oryantasyon
2.3.1
HİZMET SAĞLAYICI, tüm Personel için, İŞLETMECİ ile mutabık kalınan bir formatta etkili ve kapsamlı kişisel eğitim kaydı tutacaktır.
2.3.2
HİZMET SAĞLAYICI, HİZMET SAĞLAYICI Personeli için uygun bir oryantasyon programı hazırlayıp uygulayacaktır.
Bu programın içeriği ve sunum tarzı, yıllık olarak (ve koşullarda herhangi bir değişiklik meydana gelmesi durumunda) İdare tarafından onaylanacaktır.
Programda asgari olarak madde 5’ de belirtilen kalemler yer alacaktır.
2.3.3
HİZMET SAĞLAYICI, Hizmet sunumunda yer alacak tüm yeni HİZMET SAĞLAYICI Personeli’nin işe alınıp çalışmalarına başlamadan önce Giriş Programı’ndan geçmesini sağlayacaktır.
Herhangi bir eğitimin İDARE’nin veya İŞLETMECİ’nin faaliyetleri üzerinde etkisi olması ihtimali varsa, bu eğitim İDARE veya İŞLETMECİ ile programlanmalı ve kararlaştırılmalıdır.
2.3.4
2.3.6
HİZMET SAĞLAYICI, Hizmet sunumuyla görevli tüm Personel’in, aşağıdaki konular bakımından her zaman için uygun ve yeterli şekilde bilgilendirilip, eğitimden geçmelerini (mümkünse kesintisiz mesleki gelişim programına ait olanlar da dahil) sağlayacaktır:
İlgili Personelin yerine getirmesi gereken görev;
İşbu Hizmet Şartları’nın ifa edilecek görevlere ilişkin tüm hükümleri;
İlgili durumlarda Hizmetler’e ilişkin daimi talimat ve prosedürler;
İşyerindeki ilgili tüm kural, ilke ve prosedürlerin yanı sıra diğer zorunlu ve kanuni tüm gereklilikler;
Yangınla ilgili tüm önlem ve prosedürler;
Personelin her zaman nazik ve düşünceli ve gizlilik koşullarına uygun şekilde davranması gereği;
Zorunlu standart ve şartlara uygun şekilde Hastane içerisinde enerji kullanımı ve kaynak verimliliğinin geliştirilmesi.
Mevzuat gereğince verilmesi gereken diğer eğitimler.
HİZMET SAĞLAYICI, Personel’in belirli zamanlarda verilecek, İDARE ve İŞLETMECİ tarafından programı belirlenen bir şekilde, katılımı zorunlu İdari eğitime katılmasına izin verecektir.
İŞLETMECİ eğitim programlarını uygun gördüğü zamanlarda HİZMET SAĞLAYICI’ya bildirecektir.
HİZMET SAĞLAYICI, masrafları kendine ait olmak üzere, mevcut Personel’in yerini alabilecek uygun eğitimden geçmiş Personel’in de bulunmasını sağlayarak Hizmet sunumu seviye veya kalitesinden hiçbir şekilde ödün vermeyecektir.
2.3.7
HİZMET SAĞLAYICI, HİZMET SAĞLAYICI Personeline Hizmetler uyarınca yerine getirdikleri görevlerin niteliği bakımından, İDARE ve İŞLETMECİ’nin daimi talimat ve prosedürlerine uygun şekilde, Tetanoz ve Hepatit B aşıları da dahil olmak üzere aşı olmaları yönünde teklifte bulunulmasını temin edecektir.
2.4
İnsan Kaynakları Konuları
2.4.1
HİZMET SAĞLAYICI, Özel Hizmet Şartları’nda belirtilen görevleri yerine getirmek için:
HİZMET SAĞLAYICI Personelinin, uygun üniformaları ve (gereken hallerde koruyucu giysiler ve ayakkabılar da dahil olmak üzere) iş giysileri içerisinde ilgili mevzuatça belirlenen uygun, düzgün görünüşlü ve bakımlı şekilde giyinmelerini, üstlendikleri görevlerin gerektirdiği kişisel hijyen kurallarına uymalarını ve Hastane’de çalışırken her daim yaka kimlik kartlarını takmalarını sağlar;
İdari Personel’in, hastaların veya ziyaretçilerin sağlığını ve/ veya güvenliğini tehlikeye atacak herhangi bir hastalık geçiren Personele ilişkin olarak İŞLETMECİ’ye yapılacak raporlamaya ve bu tür bir hastalık geçiren bir şahısla bilerek temas kurmuş personelin belirlenmesine dair prosedürler geliştirip uygulayacaktır.
Şüpheye mahal vermeyecek şekilde, Sağlık Bakanlığı ilgili biriminin yüksek riskli olarak kabul ettiği ülkelerdeki seyahatlerinden yakın zamanda dönmüş Personel bu kapsamada değerlendirilir.
HİZMET SAĞLAYICI, bu hallerde İdare Uygulamaları’na uygun şekilde hareket eder.
Personel memnuniyet düzeyini, (Ulusal ve uluslararası belirlenmiş standartlara uygun ), tüm HİZMET SAĞLAYICI Personeline yönelik olarak 6 (altı) ayda bir düzenlenecek personel memnuniyeti anketlerinde, personel memnuniyet oranının % 75 ’in üzerinde olmasını sağlayacaktır.
Buna dair içerik üzerinde İŞLETMECİ ile mutabık kalınacaktır.
2.4.2
2.4.3
HİZMET SAĞLAYICI, işe girip çıkan eleman sayısını, hastalık izinlerini ve işe devamsızlığı Hizmet Standartları dâhilinde asgari düzeye indirmek, işe girip çıkma nedenlerini tespit etmek bakımından bu bilgileri takip ederek izlemek ve standardı yakalayacak paketler ve/veya çözümler tesis etmek için gereken yöntemleri hazırlayıp uygulamaya koyacaktır.
HİZMET SAĞLAYICI, işbu Sözleşme’nin imzasını müteakip en kısa süre içerisinde ve en geç Hizmet Başlangıç Tarihi’ne kadar, Saha’da çalıştırılacak tüm Personel için, söz konusu personelin işyeri ve/veya işvereni ile olan iş ilişkisi ile ilgili sorun ve şikâyetlerini bildirebileceği bir başvuru mekanizmasını oluşturarak yürürlüğe koyacak ve Hizmet Dönemi boyunca uygulayacaktır.
HİZMET SAĞLAYICI, işbu maddede anılan tüm Personelin işe alınmaları esnasında söz konusu başvuru mekanizmasının varlığından ve içeriğinden yazılı olarak haberdar edilmelerini ve başvuru mekanizmasının söz konusu personel için kolayca anlaşılır ve erişilebilir olmasını sağlayacaktır.
HİZMET SAĞLAYICI, kendisinin ve Alt Yüklenicileri’nin yetkililerinin de söz konusu başvuru mekanizması hakkında bilgi sahibi olmalarını temin edecektir.
İşbu maddede anılan başvuru mekanizması, Personel tarafından iletilen sorun ve şikâyetlerin hızlı bir şekilde değerlendirilmesini ve işverenin şikâyete ilişkin cevap ve değerlendirmelerinin başvuruda bulunan personele hızlı ve gerekçeli bir şekilde bildirilmesini sağlamalıdır.
HİZMET SAĞLAYICI, başvuru mekanizmasına yapılan başvurularda başvuru sürecinin gizlilik içerisinde yürütülmesini sağlayacak ve başvuruda bulunan personelin başvuruda bulunmuş olması nedeniyle herhangi bir ayrımcılık, yaptırım veya olumsuz muameleye tabi tutulmamasını temin edecektir.
Başvuru mekanizması ayrıca isimsiz başvuruların da sunulmasına imkân tanıyacaktır.
İşbu maddede anılan başvuru mekanizması, ilgili personel tarafından yasalar kapsamında geçerli hak ve başvuru yollarının kullanılmasına herhangi bir şekilde engel teşkil etmeyecektir.
Hizmet Dönemi boyunca herhangi bir zamanda İŞLETMECİ tarafından talep edilmesi halinde HİZMET SAĞLAYICI, İŞLETMECİ’nin talebini takip eden en geç 3 (üç) İş Günü içerisinde işbu maddede anılan başvuru mekanizmasının yürürlükte olduğunu ve içeriğini İŞLETMECİ’ye belgelendirecek ve bu kapsamda İŞLETMECİ tarafından talep edilebilecek bilgi ve belgeleri doğru ve eksiksiz olarak İŞLETMECİ’ye sunacaktır.”
2.5
Personel ve Gelişim Performans Parametreleri
Ref
Performans Parametresi
Önem Derecesi
Hizmet Yanıt Süresi
Hizmet Düzeltme Süresi
Performans İzleme Süresi
İzleme Yöntemi
Hizmet Yanıt Süresi
HYS
Hizmet Düzeltme Süresi
HDS
Personel ve Gelişimi
2.1
Bildirilmiş HİZMET SAĞLAYICI Personeli açığı yoktur.
Orta
15 Gün
15 Gün
Aylık (A)
1,2 5, 8
Derhal
Acil
2.2.1
Tüm HİZMET SAĞLAYICI Personeli, işbu Hizmet kapsamında işe alınmadan önce kamu veya özel sağlık kurum ve kuruluşları tarafından sağlık taramasından geçirilmiştir.
Yüksek
15 Gün
1 Ay
Aylık (A)
5, 7, 8
Düzenli
Düzenli
2.2.2
Tüm HİZMET SAĞLAYICI Personeli, online incelenmiş ve ilgili bölümlerde çalışmaları onaylanmıştır.
Yüksek
15 Gün
1 Ay
Aylık (A)
2, 4, 5, 7, 8
Düzenli
Düzenli
Eğitim ve Oryantasyon (İşe Giriş Eğitimi)
2.3.1
Tüm HİZMET SAĞLAYICI Personeline ait eğitim kayıtları, eksiksizdir, günceldir ve teftişe açıktır.
Orta
7 Gün
15 Gün
Aylık (A)
4, 5, 7, 8
Düzenli
Düzenli
2.3.2
HİZMET SAĞLAYICI’nın İŞLETMECİ ile mutabık kaldığı ve son 12 (on iki) ay içerisinde gözden geçirilmiş, güncel ve geçerli bir oryantasyon programı mevcuttur.
Düşük
21 Gün
1 Ay
Altı ayda bir
(AA)
4, 5, 8
Düzenli
Düzenli
2.3.3
Tüm personel, işe alınıp çalışmaya başlamadan önce oryantasyon eğitiminden geçmiştir.
Düşük
10 Gün
10 Gün
Aylık (A)
4, 5, 8
Düzenli
Düzenli
2.3.4
HİZMET SAĞLAYICI, Hizmetlerin yerine getirilmesi için atanan Personel’in, uygun ve yeterli şekilde bilgilenmesini ve eğitilmesini (makul derecede devamlı profesyonel gelişim kapsamında uygulamalar da dahil olmak üzere) temin edecektir.
HİZMET SAĞLAYICI, iş başı konuşmaları, eğitim etkinlikleri, bilgilendirici belgeler veya işyerinde eğitim aracılığıyla kesintisiz bir şekilde mesleki gelişim programı uygulayacak ve sürdürecektir.
Orta
45 Gün
2 Ay
Altı ayda bir
(AA)
4, 5, 8
Düzenli
Düzenli
2.3.7
HİZMET SAĞLAYICI, tüm HİZMET SAĞLAYICI Personeli’ne Hizmetler uyarınca yerine getirdikleri görevlerin niteliği bakımından, İdare’nin uygulamalarına uygun şekilde, aşı olmaları yönünde teklifte bulunulmasını temin edecektir.
Orta
3 Gün
10 Gün
Aylık (A)
4, 5, 8
Düzenli
Düzenli
İnsan Kaynakları Konuları
2.4.1(a)
HİZMET SAĞLAYICI Personeli her zaman için ilgili mevzuata göre gereken kılık kıyafettedir, üst seviyede kişisel hijyen sağlamaktadır ve Hastane’de çalışırken daima yaka kimlik kartlarını takmaktadır.
Orta
3 Gün
10 Gün
Hizmet Talebi Üzerine (HTÜ)
1, 2, 3, 4, 5, 8
Derhal
Derhal
2.4.1(b)
Hastane’de çalışan personel, hastalar ve/veya ziyaretçilerin güvenliğini tehlikeye atacak herhangi bir hastalıktan etkilenen veya herhangi bir hastalık ile temas ettiği bilinen Personel hakkında Raporlama prosedürü geliştirilmiş ve uygulanmıştır.
Orta
5 Gün
15 Gün
Aylık (A)
2, 3, 4, 5, 7, 8
Derhal
Derhal
2.4.1(c)
HİZMET SAĞLAYICI, tamamlanması gereken tarihte anketi tamamlamış olup sonuçları İŞLETMECİ’ye bildirmiştir.
Orta
10 Gün
45 Gün
Altı ayda bir (AA)
3, 4, 6, 8
Düzenli
Düzenli
2.4.1(c)
HİZMET SAĞLAYICI Personeli’nin personel memnuniyet oranı, hedef değerin üzerindedir.
Orta
10 Gün
45 Gün
Altı ayda bir) (AA)
3, 4, 6, 8
Düzenli
Düzenli
2.4.2
HİZMET SAĞLAYICI Personeli’nin personel işe giriş-çıkış hızı, hastalık izni ve işe devamsızlık oranları, sürekli olarak denetim altındadır ve bunların azaltılmasına yönelik ölçümler devamlı surette yapılmaktadır.
Düşük
10 Gün
45 Gün
Üç ayda bir (ÜA)
4, 5, 8
Düzenli
Düzenli
Uygulama ve Strateji
3.1
Hizmet Şartları
Genel
3.1.1
HİZMET SAĞLAYICI, İyi İşletmecilik Uygulamaları’na ve İdare Uygulamaları’na uygun hizmet sağlayacaktır.
İdare Uygulamaları ve Operasyonlar ile Entegrasyon
3.1.2
HİZMET SAĞLAYICI, Hizmetler’in sunumuna ilişkin bilgi vermek ve bunlara dair ilgili usulleri revize edip İŞLETMECİ ile mutabakata varmak suretiyle, İdare’nin ilerideki uygulamalarının hazırlanması hususunda İŞLETMECİ’ye yardımcı olacaktır.
HİZMET SAĞLAYICI, Hizmetler’in sunumuna dair tüm yöntem ve yaklaşımları, Yöntem Beyanları’nda ve prosedür el kitapçıklarında tanımlayacaktır.
Bu belgeler, her daim güncel tutulacak ve ilgili tüm İdare Temsilcileri, ÖAŞ personeli ile İŞLETMECİ’nin erişimine açık tutulacaktır.
HİZMET SAĞLAYICI, işletme uygulamalarının risk analizleri ile uyumlu Yöntem Beyanları’nda belgelenmiş olmasını temin edecektir.
3.1.3
HİZMET SAĞLAYICI, Hizmetler’i bu Yöntem Beyanları’na göre yerine getirecektir.
Yöntem Beyanları, her zaman güncel ve ilgili HİZMET SAĞLAYICI Personeli ile İŞLETMECİ tarafından ulaşılır olmalıdır.
HİZMET SAĞLAYICI, uygulama için teklif edilen çalışma yöntemlerine ilişkin olarak, İŞLETMECİ’nin onayını almalıdır.
HİZMET SAĞLAYICI, işlerle ilgili yeni herhangi bir uygulamayı veya İŞLETMECİ ile halihazırda mutabık kalınmış uygulamalardan farklılık gösteren uygulamaları devreye almadan önce İŞLETMECİ’nin onayını almalıdır.
3.1.4
Hizmetler’in sunumuna ilişkin olarak HİZMET SAĞLAYICI, Hizmetler’in sunulacağı zamanlara dair, İdare personelinin katılımı ve iş uygulamaları bakımından aşağıdaki birim veya şahıslardan onay almalıdır:
Hizmetler’in, İDARE tarafından sunulan hizmetleri veya hastaların, İDARE personelinin ve ziyaretçilerin konforunu etkileyebilecek iş ve işlemler;
Hizmetler’in herhangi bir yönüne ilişkin olarak ilgili yasal kuruluşlar.
Bu onaylar, ilgili Hizmet’in uygulamaya konulması öncesinde İŞLETMECİ tarafından yazılı olarak teyit edilecektir.
Sağlık ve Güvenlik
3.1.5
HİZMET SAĞLAYICI bu kapsamda:
Hizmet sunumuna başlanılmasından önce, Hizmetler’in tüm yönlerini ele alan geniş kapsamlı sağlık ve güvenlik kılavuzu sunacak, Hizmetler’in sağlanması kapsamındaki sağlık ve güvenlik yükümlülüklerine uyumunu yürütüp, yönetecektir;
Herbir Hizmet sunumunun, HİZMET SAĞLAYICI’nın güncel sağlık ve güvenlik kılavuzuna uygun yapılmasını sağlayacaktır;
İŞLETMECİ ile mutabık kalınan prosedürlere, yasal yükümlülüklere ve sağlık mevzuatına ve güvenlik mevzuatına uygun olarak işletme yapacaktır;
Uygun nitelikli İş Sağlığı ve Güvenliği Uzmanı, HİZMET SAĞLAYICI’nın sağlık ve güvenlik politikalarının İDARE ve İŞLETMECİ’nin belirlediği sağlık ve güvenlik politikaları ile tutarlılığını sağlayacaktır;
Tüm HİZMET SAĞLAYICI Personeline uygun kişisel koruyucu ekipman sağlayacaktır;
Tüm HİZMET SAĞLAYICI Personeline uygun ilk yardım araçlarının temin edilmesini sağlayacaktır;
Aşağıdakilerle sınırlı kalmamak kaydıyla, sağlık ve güvenliğe ilişkin tüm kayıt ve belgeleri tutacak ve güncel kalmalarını sağlayacak ve bunları İDARE ve İŞLETMECİ’nin denetimine açık bulunduracaktır:
Hizmetler’in tümüne ilişkin risk değerlendirmeleri,
Yöntem Beyanları.
Tüm HİZMET SAĞLAYICI Personelinin sağlık ve güvenlik mevzuatında öngörülen gerekli eğitimden geçmesini sağlayacaktır.
Kalite Güvencesi
3.1.6
3.1.7
HİZMET SAĞLAYICI, ISO 9001’e uygun şekilde bir kalite güvence sistemi veya eşdeğerini uygulayacaktır.
Bu bilgiler ilgili mezuat hükümleri saklı kalmak üzere aşağıdakileri kapsamaktadır:
HİZMET SAĞLAYICI’nın Genel ve Özel Hizmet Şartları’na ve performans izleme ve ölçüm sistemine uyumunu sağlamak için ilgili Hizmet Sağlayıcıları’na yönelik kalite sistemlerini denetlemek;
Denetim amacıyla uygun ve gerekli kayıtların tamamlanıp tutulmasını sağlamak;
İDARE ve İŞLETMECİ’nin kayıtlara erişimini her zaman için sağlamak;
HİZMET SAĞLAYICI’nın, Alt Yüklenicilerin ve bunların, yöneticilerinin, denetçilerinin ve personelinin, kalite güvence sistemini anlamak için kendi görev ve sorumluluklarına uygun eğitim almalarını sağlamak;
İDARE ve/veya İŞLETMECİ’nin Hastane için JCI (Joint Commission International) akreditasyonuna sahip olma kararı alması durumunda HİZMET SAĞLAYICI, söz konusu akreditasyonun kendi Sözleşmesi kapsamı için gerekliklerini eksiksiz ve tam olarak yerine getirmekle ve bu konuda İDARE ve İŞLETMECİ ile tam bir işbirliği yapmak ile mükelleftir.
Çevre Yönetimi
3.1.8
HİZMET SAĞLAYICI; ISO 14001 şartlarına uygun veya eşdeğeri bir çevre yönetim sistemi uygulayacaktır.
Bu bilgiler, ilgili mevzuat hükümleri saklı kalmak kaydı ile aşağıdakileri kapsamaktadır:
Çevre politikası;
Organizasyonun çevreyle ilgili yönlerinin düzenli aralıklarla incelenmesi;
Çevreye verilen etkilerde iyileşme sağlayacak hedef ve amaçların belirlenmesi;
İşletme kontrol usulleri;
İzleme ve kayda alma;
Görev tahsisi ve eğitim;
Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet süreci;
Sistem denetimi ve yönetimin incelenmesi.
3.1.9
HİZMET SAĞLAYICI; aşağıdakiler dahil olmak üzere, ilgili mevzuat hükümleri saklı kalmak kaydı ile, müspet, entegre ve sürdürülebilir bir gelişim politikası geliştirecek ve uygulayacaktır:
Koruma-enerji, ormanlar, kağıt, bahçecilik, su;
Kontaminasyon–iklim değişikliği, ozon tabakasının incelmesi, araçlardan çıkan emisyon, biyositler ve suni gübreler, asbest, tehlikeli maddeler, piller, çözücüler ve boyalar, biyobozunurlar ve çöpler;
Satın alma;
Atık-geri dönüşüm;
Bina yönetimi;
Taşımacılık yönetimi;
İzleme ve denetleme.
Acil Durum Planlaması
3.1.10
HİZMET SAĞLAYICI, İDARE ve İŞLETMECİ tarafından hazırlanan “Hastane Afet Planı” nda kendisine düşen görev ve sorumlulukları yerine getirecek olup hazırlık aşamasında her türlü katkıyı sağlayacaktır.
Hastane Afet Planında kendisine verilen görevleri her yıl veya İdare Uygulamaları’ndaki değişiklikler, teknolojik gelişmeler ve mevzuat değişikliklerine riayet etmek bakımından değişen durumlar çerçevesinde gerektiği zamanlarda güncelleyecektir:
HİZMET SAĞLAYICI; Yangın önleme prosedürlerini içeren yangın tatbikatı ve tahliyeleri de dahil olmak üzere personel eğitimini ve bilinçliliğini sağlayarak acil eylem planına uygun şekilde Hizmet sunacaktır.
HİZMET SAĞLAYICI’nın Hastane Afet Planında belirtilen her bir riski nasıl yöneteceğini tarif eden ve alınacak düzeltici faaliyetleri tanımlayan “Acil Eylem Planı” bulunmalıdır.
Bu plan İDARE ve İŞLETMECİ ile iletişim protokolü içermelidir.
Hizmet Özel Risk Değerlendirmeleri.
Her bir plan, aşağıdaki şahısların işbirliğiyle hazırlanacaktır:
1.
İdare’nin yangın güvenliği sorumlusu;
2.
Yerel otorite itfaiye yöneticisi;
3.
Acil hizmetleri birimleri.
3.2
Uygulama ve Strateji Performans Parametreleri
Ref
Performans Parametresi
Önem Derecesi
Hizmet Yanıt Süresi
Hizmet Düzeltme Süresi
Performans İzleme Süresi
İzleme Yöntemi
Hizmet Yanıt Süresi
HYS
Hizmet Düzeltme Süresi
HDS
Uygulama ve Strateji
3.1.1
HİZMET SAĞLAYICI, Hizmetler’i İyi İşletmecilik Uygulamaları ve İdare Uygulamaları’na uygun sağlamaktadır.
Yüksek
10 Gün
15 Gün
Aylık (A)
1, 2, 3, 4,5.6 7, 8
Düzenli
Düzenli
3.1.2
İşletme aktiviteleri için Yöntem Beyanları, tam, hazır ve ayrıca İDARE ve İŞLETMECİ’nin teftişine açıktır.
Yüksek
10 Gün
15 Gün
Aylık (A)
1, 2, 4, 7, 8
Derhal
Derhal
3.1.3
Önerilen her türlü yeni veya güncellenmiş uygulama için, işin başlamasından önce temin edilmek üzere, İdare Temsilcisi ve yasal kuruluşlardan izin alınmıştır.
Yüksek
10 Gün
15 Gün
Aylık (A)
2, 4, 5, 7, 8
Derhal
Acil
3.1.4 a-b
Tüm Hizmetler için hizmet başlangıcından önce; hizmet verilme zamanları, İdari Personel katılımı ve yerel çalışma yöntemleri için İşletme’den yazılı izin alınmıştır.
Yüksek
5 Gün
10 Gün
Aylık (A)
2, 3, 4, 8
Derhal
Derhal
Sağlık ve Güvenlik
3.1.5(a)
Sağlık ve güvenlik konularına ilişkin kapsamlı ve güncel bir kitapçık mevcuttur ve tüm HİZMET SAĞLAYICI, İŞLETMECİ ve İDARE Personeli tarafından kullanılmaktadır, hizmetler mevcut sağlık ve güvenlik kitapçığı ile uyumlu bir şekilde verilmektedir.
Yüksek
7 Gün
10 Gün
Aylık (A)
2, 3, 4, 7, 8
Düzenli
Düzenli
3.1.5(b)
İŞLETMECİ ile mutabık kalınan, kaza raporlama prosedürüne ve/veya yasal sağlık ve güvenlik yükümlülüklerine bağlı ve uygun hizmet verilmektedir.
Yüksek
10 Gün
10 Gün
Aylık (A)
2, 3, 4, 7, 8
Derhal
Derhal
3.1.5(c)
Uygun nitelikli İş Sağlığı ve Güvenliği Uzmanı, HİZMET SAĞLAYICI’nın sağlık ve güvenlik politikalarının ve prosedürlerini son 12 (oniki) ayda incelemiş ve İdare’nin belirlediği sağlık ve güvenlik politikaları ile tutarlı olmasını sağlamıştır.
Yüksek
10 Gün
45 Gün
Yıllık (A)
2, 3, 4, 7, 8
Derhal
Derhal
3.1.5(d)
Personele, Türk standartlarına veya AB’deki muadiline uygun kişisel koruyucu teçhizat (KKT) ve giysiler verilmiş olup bunlar arasında yalnızca sayılacaklarla sınırlı kalmamak kaydıyla aşağıdakiler yer almaktadır:
a)
Üniformalar
b)
Eldivenler
c)
Emniyet gözlükleri
d)
Plastik önlükler
e)
Ayakkabılar
Yüksek
3 Gün
7 Gün
Haftalık
(H)
1, 2, 4, 7, 8
Derhal
Derhal
3.1.5 (e)
Uygun ve yeterli malzemeye sahip ilk yardım araçları verilmiştir ve görevli ilk yardım elemanının ismi açık bir şekilde belirtilmiştir.
Yüksek
1 Gün
3 Gün
Haftalık (H)
4, 7, 8
Derhal
Derhal
3.1.5(f)
Sağlık ve güvenlik dokümantasyonu eksiksizdir, doğrudur ve İDARE, İŞLETMECİ’nin veya ilgili yasal kuruluşun denetimine açıktır.
Yüksek
2 Gün
5 Gün
Herhangi bir anda
4, 7, 8
Derhal
Derhal
Kalite Güvencesi
3.1.6
HİZMET SAĞLAYICI, geçerli ISO 9001 akreditasyon belgesine, eşdeğerine veya daha üst seviye bir belgeye sahiptir.
Yüksek
20 Gün
3 Ay
Altı ayda bir (AA)
1, 2, 3, 4, 5, 6,7, 8
Derhal
Derhal
Çevre Yönetimi
3.1.8
HİZMET SAĞLAYICI, ISO 14001 akreditasyon belgesine, eşdeğerine veya daha üst seviyede bir belgeye sahiptir.
Yüksek
20 Gün
3 Ay
Altı Ayda Bir
(AA)
1, 2, 3, 4, 5, 6,7, 8
Derhal
Düzenli
3.1.9
HİZMET SAĞLAYICI, geliştirmiş olduğu gösterilebilir sürdürülebilir gelişim politikasına sahiptir.
Yüksek
20 Gün
3 Ay
Altı Ayda Bir (A)
2, 3, 4, 7, 8
Düzenli
Düzenli
Acil Durum Planlaması
3.1.10
HİZMET SAĞLAYICI, acil durum planlarını hazırlamış, incelemiş ve söz konusu planları tüm paydaşlara ve personele etkin bir şekilde iletmiştir.
Yüksek
20 Gün
2 Ay
Altı Ayda Bir
(AA)
2, 4, 7, 8
Derhal
Düzenli
Ortaklıklar ve Kaynaklar
4.1
Hizmet Şartları
İletişim
4.1.1
Hizmetler’in sunumuyla ilgili olarak HİZMET SAĞLAYICI düzenli olarak aşağıdakilerle iletişimde olacaktır.
Hizmetler’in İDARE veya İŞLETMECİ’nin faaliyetlerini etkileyebileceği durumlarda, İŞLETMECİ ile düzenli bir iletişim protokolünde aşağıdaki hususlar dikkate alınarak mutabık kalınacaktır:
İdare hizmetlerini sunması veya hasta veya ziyaretçilerin rahatlığını ve/veya ferahlığını etkileyebilecek bölüm ve birimler (idari personel ile toplantılar, haftalık yemek hizmeti toplantıları vb);
HİZMET SAĞLAYICI’nın denetçi ve denetçileri;
Sadece sayılacaklarla sınırlı kalmamak kaydıyla, yangın görevlileri, sağlık ve güvenlikle ilgili konulardaki danışmanlar, enfekte hastalıklar kontrol görevlileri, eczane yetkilileri, Sosyal Güvenlik Kurumu personeli, kamu güvenlik görevlileri de dahil İdare Temsilcileri;
Verilen Hizmetler’e ilişkin harici danışmanlar ve yasal kurumlar.
İdare Temsilcisi
4.1.2
İŞLETMECİ, İDARE’nin Genel ve Özel Hizmet Şartları çerçevesinde belirli sorumluluk ve görevler verdiği ve bu görevlerle bağlantılı olarak İdare adına hareket etmeye yetkili İdare istihdamındaki kişilerin (her biri “İdare Temsilcisi”) ve İŞLETMECİ’nin Genel ve Özel Hizmet Şartları çerçevesinde belirli sorumluluk ve görevler verdiği ve bu görevlerle bağlantılı olarak İŞLETMECİ adına hareket etmeye yetkili kendi istihdamındaki kişilerin (her biri “İşletmeci Temsilcisi”) yazılı bir listesini belirli zamanlarda HİZMET SAĞLAYICI’ya bildirebilecektir.
Ekipman ve Sarf Malzemeleri
4.1.3
HİZMET SAĞLAYICI ve HİZMET SAĞLAYICI’nın Alt Yüklenicileri bu kapsamda aşağıdakileri gerçekleştirecektir:
Hizmet Şartları’nın gerekliliklerinin sağlanması için gereken Ekipman ve tüketim malzemelerini, maliyeti kendisine ait olmak üzere sağlayacak ve Ekipmanlar’ın, uygun bir şekilde bakımını ve gerekli hallerde yenilenmesini temin edecektir;
Hizmetler’in sağlanması için yeterli düzeyde malzeme ve kan alma noktalarında kan ve diğer numuneleri almak için gerekli olan malzemeler (tüp, vakumlu kan tüpleri, holder, vacutainer, enjektör flasteri, steril ve non steril idrar kabı, delici – kesici alet kutusu, enjektör, eldiven, alkol, pamuk, nem bariyerli koruyucu önlük, kişisel koruyucu gözlük, maske) de dahil olmak üzere tüketim malzemelerinin bulundurulmasını ve söz konusu malzemelerin, İŞLETMECİ ile mutabık kalındığı şekilde temin edilmesini sağlayacaktır.
Ekipmanlar’ın, İŞLETMECİ tarafından kabul edilecek programa göre dezenfekte edilmesini temin edecektir;
Tüketim malzemeleri, materyaller ve diğer ekipmanın stokların İŞLETMECİ ile mutabık kalınan şekilde teslim edilmesi/dağıtımı için gereken düzenlemeleri yerine getirecektir.
Onaylı Hizmet Sağlayıcıları Listesi
4.1.4
HİZMET SAĞLAYICI, kalifiye olduklarını ve finansal deneyim ile yönetim ve işletme deneyimine sahip Alt Yüklenicilerinin bir listesini oluşturacak, İŞLETMECİ’den ve İdare’den gerekli onayı alacak izleyecek ve güncelleyecektir.
4.2
Performans Parametreleri
Ref.
Parametre
Önem Derecesi
Hizmet Yanıt Süresi
Hizmet Düzeltme Süresi
Performans İzleme Süresi
İzleme Yöntemi
Hizmet Yanıt Süresi
HYS
Hizmet Düzeltme Süresi
HDS
4.1.1
HİZMET SAĞLAYICI, İŞLETMECİ ile ayda en az bir kez bir toplantı yapmıştır.
Orta
7 gün
15 gün
Aylık (A
4, 5, 8
Planlı
Düzenli
4.1.3
Hizmetler’in sunumunda kullanılan tüm Ekipman standartlara uygun ve çalışır durumdadır, doğru ve geçerli bir onay belgesine/ruhsata sahiptir ve (ilgili durumlarda) eğitimli bir operatör personel tarafından kullanılmaktadır.
Orta
10 gün
20 gün
Herhangi bir zamanda
1, 2, 3,4, 5, 7, 8
Acil
Acil
4.1.4
Alt Yükleniciler onaylı listesi güncel durumdadır ve listede yer alan tüm Alt Yükleniciler, düzenli olarak incelemeden geçmektedir.
Orta
10 gün
20 gün
Altı ayda bir (AA)
4, 5, 8
Derhal
Derhal
5.
Oryantasyon Programı
HİZMET SAĞLAYICI’nın Oryantasyon Programı’na asgari ölçüde aşağıdakiler dahildir:
Mesleki görevlerinin getirdiği sorumluluk ve yükümlülükler;
Hastane’nin ve bulunduğu yerin coğrafyası;
İŞLETMECİ ve İDARE ile ilişkiler, iletişim kanalları ve karar verme hiyerarşisi;
Sağlık ve güvenlik mevzuatı ile bireyin görevlerinin kapsamına giren diğer mevzuat hakkında bilgi edinilmesi;
Sağlık ve güvenliğe ilişkin İdare Uygulamaları;
Özel Hizmetler’in sunumuna ilişkin olarak sorumlulukları kapsamındaki Hizmet Ekipmanlarının kullanımı;
İlgili bilgisayar sistemlerinin kullanımı;
İDARE ve İŞLETMECİ’nin Kimyasal Maddelerle Çalışmalarda Sağlık ve Güvenlik Önlemleri Hakkında Yönetmelik tanıtımı ile temizlik malzemelerinin ve Hizmet Ekipmanlarının taşınması, saklanması ve kullanılması ;
Kaldırma ve taşıma;
Müşteri hizmetleri;
Kişisel hijyen;
Hastane’de çalışma yerine uygun davranış ve giyim kuralları;
Yangın riskleri ve bunlara karşı alınması gereken önlemler;
İlk yardım eğitimi;
BDTY Sistemi kullanıcı talimatları;
BÖLÜM C- ÖZEL HİZMET ŞARTLARI
Tıbbi Destek Hizmetleri
1.2
Laboratuvar Hizmetleri Özel Şartları
Şirket, güncel Sağlık Uygulamaları Tebliği (SUT)’de Ek A’da belirtilen tüm laboratuar tetkiklerini çalışmak için İdare’ye gerekli tüm teknik kaynak, Hemşirelik ve Hekimlik Hizmetleri hariç olmak kaydıyla personel (Laboratuvarlarla ilgili mevzuatta nitelikleri belirtilen personel) ve destek faaliyetlerini temin edecektir.
Sağlık Tesislerinin oluşturulmasını takiben Sağlık Bakanlığı ve Kızılay’ın ortak görüşleri doğrultusunda transfüzyon merkezi veya bölge kan merkezi Sağlık Tesisi'nde kurulur.
Şirket kurulacak olan transfüzyon merkezi veya bölge kan merkezinin hemşirelik ve Hekimlik Hizmetleri hariç olmak kaydıyla cross-match, combs ve kan gruplama testlerinin çalışması için gerekli tüm teknik kaynak, personel (İlgili mevzuatta nitelikleri belirtilen personel) ve destek faaliyetlerini temin edecektir.
Kanın alınması, kan ürünlerinin elde edilmesi, donör tarama testleri, kanın depolanması ile ilgili hizmetler Laboratuvar Hizmetleri kapsamı dışındadır.
Fakat kan istasyonu çalışma kapsamında cross-match testleri, combs testleri (direkt ve indirekt) ve kan gruplama testleri Laboratuvar Hizmetleri kapsamında olacaktır.
1.2.1
Hizmet Kapsamı
HİZMET SAĞLAYICI Laboratuvar Hizmeti’nin uygunluğu için aşağıdaki düzenlemeleri ve kuralları dikkate alacaktır:
Sağlık Bakanlığı’nın mevzuatında belirtilen kriterlerine uygunluk;
Kit ve cihazların TİTUBB kaydı veya İdare’ce kapsam dışında olduğu onaylanan belgesine sahip olması;
HİZMET SAĞLAYICI, Laboratuvara gönderilecek numune kanın kabulü, tahlilin değerlendirilmesi ve değerlendirmenin sorumluluğu dışında laboratuvar hizmetini tam olarak yürütür.
Hizmet, numunenin laboratuvara kabulü ile başlar.
İdare adına hizmet veren doktor, hemşire ya da İdare’ye kayıtlı Personel tarafından yapılması gereken hizmetler, mesleki sorumluluklarından kaynaklanan durumlar HİZMET SAĞLAYICI‘nın sorumluluğundan hariç tutulacaktır.
HİZMET SAĞLAYICI; sunacağı hizmet ile ilgili malzemelerin Laboratuvar Bölümü aracılığıyla izlenebilmesini ve ilgili İdare’nin örnek uygulamaları ve düzenlemeleri kapsamında gerektiğinde geri çağrılabilmesini sağlamak için işleme alma, üretim ve gönderim faaliyetlerine ilişkin kapsamlı ve titiz bir belgelendirilme ve veri kayıt sistemi uygulayacaktır.
HİZMET SAĞLAYICI, İlgili mevzuata uymak için gerekli belgeleri muhafaza edecektir.
Şirket; bu hizmet kapsamında mali kontrol, muhasebe, hizmet izleme için ve referans amacıyla İdare Uygulamaları kapsamında gerekli görülen diğer tüm belgeleri de muhafaza edecektir.
HİZMET SAĞLAYICI Laboratuvar cihazları’nın veritabanını aşağıda belirtilenlere uygun şekilde HBYS Hizmeti kapsamında oluşturacaktır.
Kullanım sayılarını ve/veya sürelerini doğru biçimde kaydeden ve izleyen;
Gerçek kullanım sayılarından ve/veya sürelerinden sonraki muhtemel durumu ve -bir sonraki bakım ya da yenileme zamanını belirleyen;
Bakım ve Onarımları doğru biçimde kayıtların tutulmasını sağlayan;
İdare’ye tedarik edilecek Laboratuvar cihazlarına ilişkin yenilemeleri zamanında bildiren;
HİZMET SAĞLAYICI, Laboratuvar Hizmeti kayıtlarını İdare Uygulamaları’na / ISO 15189 şartlarına uygun olarak tutacak ve talep edilmesini takiben 24 (yirmi dört) saat içinde İdare’ye sunacaktır;
HİZMET SAĞLAYICI, Laboratuvar cihazları ilgili tüm işlemlerin (sökme ve yeniden takma dahil) üretici talimatlarına uygun olmasını sağlayacaktır.
HİZMET SAĞLAYICI, yeni malzemelerin laboratuvarda kullanmadan önce kapsamlı ve doğrulanmış talimatlar ile eksiksiz üretim bilgileri olmadan ve zorunlu uyumluluk kontrolleri yapılmadan kabul edilmemesini sağlayacaktır.
HİZMET SAĞLAYICI, yeni malzemeler işletmeye alınmadan ve kullanılmadan önce, personelinin eğitimlerden geçmesini sağlayacaktır.
HİZMET SAĞLAYICI, Laboratuvar Hizmeti kapsamına alınan tüm malzemelerin TİTUBB’a kayıtlı bir tedarikçiden ve/veya yasal bayiden satın alınmasını sağlayacaktır.
HİZMET SAĞLAYICI, temin edeceği tüm malzemelerin ve paketlerin üzerinde üretici ve üretim bilgileri bulunacaktır.
HİZMET SAĞLAYICI, tedarikçiden teslim alınan Ödünç Malzemelerin teknik şartnameye uygun olup olmadığını kontrol edecek ve buna uygun hareket edecektir.
HİZMET SAĞLAYICI, Ödünç Malzemeler işletmeye alınmadan önce personelinin eğitimlerden geçmesini sağlayacaktır.
HİZMET SAĞLAYICI, ödünç alınan laboratuar Cihazlarını iade edilmeden önce cihazların teknik şartnamelere uygun olup olmadıklarının kontrol edilmesini ve ödünç veren Firma ile kararlaştırılan prosedürlere uygun olarak güvenli biçimde hazırlanmasını sağlayacaktır.
HİZMET SAĞLAYICI, Laboratuvar Hizmeti’ni sağlayacak cihazların ilgili standartlara uygun olarak muhafaza edilmesini sağlayacaktır.
HİZMET SAĞLAYICI; acil hastaların, poliklinik ve servis hastalarının sonuç verme süreleri Sağlık Bakanlığının hizmet kalite standartları doğrultusunda ve testin çalışma prosedürüne bağlı olarak İdare, İŞLETMECİ ve HİZMET SAĞLAYICI tarafından belirlenecektir.
Polikliniklerde kan alınması işlemi, poliklinik saatleri içerisinde kan alma ünitelerinde İdare Personeli tarafından yapılacaktır.
Kan alma işlemi İdari Personeli’nin yasal sorumluluğu altındadır.
Servislerde servis hemşiresi tarafından alınmış olan kanlar (bilgi işlem kaydı yapıldıktan sonra) laboratuara ulaştırılacaktır.
Numunelerin taşınması Taşıma Hizmetleri kapsamındadır.
HİZMET SAĞLAYICI, kan alma ünitelerinde, diğer kan ve numune alınan yerlerdeki (örneğin servislerde) kan ve numuneleri almak için gerekli olan Sarf Malzemelerini temin edecektir.
Bu malzemeler İdare tarafından yayınlanan “Bedeli Ödenmeyecek Basit Sıhhi Sarf Malzemeleri” ile sınırlıdır.
Malzeme kullanımı ve kayıpları ile ilgili uygulanacak prosedürler İdare, İŞLETMECİ ve HİZMET SAĞLAYICI’nın mutabakatı ile belirlenir.
Sarf Malzemeleri fire oranının %10 un altında olması için tüm kontrol mekanizmalarının kurulması konusunda İŞLETMECİ ve HİZMET SAĞLAYICI iyi niyetle ve imkanları dahilinde beraber çalışacaklardır.
Herhangi bir şüpheye mahal bırakmamak için, İdare tarafından istihdam edilen, ve kendilerinden İdarenin sorumlu olacağı birim hemşireleri, tüm Hastane kliniklerinde kan alımı yaparlar ve veri işleme kaydını gerçekleştirirler.
Çalışılan numuneler, tetkik sonuçları verildikten sonra en az 3 (üç) gün, özellikli testlerde ise (bu özellikler İŞLETMECİ ve İDARE ile koordineli olarak HİZMET SAĞLAYICI’nın ilgili laboratuar uzmanınca belirlenir) ilgili mevzuat gereğince en az 7 (yedi) gün olmak kaydıyla veya daha fazla süre uygun şartlarda saklanacaktır.
Laboratuara gönderilen her türlü tetkik materyalinin kabul edilmesi ve sonucun otomasyon sistemine aktarılması aşamasına kadarki takibin yapılması, bunların kaybolmamasının sağlanması ve bu konuda önlemlerin alınması ile ilgili yapılması gerekenlerin planlanması (laboratuar sorumlusunun da onayı ile), işleve sokulması ve bu konuda gereken her türlü alet, cihaz ve malzemenin, teknik elemanın temini HİZMET SAĞLAYICI’ya ait olup, numunelerin HİZMET SAĞLAYICI Personeline tesliminden sonra kaybolması durumunda hukuki sorumluluk da HİZMET SAĞLAYICI’ya ait olacaktır.
HİZMET SAĞLAYICI’ya teslim edilecek tüm tüpler ve numune kapları barkodlu bir şekilde, çalışmaya hazır halde laboratuvara İŞLETMECİ tarafından teslim edilecektir.
Barkodlama, test istem girişleri ve numunelerin laboratuvara ulaştırılması ile Sarf Malzemeleri’nin Hastane içinde dağıtımı, hastalardan kan ve örnek alma HİZMET SAĞLAYICI’nın sorumluluğunda değildir.
HİZMET SAĞLAYICI, İdare ve İŞLETMECİ tarafından da uygun görülecek uluslararası geçerliliği olan bir dış kalite kontrol programına hastane laboratuarının üye olmasını sağlayacaktır.
HİZMET SAĞLAYICI laboratuarda yapılacak tüm deney ve prosedürlerin uluslararası kalite standartlarına uygun olması ve/veya akredite olması için gerekli danışmanlık hizmetlerini sağlamak ve kurmakla yükümlüdür.
Bu süreçte kalite ve akreditasyon için gerekli olan İdare’yi ilgilendiren hususlarda İdare ve İŞLETMECİ üzerine düşen sorumluluğu ve görevleri yerine getirecektir.
HİZMET SAĞLAYICI; sözleşme süresince verilecek laboratuar hizmetinin, Sağlık Bakanlığının kabul ettiği uluslararası kalite kriterleri doğrultusunda iyileştirilmesine yönelik olarak, laboratuar kalite biriminden gelecek malzeme, tadilat, organizasyon v.b. taleplerin değerlendirilmesini müteakipen laboratuvar hizmetlerinde iyileştirici değişiklikler Değişiklik Prosedürü altında değerlendirilecektir.
HİZMET SAĞLAYICI iç ve dış kalite kontrolü için usulüne uygun olarak laboratuara gelen ve çalışılan numune veya numunelerin değerlendirme sonuçlarını kargo ile ve internet ortamında, mümkün olduğu kadar erken laboratuar kalite koordinatörüne ulaştırılmasından sorumludur.
Dış kalite kontrol laboratuarı ile yapılan karşılaştırmalarda (CLIA’88 önerileri veya uygun teknik şartname doğrultusunda) her test için ayrı değerlendirilmek üzere kabul edilemez sınırlarda [3 Standart Sapma (SD)] sonuç alınırsa, HİZMET SAĞLAYICI ilgili test/cihaz için düzeltici işlem yapmak ve belgelemek zorundadır.
Arka arkaya 3 (üç) kez veya daha fazla sapma söz konusu olduğunda ve gerek görülürse ilgili sistem, cihaz, ünite veya kitler hastanemiz laboratuar uzmanlarının öngöreceği, sözleşmeye esas teknik şartnameye uygun marka ve modellerle değiştirilir.
2-3 Standart Sapma arası sapmalar da ayrıca uzmanlarca değerlendirilir ve uygun görecekleri düzeltici işlemler HİZMET SAĞLAYICI tarafından acilen yerine getirilir.
HİZMET SAĞLAYICI, gerekli belge ve raporları usulü dairesinde tam ve doğru olarak bilgi işlem sistemi aracılığıyla günlük olarak tanzim etmek, kaydedeceği bu hasta ve işlem bilgilerini, sayılarını, diğer bilgileri düzenlemek, idare ve İŞLETMECİ'nin bu bilgilere bilgi işlem sistemi aracılığıyla her an ulaşabileceği şekilde tutmak zorundadır.
HİZMET SAĞLAYICI, cihazların arızalanması durumunda işin sürekliliğini sağlamak için gerekli önlemleri ve tedbirleri almak zorundadır.
HİZMET SAĞLAYICI, hastanede çalışılan tetkikler için en az 15 (onbeş) günlük kullanımına yeterli olabilecek miktarda sarf malzemelerini ve kitleri uygun saklama koşullarında Hastane'de bulundurmakla yükümlüdür.
Tüm reaktif ve kitler üretici firmaya ait orijinal etiketi taşımalı, barkodu olmalı, etiketin (ambalaj ve reaktif kabı) üzerinde seri numarası (lot no), son kullanım tarihi ve saklama koşulları belirtilmiş olmalıdır.
HİZMET SAĞLAYICI, sağlayacağı/kullanacağı kit ve kimyasalların MSDS’lerini (Material Safety Data Sheets – Malzeme Güvenliği Verileri Dokümanları) laboratuvar yönetimine teslimi için Türkçeye çevirisini yapacaktır.
Sistemin veya sistemlerin işletilebilmesi için gerekli olan cihazlar, laboratuar cihazlarına ait bilgisayarlar, büro malzemesi, sarf malzemeleri, santrifüj ve benzeri alet, ekipmanlar (pipet, çalışma esnasında gerekli olacak her türlü malzeme veya cihaz), kitler ve bunlarla birlikte saklanma ve korunması ısıya duyarlı olan her türlü solüsyon, reaktif v.s.’nin saklama koşullarını oluşturacak cihazlar ve laboratuar ortamları HİZMET SAĞLAYICI tarafından sağlanacaktır.
HİZMET SAĞLAYICI’nın İşletme Dönemi’nin başında laboratuvar kurulumunu yapacağı tüm laboratuvar cihazları Sıfır Cihaz olmalıdır.
İlgili Mevzuatta cihaz yaşıyla ilgili oluşabilecek değişiklikler HİZMET SAĞLAYICI tarafından uygulanacaktır.
Cihazların her türlü sigorta ve bakım onarım giderleri HİZMET SAĞLAYICI tarafından karşılanacaktır.
HİZMET SAĞLAYICI laboratuvara ulaşan örneklerin ve elde edilen sonuçların güvenliğinden sorumludur.
Laboratuvar örnekleri ve sonuçları İŞLETMECİ ve İDARE’nin bilgisi dışında üçüncü şahıslarla paylaşamaz.
HİZMET SAĞLAYICI Sağlık Bakanlığına bağlı diğer sağlık tesislerinin ihtiyaç duyduğu laboratuvar hizmetini İŞLETMECİ/İdare Temsilcisinin onayı ile Sözleşme kapsamındaki Sağlık Tesisinin talebi gibi Sözleşme’ye esas hizmet kapsamında ve Sözleşme’de belirtilen hususlar dahilinde yerine getirmekle yükümlüdür.
Hizmet Sağlayıcı bu hizmeti Y faktöründen bağımsız olarak yürütecektir.
HİZMET SAĞLAYICI laboratuvar hizmetinde çalışan İdare Personeli ve HİZMET SAĞLAYICI Personeli için mevzuat gereğince yeterli sayıda olmak üzere kişisel güvenlik ekipmanlarını temin etmek ve iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili testleri yaptırmak zorundadır.
HİZMET SAĞLAYICI, aylık istem sayısı 200 testin üzerinde olan tüm testleri Hastane bünyesinde kuracağı sistemlerle çalışacaktır.
200 testin altında olan testleri Sağlık Bakanlığı tarafından ruhsatlandırılmış, akredite bir laboratuvarda İşletmeci ve İdare Temsilcisinin onayını alarak çalıştırıp raporlayabilir.
Dış laboratuvarda çalışılan testlerin sonuçları HBYS / LBS sistemine aktarılacak ve hasta sonuçlarında dış laboratuvar testi olarak görülmesi sağlanacaktır.
Dış laboratuvarın denetimi hizmet kalite standatları doğrultusunda İdare ve İŞLETMECİ tarafından yapılacaktır.
Dış laboratuvar tarafından çalışılacak olan test materyalleri, test sonuçları ve test sonuçlarının doğruluğu ve güvenliği HİZMET SAĞLAYICI ve laboratuvarın sorumluluğundadır.
HİZMET SAĞLAYICI özel testlerde kurulum maliyetinin yüksek olduğunu belirterek yukarıdaki test sayısından bağımsız olarak bu testlerin dış laboratuvarlarda çalışılmasını talep edebiir.
Talebin İdare Temsilcici ve İŞLETMECİ tarafından onaylanması halinde testler dış laboratuvara gönderilebilir.
HİZMET SAĞLAYICI’ya ödeme HBYS/LBS sisteminden alınacak doktor tarafından onaylanmış test sonuçları üzerinden yapılacaktır.
HİZMET SAĞLAYICI cihaz arızası durumunda arızaya 3 (üç) saat içinde müdahale edecek, arızayı 48 (kırksekiz) saat içinde giderecektir.
7 (yedi) günü geçen arıza sürelerinde firma en az aynı teknik şartları sağlayan cihazla değişim yapacaktır.
Bu süre
Translation - English SERVICE TECHNICAL SPECIFICATIONS
Annex 2: Service Technical Specifications mentioned in Bursa Integrated Health Campus Laboratory Services Procurement Agreement (hereinafter referred to as “Agreement”) numbered SZ-RIH-BRS-005-00.
This Annex 2: consists of Service Technical Specifications, General Terms of Service and Special Terms of Service.
The SERVICE PROVIDER is obliged to fulfill both the General Terms of Service and the Special Terms of Service within the framework of rules provided in this Specifications.
These rules may be revised by agreement between the OPERATOR and the SERVICE PROVIDER in circumstances which affect the conduct of the Services and/or are unforeseeable.
SECTION A
-
DEFINITIONS
The terms included in this Annex 2: Service Technical Specifications, but not explicitly defined, shall have the meanings assigned to them in the Agreement (in the other annexes of the Agreement, if not specified in the Agreement).
The following terms and expressions included in this Annex 2: Service Technical Specifications, shall have the meanings given below opposite to them in the Service Technical Specifications, unless they are contrary to the content.
"Administration"
Indicates Republic of Turkey Ministry of Health and any associated unit and organizations.
"Administrative Personnel"
Refers to the administrative personnel with managerial power (authority, power).
"Administration's Personnel"
Refers to the personnel assigned by the Ministry of Health at the hospital.
"Consumables"
It refers to any consumable material required for the use of any EQUIPMENT or which is required during the execution of the Service which is consumed in course of this time or which ends within a certain period or use and which meet the specifications specified in the Laboratory Technical Specifications.
"Urgent"
Refers to any event that is of a serious nature or has threats to human life that would lead to a major damage or disorder, or a service request that is necessary for the elimination of such an event;
"Waste"
Refers to confidential waste, non-clinical waste, recyclable waste, clinical waste and special hazardous waste, each of which is defined in the Waste Management Specifications.
"Recovery Time"
Refers to the time starting from the date that the said Lack of Service is notified to the CAFM system and ending at the end of the Service Recovery Time specified for the relevant Performance Parameter in this Annex 2 and;
during this time, the SERVICE PROVIDER must,
a)
Restore all functional facilities by adopting acceptable methods such as Good Business Practices, and rectify the Lacks of Service to meet all necessary criteria, all Health and Safety standards and Administration Practices;
b)
conduct any test that may be required;
c)
ensure that the OPERATOR is informed of developments or possible delays where necessary;
d)
Minimize any interruption in the performance of the Services and the operation of the functional units;
e)
correct the situation by informing the OPERATOR, if the work to be corrected affects another functional unit or Service, in particular in such a way as to disrupt the provision of Medical Service;
"Regular"
Refers to a service request and/or implementation of priority risk that does not lead to significant operational problems;
“Equipment”
Refers to any equipment such as material, appliance, device, hardware, software, license, support product, main product, by-product, additional product that are necessary for the performance of the Services under the Agreement and although it has not been clearly specified in this Agreement and its annexes, all accessories, utility software (including any software updates and upgrades), and other general related parts and materials including the points specified in this Specification so that these equipment meet their Standard Performances and fulfill the functions expected from them.
"Temporary Repair"
Refers to ensuring security and functionality, including all of the Usability Terms on the affected Area(s);
"Service Error”
It means that the SERVICE PROVIDER has not acted in accordance with the General Terms of Service or the Specific Terms of Service specified in this Specification;
"Subcontractor"
It has the meaning given to it under article 4 of the Agreement.
"Service Standards"
It means the standard corresponding to each Service in this Terms of Service.
These standards may depend on quality or duration;
"Service Response Time"
Refers to the time starting from the date that the said Lack of Service is notified to the Help Desk and/or notified in writing directly to the SERVICE PROVIDER by the Administration Representative or the OPERATOR (whichever occurs first) and ending at the end of the Service Response Time specified for the relevant Performance Parameter in this Annex 2, or due to the response of the SERVICE PROVIDER before this time, in the event a lack of service occurs, and during this time the SERVICE PROVIDER is obliged to a) determine the nature, location and cause of the problem and, if necessary, supervise the site; b) assign an authorized person to perform all necessary actions or to permit such action provided that he/she has the competence, experience and responsibility necessary to assess the situation and remains within reasonable limits; c) meet all health and safety requirements, even at a minimum, by performing all the necessary procedures to ensure that the functional part is safe and secure; d) report to the OPERATOR an assessment of the problem, details of the actions taken, the details of any work required in the time scales framework and any possible limitations on the their associated functional units or services, when necessary.
“Services”
It has the meaning given to it under Article 4 of the Agreement.
"Administration's Practices"
Refers to the practices of the Administration, as determined by the ADMINISTRATION, modified at specific times.
SERVICE PROVIDER will always follow the Administration's Practices.
"Immediately"
Refers to any event that could lead to operational problems if not quickly addressed or, if not corrected, could lead to emergencies or, a service request which must be promptly intervened to eliminate operational problems that may arise if not corrected or an Emergency situation;
"Good Business Practices"
It means to use standards, practices, methods and procedures that are in compliance with the law, or to act in a reasonable and expected manner, skill, attention, caution, prudence and foresight from an expert and experienced person entering a similar undertaking under the same or similar conditions;
"Follow-up Method"
It means the method or process used to measure whether the SERVICE PROVIDER complies with this Terms of Service;
"Key Users"
It means the persons directly affected by the service delivery;
" Medical Waste"
Refers to, partly or in full, a) human or animal tissue; (b) blood or other body fluids; (c) feces; (d) medicines or other pharmaceutical products; e) dressings and bandages; f) any waste consisting of syringes, needles or other cutting tools, which may be dangerous to the person in contact with if they are not secured, and other wastes resulting from medical services, nursing care, dental, pharmacological or similar applications, research, treatment, care, training, or blood drawing for blood transfusions, which may cause the person in contact with it to become infected;
"Domestic Non-Clinical Waste"
Refers to other Wastes not falling into the medical and hazardous Waste class;
"Hazardous Waste"
Wastes generated during service delivery and are determined to be in this class according to the legislation;
"Contamination"
Conditions that cause any pollution or contamination including chemical, biological or industrial, radioactive, dangerous or toxic substances, water or residue (may be solid, semi-solid, liquid, gas or vapor);
“Installation”
Making the EQUIPMENT or appliance that the SERVICE PROVIDER will provide and/or maintain in accordance with the Agreement, ready for service;
"Special Terms of Service"
Refers to the requirements and conditions contained in Section C of this Annex 2;
"Borrowed Materials"
Reusable Medical Devices lent to SERVICE PROVIDER, OPERATOR or ADMINISTRATION to fulfill a specific procedure on the request of the SERVICE PROVIDER or a clinical specialist;
”Packages (sterilization)“
Refers to the various types and numbers of multi-use Medical Devices and sets of Medical Devices that the ADMINISTRATION deems necessary;
"Performance Parameter"
It means the performance level that the SERVICE PROVIDER has to fulfill in order to act in accordance with the General Terms of Service and Special Terms of Service and Special Technical Requirements determined for each Service item in this Laboratory Services Technical Specifications and that would lead to penal sanctions in case of failure to perform.
"Personnel"/"Service Provider Personnel"
It means any person employed or appointed by the SERVICE PROVIDER or by any Sub-Contractor in the Site or in the Hospital;
"Hospital"
It has the meaning given to it under article 4 of the Agreement.
"Reusable Medical Device"
"Reusable Consumable Material"
Refers to a device that can be safely used more than once part for which the rework instructions are recorded;
Reusable consumable material sterilized in accordance with the legislation in force and in the manner Infection Control Committee deems appropriate
"New Device"
It refers to unused materials and equipment, for which less than 12 (twelve) months have passed since the date of production until the date of installation.
SECTION B - GENERAL TERMS OF SERVICE
Leadership
1.1
SERVICE PROVIDER:
He/She informs the OPERATOR about the management structure, responsibilities and communication methods that he/she puts into practice regarding the services before the beginning of the Service.
He/She informs the OPERATOR of any possible changes in the structure, responsibility and means of communication during the Terms of the Agreement.
He/She facilitates service delivery and informs the OPERATOR about the daily special requirements of the OPERATOR's individual departments, by developing and implementing a procedure for the provision of regular monthly liaison activities for a series of monthly meetings to be held between the his/her management team and OPERATOR's management team at least 1 (one) month before the start of the service.
The SERVICE PROVIDER needs to develop an exception reporting and management information reporting system in agreement with the OPERATOR.
He/She will ensure the protection of the goods and commodities in all services and will ensure the implementation of the system and the realization of the controls agreed upon in writing with the OPERATOR and ensure that the appropriate records are kept and are available for audit at his/her own expense.
SERVICE PROVIDER shall implement a comprehensive control system in the form of management reports for the presentation of the Services and shall submit such reports to the OPERATOR upon request.
SERVICE PROVIDER shall deliver the monthly Service reports to the OPERATOR in the agreed format and quality until 2 (two) Business Days from the end of the month of the Agreement unless stated otherwise in the Special Terms of Service.
He/She will analyze each of the Services; He/She prepares and presents to the OPERATOR a program that sets out the details of the proposals for changes in each Services or Method Statements, the possible effects and financial results of these changes, the effects of timing of these changes and other matters.
He/She will be under duty of care to inform the OPERATOR of any matter which SERVICE PROVIDER thinks is dangerous; he/she will establish systems to ensure that all danger warnings and security operation announcements are communicated to the OPERATOR and to the personnel working at the hospital and ensure that the appropriate actions are performed and recorded centrally, at the expense of SERVICE PROVIDER.
The SERVICE shall put the wastes arising from the its Services into the dumpsites determined in a secure manner by carrying out all kinds of neutralization procedures on its own responsibility, in accordance with the Method Statements to be prepared by the OPERATOR and to be provided to SERVICE PROVIDER, or in accordance with the methods to be approved by the OPERATOR.
In the fulfillment of the General and Special Terms of Service, SERVICE PROVIDER shall grant representative authority that is separate for each service and shift to its employees, provided that it remains limited to the subject of the service.
SERVICE PROVIDER shall be responsible for the contractual and legal consequences of the infractions of the Agreement by Subcontractors whom he/she prefers to purchase services under this Agreement, as if the said acts have been carried out by himself/herself.
1.2
Performance Follow-up
There is a Performance Parameter describing the criteria used to determine whether or not the SERVICE PROVIDER provides the Service in the required standards, belonging to each Service Term defined in the Specific Terms of Service.
Performance Parameters are tabulated at the end of each Special Terms of Service.
The SERVICE PROVIDER will provide a list of potential Service Errors and this list will include a reference from the General Terms of Service (the reference of which will be "G") or Special Terms of Service (the reference of which will be "S") to evaluate the SERVICE PROVIDER performance.
All Performance Parameters will be evaluated on a successful or unsuccessful basis.
For each Performance Parameter, there is a defined Service Response Time that respond to the Service Error or Service request and a required Service Recovery Time to perform the corrective actions required to eliminate Service Error or to meet the Service request.
Response and Service Recovery Times shall commence from the application made in CAFM.
Each Performance Parameter is allocated a time period (“Performance Monitoring Time”) which specifies time during which the performance of this parameter is to be measured
Performance Monitoring Times can be summarized as follows:
Table 1- Performance Monitoring Times
Performance Monitoring Time
Frequency
O
One Time
OSR
On Service Request
D
Daily
W
Weekly
A
Monthly
Q
Quarterly
ESM
Every six months
OY
Once a year
A Monitoring Method is also assigned to each Performance Parameter, which describes how the parameter can be measured.
Thus, the methods can be summarized as follows:
Table 2- Monitoring Methods
Monitoring Method
Description/ Source
1
ADMINISTRATION/OPERATOR/SERVICE PROVIDER reports to CAFM; CAFM records,
2
Comparison with agreed Method Statements,
3
Comparison with acceptable criteria (benchmarking points) (applied to the form of reports, etc.),
4
SERVICE PROVIDER's self-monitoring (in accordance with the Performance Monitoring Program),
5
Analysis of the information contained in the SERVICE PROVIDER's task lists and other business records,
6
User satisfaction surveys (administration personnel, SERVICE PROVIDER Personnel, visitors and patients),
7
Examination/reports of relevant public institutions and organizations,
8
ADMINISTRATION/OPERATOR supervision (analysis of complaints, random visits, checks of SERVICE PROVIDER data verification, conscious testing etc.),
In respect of any Service, if a Service Error Score is given to the SERVICE PROVIDER in any month for more than the Error Score Required for Written Warning listed in return for the relevant Service in the following table, OPERATOR shall provide a written notice to the SERVICE PROVIDER.
If the SERVICE PROVIDER receives 3 (three) or more written warning in any 3 (three) months with respect to any Service, the OPERATOR may increase the degree to which the performance of the SERVICE PROVIDER is monitored by the ADMINISTRATION or OPERATOR (at the discretion of the Administration) by giving written notice to the SERVICE PROVIDER.
Table 3:
Laboratory Services Error Scores Table
Total Maximum Error Score (6 Months)
Total Maximum Error Score (Monthly)
Error Score for Written Warning (Monthly)
Bursa Integrated Health Campus
56,896
9,483
4,741
1.3
Monthly Reporting
SERVICE PROVIDER will prepare a Monthly Report and deliver it to the OPERATOR within 2 (two) Business Days following the end of the Month of Agreement.
Monthly Report will include the following information immediately following the end of the Month of Agreement:
Summary of monitoring and findings in accordance with the Performance Monitoring Program;
A summary of all cases reported to the CAFM System during the Month of Agreement, including Service Response Times / Service Recovery Times and those that are resolved;
A summary of all unresolved events and events that can not be resolved in terms of quality;
Affected functional units;
The time in hours, start date and time and end date and time of an event that can not be resolved in time in any functional unit;
Quantity related data (e.g. consumed energy)
All arrangements related to the amount to be made in the Service Payment;
Interruptions due to unresolved events from Service Payments and events that can not be resolved in terms of quality; Interruptions to be made from the Service Payment for Service Errors;
The number of Service Error Scores (SES) to be given per day for Service Errors.
This part of the report should also show the sum of the last 6 (six) months, and also emphasize any day in which the total of 6 (six) months exceeds the SES threshold.
In order to avoid any doubt, in all reports, the area/functional area and/or Service in which each Service Error occurs must be clearly defined.
1.4
Leadership Performance Parameters
Ref
Parameter
Importance Level
Service Response Time
Service Recovery Time
Performance Monitoring Time
Monitoring Method
Service Response Time
SRT
Service Recovery Time
SCT
1.1a
The management structure is established according to the Proposal of the SERVICE PROVIDER and operated accordingly.
Low
7 Days
15 Days
Monthly (M)
2, 4, 5, 8
Regular
Regular
1.1b
SERVICE PROVIDER'S Eligible Personnel will participate in the monthly meetings held between the ADMINISTRATION and OPERATOR upon the request of the OPERATOR.
The information agreed with the ADMINISTRATION is transferred to the OPERATOR and ADMINISTRATION.
Low
4 Days
2 Weeks
Monthly (M)
2, 4, 5, 8
Planned
Planned
1.1c
All systems and controls identified for the protection of goods and other commodities are in application.
Low
1 Week
1 Week
Monthly (M)
1.2, 4, 5, 8
Regular
Regular
1.1d
Monthly Service management reports prepared in the form and nature accepted within 2 (two) Business Days from the anniversary of each Month of Agreement shall be submitted to the OPERATOR.
Low
1 Day
15 Days
Monthly (M)
2, 3, 4, 5, 8
Regular
Regular
1.1e
He/She will analyze each of the Services; He/She prepares a program that sets out the details of the proposals for changes in the Services or Method Statements, the possible effects and financial results of these changes, the effects of timing of these changes, ability of the ADMINISTRATION to fulfill its duties and other matters that he/she may want in the direction of the OPERATOR's request.
Low
5 Days
5 Days
Monthly (M)
2, 3, 4, 5, 8
Planned
Planned
1.1f
The information necessary for the administration to relate to the external and internal people is provided in the agreed form, quality and time, to the respective person.
Low
5 Days
10 Days
Monthly (M)
1, 2, 3, 4, 5, 8
Regular
Regular
1.1g
He/She will be under duty of care to inform the ADMINISTRATION and OPERATOR of any matter which SERVICE PROVIDER thinks is dangerous; he/she will establish systems to ensure that all danger warnings and security operation announcements are communicated to the ADMINISTRATION, OPERATOR and to the personnel working at the hospital and ensure that the appropriate actions are performed and recorded centrally, at the expense of SERVICE PROVIDER.
The SERVICE shall put the wastes arising from the its Services into the dumpsites determined in a secure manner by carrying out all kinds of neutralization procedures on its own responsibility, in accordance with the Method Statements to be prepared by the OPERATOR and to be provided to SERVICE PROVIDER, or in accordance with the methods to be approved by the OPERATOR.
Intermediate
2 Days
7 Days
Monthly (M)
1.2, 3, 4, 5, 7, 8
Regular
Immediately
1.2
Hazard safety warnings and safe action bulletin announcements are implemented and monitored appropriately in timelines agreed with the ADMINISTRATION and OPERATOR.
Low
10 Days
20 Days
On Service Request (OSR)
1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8
Immediately
Immediately
1.3
The Monthly Report is presented to the OPERATOR within 2 (two) Business Days following the end of each Month of Agreement in the agreed format and quality.
High
3 Days
7 Days
Monthly (M)
2, 3, 4, 8
Regular
Immediately
Personnel and His/Her Development
2.1
Terms of Service
SERVICE PROVIDER shall employ sufficient number of qualified (competent, skilled) personnel to ensure that the Services are provided at all times and in all respects in accordance with the General and Special Terms of Service.
SERVICE PROVIDER will provide sufficient number of reserve personnel to meet the Terms of Service if the holidays and employees fail to supervise the work.
2.2 Recruitment
2.2.1
SERVICE PROVIDER Personnel, if necessary, will be subjected to health check prior to recruitment in accordance with the Administration's Practices.
2.3
Training and Orientation
2.3.1
SERVICE PROVIDER shall keep an effective and comprehensive personal training record for all Personnel in a format agreed with the OPERATOR.
2.3.2
SERVICE PROVIDER will prepare and implement a suitable orientation program for the SERVICE PROVIDER Personnel.
The content and presentation of this program will be approved by the Administration on an annual basis (and in case of any change in conditions).
The program shall include at least the items specified in article 5.
2.3.3
SERVICE PROVIDER will ensure that all new SERVICE PROVIDER Personnel involved in the Service delivery pass through the Entry Program before being hired and working.
If any training is likely to have an impact on the activities of the ADMINISTRATION or OPERATOR, this training should be programmed and agreed with the ADMINISTRATION or OPERATOR.
2.3.4
2.3.6
SERVICE PROVIDER shall ensure that all Personnel charged with the service delivery are informed and passed through the training (including those belonging to the uninterrupted professional development program if possible) at all times in respect of the following subjects:
The task to be performed by the relevant Personnel;
All provisions of these Terms of Service relating to the tasks to be performed;
Permanent instructions and procedures in relation to the Services, if any;
All relevant rules, principles and procedures in the workplace as well as all other compulsory and statutory requirements;
All fire-related measures and procedures;
The need for the staff to always behave in a gentle and thoughtful manner and in accordance with the privacy conditions;
Improving energy use and resource efficiency within the hospital, in accordance with mandatory standards and requirements.
Other trainings to be given in accordance with the legislation.
SERVICE PROVIDER will allow the Personnel to participate in mandatory Administrative training, as specified by the ADMINISTRATION and OPERATOR, to be delivered at specified times.
OPERATOR will notify the SERVICE PROVIDER of training programs at times he/she considers appropriate.
SERVICE PROVIDER will not compromise in any way on the level or quality of the Service, by providing the appropriate trained personnel at his/her own expense as a substitute for the existing Personnel.
2.3.7
SERVICE PROVIDER will provide the SERVICE PROVIDER Personnel with a proposal for vaccination, including Tetanus and Hepatitis B vaccines, in accordance with the Permanent Instructions and Procedures of the ADMINISTRATOR and OPERATOR, in terms of the nature of the tasks they perform under the Services.
2.4
Human Resources Issues
2.4.1
In order to fulfill the duties specified in the Special Terms of Service, the SERVICE PROVIDER:
Shall ensure that the SERVICE PROVIDER Personnel is dressed in appropriate uniforms and in a proper, uniform appearance and well-groomed manner, as required by applicable legislation, in workwear (including protective clothing and footwear where appropriate), comply with the personal hygiene rules required by the tasks they undertake and wear collar ID cards at all times while working in the Hospital;
Shall develop and implement procedures for Administrative Personnel to report to the OPERATOR the Personnel who have had any illnesses that could endanger the health and/or safety of the patients or visitors, and for determining the personnel who have contacted a person who has had such a disease on purpose.
For the avoidance of doubt, the Personnel who have recently returned from their travels in countries considered to be at high risk by the relevant department of the Ministry of Health are considered within this scope.
SERVICE PROVIDER will act accordingly in the Administration's Practices.
He/She will ensure that the level of personnel satisfaction (in accordance with nationally and internationally established standards) exceeds 75% of the personnel satisfaction rate in the personnel satisfaction surveys to be conducted every 6 months (six months) for the entire SERVICE PROVIDER Personnel.
Content on this will be agreed with the OPERATOR.
2.4.2
2.4.3
SERVICE PROVIDER will prepare and implement the necessary methods to minimize the number of employees starting and leaving the job, sick leave and absenteeism within the Service Standards, to follow up this information in order to determine the reasons for starting and leaving the job and to establish packages and/or solutions that will meet the standard.
The SERVICE PROVIDER shall establish and put into practice a referral mechanism for all Personnel to be employed on Site in which the said personnel can report their problems and complaints about the employment relation with their workplace and/or employer and implement it throughout the Service Period.
The SERVICE PROVIDER shall ensure that all Personnel referred to in this article shall be notified in writing of the existence and content of the said referral mechanism and that the referral mechanism shall be easily understood by and accessible to such personnel.
The SERVICE PROVIDER shall ensure that he/she himself/herself and his/her Subcontractors' officials are also informed about the referral mechanism.
The referral mechanism referred to in this article should ensure that the problems and complaints communicated by the Personnel are evaluated quickly and that the employer's reply to and evaluations of the complaint is communicated to the referring personnel in a quick and justified manner.
The SERVICE PROVIDER shall ensure that the referral process is carried out in confidentiality in the referrals submitted to the referral mechanism and that the referring Personnel shall not be subjected to any discrimination, sanction or negative treatment duet to his/her referral
The referral mechanism will also allow for anonymous referrals.
The referral mechanism referred to in this article shall not pose an obstacle to the exercise of the applicable rights and remedies under the laws by the personnel concerned.
If requested by the OPERATOR at any time during the Service Period, the SERVICE PROVIDER shall inform the Operator of the referral mechanism referred to in this article within 3 (three) Business Days following the request of the OPERATOR at the latest and submit the information and documents which may be requested within this scope by the OPERATOR to the OPERATOR accurately and completely.
2.5
Personnel and Development Performance Parameters
Ref
Performance Parameter
Importance Level
Service Response Time
Service Recovery Time
Performance Monitoring Time
Monitoring Method
Service Response Time
SRT
Service Recovery Time
SCT
Personnel and His/Her Development
2.1
There is no notified SERVICE PROVIDER Personnel vacancy.
Intermediate
15 Days
15 Days
Monthly (M)
1,2 5, 8
Immediately
Urgent
2.2.1
All SERVICE PROVIDER Personnel have undergone medical screening by the public or private health care institutions before being employed within the scope of this Service.
High
15 Days
1 Month
Monthly (M)
5, 7, 8
Regular
Regular
2.2.2
All SERVICE PROVIDER Personnel have been reviewed online and approved to work in the relevant departments.
High
15 Days
1 Month
Monthly (M)
2, 4, 5, 7, 8
Regular
Regular
Training and Orientation
2.3.1
All SERVICE PROVIDER Personnel training records are complete, up-to-date and open to inspection.
Intermediate
7 Days
15 Days
Monthly (M)
4, 5, 7, 8
Regular
Regular
2.3.2
SERVICE PROVIDER has an up-to-date and current orientation program agreed with the OPERATOR and reviewed during the last 12 (twelve) months.
Low
21 Days
1 Month
Every six months
(ESM)
4, 5, 8
Regular
Regular
2.3.3
All Personnel have undergone orientation training before being hired and working.
Low
10 Days
10 Days
Monthly (M)
4, 5, 8
Regular
Regular
2.3.4
SERVICE PROVIDER shall ensure that the Personnel appointed for the performance of the Services are appropriately and adequately informed and trained (including practices within the scope of continuous professional development at reasonable levels).
SERVICE PROVIDER will implement and maintain a professional development program through on-the-job training, educational activities, informative documents or training in the workplace.
Intermediate
45 Days
2 Months
Every six months
(ESM)
4, 5, 8
Regular
Regular
2.3.7
SERVICE PROVIDER will provide all the SERVICE PROVIDER Personnel with a proposal for vaccination, in accordance with the Administration's Practices, in terms of the nature of the tasks they perform under the Services.
Intermediate
3 Days
10 Days
Monthly (M)
4, 5, 8
Regular
Regular
Human Resources Issues
2.4.1(a)
SERVICE PROVIDER Personnel always wears the necessary clothing according to the applicable legislation, provides personal hygiene at the upper level and always wears collar ID cards while working in the hospital.
Intermediate
3 Days
10 Days
On Service Request (OSR)
1, 2, 3, 4, 5, 8
Immediately
Immediately
2.4.1(b)
A reporting procedure has been developed and implemented for personnel affected by or known to be in contact with any disease that could endanger the safety of the personnel working at the hospital, patients and/or visitors.
Intermediate
5 Days
15 Days
Monthly (M)
2, 3, 4, 5, 7, 8
Immediately
Immediately
2.4.1(c)
SERVICE PROVIDER has completed the questionnaire on the date it must be completed and informed the OPERATOR of the results.
Intermediate
10 Days
45 Days
Every six months (ESM)
3, 4, 6, 8
Regular
Regular
2.4.1(c)
Satisfaction rate of SERVICE PROVIDER Personnel is above the target value.
Intermediate
10 Days
45 Days
Every six months (ESM)
3, 4, 6, 8
Regular
Regular
2.4.2
SERVICE PROVIDER Personnel's turnover rate, sick leave and absenteeism rates are constantly under supervision and measurements are continuously made to reduce them.
Low
10 Days
45 Days
Quarterly (Q)
4, 5, 8
Regular
Regular
Application and Strategy
3.1
Terms of Service
General
3.1.1
SERVICE PROVIDER will provide services appropriate for Good Business Practices and Administration's Practices.
Integration with Administration's Practices and Operations
3.1.2
SERVICE PROVIDER will assist the OPERATOR in preparing the administration's future applications by giving information about the delivery of the services and revising the relevant procedures and by mutually agreeing with the OPERATOR.
SERVICE PROVIDER will describe all methods and approaches relating to the delivery of the Services in the Method Statements and in the procedure manuals.
These documents shall be kept up-to-date and be made available to all relevant Representatives of the Administration, the SPE Personnel and the OPERATOR.
SERVICE PROVIDER will ensure that operating practices are documented in Method Statements that are compatible with risk analyzes.
3.1.3
SERVICE PROVIDER will perform the Services according to these Method Statements.
Method Statements must always be up-to-date and accessible by the relevant SERVICE PROVIDER Personnel and OPERATOR.
SERVICE PROVIDER shall obtain the approval of the OPERATOR with regard to the working methods proposed for the application.
SERVICE PROVIDER must obtain the approval of the OPERATOR before applying any new applications related to the works or applications that differ from the applications that are currently agreed with the OPERATOR.
3.1.4
Regarding the delivery of the Services, SERVICE PROVIDER must obtain approval from the following units or persons for the time of the delivery of Services, the participation of the Administration's personnel and their business practices:
The work and operations that may affect the services, services provided by the ADMINISTRATION or comfort of the patients, the ADMINISTRATION's Personnel and the visitors;
Relevant legal entities in relation to any aspect of the Services.
Such approvals shall be confirmed in writing by the OPERATOR before the relevant Service is put into effect.
Health and Safety
3.1.5
Within this scope, the SERVICE PROVIDER:
Will provide a comprehensive health and safety guideline that addresses all aspects of the Services prior to commencing service delivery, and will conduct and manage compliance with health and safety obligations within the scope of delivery of the Services;
Will ensure that each Service delivery is made in accordance with the SERVICE PROVIDER's current health and safety guideline;
Will operate in accordance with the procedures agreed with the OPERATOR, legal obligations and health legislation and safety legislation;
A competent Occupational Health and Safety Specialist will ensure that the health and safety policies of the SERVICE PROVIDER are consistent with the health and safety policies set by the ADMINISTRATION and OPERATOR;
Will provide appropriate personal protective equipment for all SERVICE PROVIDER Personnel;
Will provide appropriate first aid tools for all SERVICE PROVIDER Personnel;
Will keep all records and documents related to health and safety and keep them up-to-date and will make them available to the supervision of the ADMINISTRATOR and OPERATOR, including but not limited to the following:
Risk assessments for all of the services,
Method Statements.
Will ensure that all SERVICE PROVIDER Personnel undergo required training as stipulated in health and safety legislation.
Quality Assurance
3.1.6
3.1.7
SERVICE PROVIDER will implement a quality assurance system in accordance with ISO 9001 or equivalent.
This information includes the following, without prejudice to the provisions of the applicable legislation:
To monitor the quality systems for the relevant Service Providers to enable the SERVICE PROVIDER to comply with the General and Special Terms of Service and performance monitoring and measurement system;
To ensure that appropriate and necessary records are maintained for audit purposes;
To ensure that the ADMINISTRATION and the OPERATOR shall have access to the records at any time;
To ensure that SERVICE PROVIDER, Subcontractors and their managers, inspectors and personnel are trained in accordance with their duties and responsibilities to understand the quality assurance system;
In the event that the ADMINISTRATION and/or OPERATOR receives a decision to have JCI (Joint Commission International) accreditation for the Hospital, the SERVICE PROVIDER is obliged to fully and completely fulfill the requirements of the accreditation for scope of his/her own Agreement and to cooperate fully with the ADMINISTRATION and OPERATOR.
Environmental Management
3.1.8
SERVICE PROVIDER; will implement an environmental management system in accordance with the requirements of ISO 14001 or equivalent.
This information includes the following, without prejudice to the provisions of the applicable legislation:
Environmental policy;
Regularly reviewing the environmental aspects of the organization;
Determining goals and objectives that will improve the impacts on the environment;
Business control procedures;
Monitoring and recording;
Assignment of duty and the training;
Nonconformity and corrective action process;
System check and management review.
3.1.9
SERVICE PROVIDER; shall develop and implement a positive, integrated and sustainable development policy, including, without prejudice to the provisions of the relevant legislation, the following:
Conservation-energy, forests, paper, horticulture, water;
Contamination-climate change, ozone depletion, emissions from vehicles, biocides and artificial fertilizers, asbestos, dangerous goods, batteries, solvents and dyes, biodegradables and garbage;
Purchase;
Waste-recycling;
Building management;
Transportation management;
Monitoring and supervision.
Emergency Planning
3.1.10
SERVICE PROVIDER, ADMINISTRATION and OPERATOR, will fulfill their duties and responsibilities in the "Hospital Disaster Plan" and will provide all kinds of contributions in the preparation phase.
The hospital will update the tasks assigned to it on the Disaster Plan every year or as needed within the framework of changing circumstances in order to comply with changes in the Administration's Practices, technological developments and legislative changes:
SERVICE PROVIDER; will provide services in accordance with the emergency action plan, providing training and awareness of personnel including fire drill and evacuation procedures including fire prevention procedures.
SERVICE PROVIDER must have an "Emergency Action Plan" describing how to manage each risk specified in the Hospital Disaster Plan and describing corrective actions to be taken.
This plan must include a communication protocol with the ADMINISTRATION and OPERATOR.
Service Specific Risk Assessments.
Each plan will be prepared in cooperation with:
1.
The fire safety officer of the administration;
2.
Local authority fire brigade manager;
3.
Emergency services units.
3.2
Application and Strategy Performance Parameters
Ref
Performance Parameter
Importance Level
Service Response Time
Service Recovery Time
Performance Monitoring Time
Monitoring Method
Service Response Time
SRT
Service Recovery Time
SCT
Application and Strategy
3.1.1
SERVICE PROVIDER provides Services in accordance with Good Business Practices and Administration's Practices.
High
10 Days
15 Days
Monthly (M)
1, 2, 3, 4,5.6 7, 8
Regular
Regular
3.1.2
Method Statements for business activities are complete, ready and also available to the inspection by the ADMINISTRATION and the OPERATOR.
High
10 Days
15 Days
Monthly (M)
1, 2, 4, 7, 8
Immediately
Immediately
3.1.3
For any new or updated application that has been proposed, permission has been obtained from the Administration's Representative and legal entities to be provided prior to the commencement of work.
High
10 Days
15 Days
Monthly (M)
2, 4, 5, 7, 8
Immediately
Urgent
3.1.4 a-b
For all Services, written permission has been obtained from the Operator before the start of the service, for the times of services, participation of Administrative Personnel and local working methods.
High
5 Days
10 Days
Monthly (M)
2, 3, 4, 8
Immediately
Immediately
Health and Safety
3.1.5(a)
A comprehensive and up-to-date booklet on health and safety issues is available and is used by the entire SERVICE PROVIDER, OPERATOR and ADMINISTRATION Personnel, and services are provided in accordance with the current health and safety booklet.
High
7 Days
10 Days
Monthly (M)
2, 3, 4, 7, 8
Regular
Regular
3.1.5(b)
The services are provided in accordance with the accident reporting procedure agreed with the OPERATOR and/or the legal health and safety obligations.
High
10 Days
10 Days
Monthly (M)
2, 3, 4, 7, 8
Immediately
Immediately
3.1.5(c)
A competent Occupational Health and Safety Specialist has reviewed the SERVICE PROVIDER's health and safety policies and procedures in the last 12 months and ensured that they are consistent with the health and safety policies set by the Administration.
High
10 Days
45 Days
Once a year (OY)
2, 3, 4, 7, 8
Immediately
Immediately
3.1.5(d)
The personnel are provided with personal protective equipment (PPE) and clothing that are compatible with Turkish standards or its equivalent in the EU, including but not limited to:
a)
Uniforms
b)
Gloves
c)
Safety goggles
d)
Plastic aprons
e)
Shoes
High
3 Days
7 Days
Weekly
(W)
1, 2, 4, 7, 8
Immediately
Immediately
3.1.5 (e)
First aid tools with appropriate and adequate materials are provided and the name of the first aid officer in charge is clearly indicated.
High
1 Day
3 Days
Weekly (W)
4, 7, 8
Immediately
Immediately
3.1.5(f)
The health and safety documentation is complete, accurate and available to the inspection by the ADMINISTRATION, OPERATOR or the relevant legal entity.
High
2 Days
5 Days
At any moment
4, 7, 8
Immediately
Immediately
Quality Assurance
3.1.6
SERVICE PROVIDER has a valid ISO 9001 accreditation certificate, equivalent or a higher level certificate.
High
20 Days
3 Months
Every six months (ESM)
1, 2, 3, 4, 5, 6,7, 8
Immediately
Immediately
Environmental Management
3.1.8
SERVICE PROVIDER has an ISO 14001 accreditation certificate, equivalent or a higher level certificate.
High
20 Days
3 Months
Every Six Months
(ESM)
1, 2, 3, 4, 5, 6,7, 8
Immediately
Regular
3.1.9
SERVICE PROVIDER has a sustainable development policy that can be shown to have been developed by him/her.
High
20 Days
3 Months
Every Six Months (ESM)
2, 3, 4, 7, 8
Regular
Regular
Emergency Planning
3.1.10
SERVICE PROVIDER has prepared and reviewed the emergency plans and effectively communicated the said plans to all stakeholders and the personnel.
High
20 Days
2 Months
Every Six Months
(ESM)
2, 4, 7, 8
Immediately
Regular
Partnerships and Resources
4.1
Terms of Service
Communication
4.1.1
Regarding the delivery of the Services, the SERVICE PROVIDER will be in regular contact with the following.
In the event that the Services may affect the activities of the ADMINISTRATION or the OPERATOR, the OPERATOR will be agreed with considering the following points in a regular communication protocol:
Delivery of administration's services and departments and units (meetings with the administrative personnel, weekly catering meetings, etc.) that may affect the comfort and/or relief of the patients or visitors;
SERVICE PROVIDER's auditor and auditors;
Administration's Representatives, including but not limited to fire officers, health and safety-related advisors, infectious disease control officers, pharmacy officials, Social Security Institution personnel, public security officers;
External advisors and legal authorities for the Services rendered.
Administration's Representative
4.1.2
OPERATOR shall notify the SERVICE PROVIDER of a written list of the persons employed by Administration, who have been given specific responsibilities and duties under the General and Special Terms of Service of the ADMINISTRATION and who are authorized to act on behalf of the Administration (each "Administration's Representative") and the persons employed by himself/herself, who have been given specific responsibilities and duties under the General and Special Terms of Service of the OPERATOR and who are authorized to act on behalf of the OPERATOR (each "Operator's Representative").
Equipment & Consumables
4.1.3
SERVICE PROVIDER and Subcontractors of the SERVICE PROVIDER shall perform the following in this respect:
He/She shall provide the equipment and consumables required to satisfy the requirements of the Terms of Service at his/her own expense and ensure that the Equipment is properly maintained and refurbished where necessary;
He/She shall ensure that the consumables including sufficient materials and other materials necessary to take blood and other samples (tube, vacuum blood tubes, holder, vacutainer, syringe plaster, sterile and non-sterile urine container, sharps container, syringe, gloves, alcohol, cotton, moisture barrier protective apron, personal protective glasses, mask) are kept and that such materials shall be supplied as agreed with the OPERATOR in order to provide services.
He/She shall ensure that the equipment is disinfected according to the program acceptable to the OPERATOR;
He/She shall perform the necessary arrangements for the delivery/distribution of consumables, materials and other equipment stocks in an agreed manner with the OPERATOR.
List of Approved Service Providers
4.1.4
SERVICE PROVIDER will create a list of qualified Subcontractors with financial, management and business experience and receive, monitor and update the necessary approvals from the OPERATOR and the Administration.
4.2
Performance Parameters
Ref.
Parameter
Importance Level
Service Response Time
Service Recovery Time
Performance Monitoring Time
Monitoring Method
Service Response Time
SRT
Service Recovery Time
SCT
4.1.1
SERVICE PROVIDER made a meeting with the OPERATOR at least once a month.
Intermediate
7 days
15 days
Monthly (M
4, 5, 8
Planned
Regular
4.1.3
All Equipment used in the delivery of the Services is in compliance with the standards and is in working order, has a correct and valid certificate/license, and is used by a trained operator personnel (in the relevant situations).
Intermediate
10 days
20 days
At any time
1, 2, 3.4, 5, 7, 8
Urgent
Urgent
4.1.4
Approved list of Subcontractors is up-to-date and all subcontractors in the list are reviewed regularly.
Intermediate
10 days
20 days
Every six months (ESM)
4, 5, 8
Immediately
Immediately
5.
Orientation Program
SERVICE PROVIDER's Orientation Program includes at least the following:
Responsibilities and obligations brought by professional duties;
The geography of the hospital and the place where it is located;
Relations with the OPERATOR and the ADMINISTRATION, communication channels and decision making hierarchy;
Obtaining information on health and safety legislation and other legislation covered by the individual's duties;
Administration's Practices related to health and safety;
The use of the Service Equipment within the scope of his/her responsibilities for the delivery of Special Services;
Use of related computer systems;
Introduction of the Regulation on Health and Safety Precautions in Working with Chemical Substances of the Administration and transportation, storage and use of cleaning materials and Service Equipment;
Lifting and handling;
Customer service;
Personal hygiene;
Appropriate behaviors and dress codes suitable for workplace at the hospital;
Fire risks and precautions to be taken against them;
First aid training;
User instructions of the CAFM System;
SECTION C - SPECIAL TERMS OF SERVICE
Medical Support Services
1.2
Special Terms of Laboratory Services
The Company shall provide to the Administration all the necessary technical resources and personnel (personnel specified in the relevant legislation on the laboratories) and support activities except for Nursing and Medical Services to study on all the laboratory examinations specified in Annex A to the current Health Implementation Communiqué (HIC).
Following the establishment of the Health Facilities, in accordance with the common views of the Ministry of Health and Kızılay, the transfusion center or the regional blood center is established in the Health Facility.
The Company will provide all necessary technical resources, personnel (personnel specified in the relevant legislation) and support activities for the operation of cross-match, combs and blood grouping tests, except for the nursing and Medical Services, for the transfusion center or regional blood center to be established.
Services related to blood collection, obtaining blood products, donor screening tests and storage of blood are not covered by Laboratory Services.
However, cross-match tests, combs tests (direct and indirect) and blood grouping tests will be covered by Laboratory Services within the scope of operation of blood station.
1.2.1
Scope of Services
The SERVICE PROVIDER shall take into account the following regulations and rules for the suitability of the Laboratory Service:
Compliance with the criteria set out in the Ministry of Health's legislation;
TİTUBB registration of kits and devices or having the certificate that they are out of scope, approved by the administration;
The SERVICE PROVIDER fully executes the laboratory service except for the acceptance of the sample blood to be sent to the Laboratory, the evaluation of the test and the responsibility of the evaluation.
The service starts with the acceptance of the sample to the laboratory.
The services to be performed by the doctor, the nurse or the staff registered to the Administration, the circumstances arising from their professional responsibilities shall be excluded from the responsibilities of the SERVICE PROVIDER.
SERVICE PROVIDER will implement a comprehensive and rigorous documentation and data recording system for processing, production and submission activities to ensure that materials related to the service to be provided can be monitored via the Laboratory Division and recalled as required within the scope of exemplary practices and regulations of relevant Administration.
The SERVICE PROVIDER shall maintain the documents required to comply with the applicable legislation.
The Company shall also maintain all other documents deemed necessary under Administration's Practices within the scope of this service for financial control, accounting, service monitoring and for reference purposes.
SERVICE PROVIDER shall establish the database of the Laboratory devices under the scope of the HIMS Service in accordance with the following:
That accurately records and monitors usage counts and/or times;
That determines the next possible situation after the actual usage numbers/times and -the next maintenance or renewal time;
That ensures that the records of Maintenance and Repairs are kept correctly;
That notifies the Administration of the renewal of the Laboratory devices in time;
SERVICE PROVIDER shall keep the Laboratory Service records in accordance with the Administration's Practices / ISO 15189 requirements and submitted them to the Administration within 24 (twenty four) hours after being requested.
SERVICE PROVIDER shall ensure that all operations (including removal and re-installation) of Laboratory Devices are in accordance with the manufacturer's instructions.
SERVICE PROVIDER shall ensure that new materials are not accepted without comprehensive and verified instructions and complete production information and compulsory compliance checks before use in laboratory.
The SERVICE PROVIDER shall ensure that his/her personnel are trained before new materials are taken into operation and used.
The SERVICE PROVIDER shall ensure that all the materials purchased within the scope of Laboratory Service are purchased from a registered supplier and/or legitimate dealer of TİTUBB.
The SERVICE PROVIDER shall have manufacturer and production information on all materials and packages to be supplied.
The SERVICE PROVIDER shall check whether the Borrowed Materials received from the supplier comply with the technical specifications and act accordingly.
The SERVICE PROVIDER shall ensure that his/her personnel are trained before Borrowed Materials are taken into operation.
The SERVICE PROVIDER shall ensure that the devices are checked for compliance with the technical specifications and that they are safely prepared in accordance with the agreed procedures with the borrower prior to returning the borrowed Laboratory Devices.
SERVICE PROVIDER shall ensure that the devices with which the Laboratory Service will be provided are kept in accordance with the related standards.
SERVICE PROVIDER; the duration of results of emergency patients, outpatients and service patients will be determined by the Administration, OPERATOR and SERVICE PROVIDER in accordance with the service quality standards of the Ministry of Health and depending on the operating procedure of the test.
Blood collection in outpatient clinics shall be performed by Administrative Personnel in blood collection units during polyclinic hours.
Blood collection is under the legal responsibility of the Administrative Personnel.
The blood taken by the service nurse at the services (after the data registration) will be delivered to the laboratory.
Transport of the samples is covered by Transport Services.
The SERVICE PROVIDER shall provide the Consumables required to collect blood and samples in blood collection units, other blood and sample collection locations (eg. in services).
These materials are limited to the “Simple Sanitary Consumables That Will Not Be Paid For” issued by the Administration.
The procedures to be applied for the use and loss of materials are determined by the agreement of the Administration, OPERATOR and SERVICE PROVIDER.
The OPERATOR and SERVICE PROVIDER will work together in good faith and within possibility to establish all control mechanisms to ensure that the waste rate is less than 10%.
In order to avoid any doubt, the unit nurses employed by the Administration, who will under the responsibility of the Administration, make blood collection in all Hospital clinics and record the data processing.
The samples studied shall be kept in suitable conditions for at least 3 (three) days, and for featured tests (these features are determined by the relevant laboratory specialist of the SERVICE PROVIDER, in coordination with the OPERATOR and ADMINISTRATION), at least 7 (seven) days in accordance with the relevant legislation, or for a longer period, after the results of the examinations are given.
The follow-up until the phase of acceptance of all kinds of examination materials sent to the laboratory and transfer of the result to the automation system, planning and taking into operation what is needed to ensure that they are not lost and to take precautions on this subject (with the approval of the laboratory responsible) and supply of all kinds of tools, devices and materials and technical staff necessary in this regard belongs to the SERVICE PROVIDER and if the samples are lost after the delivery to the SERVICE PROVIDER Personnel, the legal responsibility in this regard shall also belong to the SERVICE PROVIDER.
All tubes and sample containers to be delivered to the SERVICE PROVIDER shall be delivered to the laboratory by the OPERATOR in a ready-to-work condition with a bar code.
Bar coding, test request entries and delivery of the samples to the laboratory and distribution of Consumables within the Hospital, taking blood and samples from patients are not the responsibility of the SERVICE PROVIDER.
The SERVICE PROVIDER shall ensure that the hospital laboratory will be a member of an internationally recognized external quality control program to be deemed appropriate by the Administration and the OPERATOR.
The SERVICE PROVIDER is obliged to provide and establish the necessary consultancy services in order for all laboratory tests and procedures comply with international quality standards and/or to be accredited.
In this process, the Administration and the OPERATOR shall fulfill the responsibilities and duties regarding the issues concerning the Administration which are required for the quality and accreditation.
SERVICE PROVIDER; In order to improve the laboratory service to be provided during the agreement in line with the international quality criteria accepted by the Ministry of Health, improvement changes laboratory services will be evaluated under the Change Procedure following the evaluation of the requests such as material, alteration, organization etc. from the laboratory quality unit.
The SERVICE PROVIDER is responsible for delivering the samples or results of the evaluation of the samples, which are duly received by the laboratory and studied, for internal and external quality control, by cargo or through the internet as early as possible to the laboratory quality coordinator.
In the case of comparisons with the external quality control laboratory (in line with the recommendations of CLIA'88 or appropriate technical specifications), if results within unacceptable limits [3 Standard Deviations (SD)] are obtained for each test, the SERVICE PROVIDER is oblige to perform and document corrective action for the respective test/device.
If there is a deviation of 3 (three) times or more in succession, and if deemed necessary, the respective system, device, unit or kits are replaced with the brands and models to be determined by the laboratory specialists of our hospital according to the contractual technical specifications.
Deviations between 2-3 standard deviations are also evaluated by the specialists and the corrective actions to be deemed appropriate are urgently fulfilled by the SERVICE PROVIDER.
SERVICE PROVIDER is obliged to prepare the required documents and reports in due form on a daily basis through the data processing system fully and accurately, to arrange these patient and transaction information, numbers, and other information to be recorded, keep such information in a manner in which they are accessible by the Administration and the OPERATOR at any time through the data processing system.
The SERVICE PROVIDER is obliged to take the necessary measures and precautions to ensure the continuity of the work in case of failure of the devices.
The SERVICE PROVIDER is obliged to keep the consumables and kits in the Hospital at the appropriate storage conditions for a minimum of 15 (fifteen) days for the examinations carried out in the hospital.
All reagents and kits must carry the original label belonging to the manufacturer, must have a bar code, the serial number (lot no), expiry date and storage conditions must be indicated on the label (packaging and reagent container).
The SERVICE PROVIDER will translate the MSDS (Material Safety Data Sheets) of the kit and chemicals that it will provide/use into Turkish for delivery to the laboratory management.
The devices required for the operation of the system or systems, computers of the laboratory devices, office equipment, consumables, centrifuge and similar tools, equipment (pipette, any material or device that will be required during operation), the equipment and laboratory environments that will create the storage conditions of kits as well as any solution, reagent, etc. that are sensitive to storage and protection shall be provided by the SERVICE PROVIDER.
At the beginning of the Operating Period, all laboratory equipment to be installed by the SERVICE PROVIDER on the laboratory should be new devices..
Amendments to the relevant Legislation relating to device age will be implemented by the SERVICE PROVIDER.
All kinds of insurance and maintenance and repair expenses of the devices will be covered by the SERVICE PROVIDER.
SERVICE PROVIDER is responsible for the safety of the samples reaching the laboratory and the results obtained.
The laboratory may not share the samples and the results with third parties without the knowledge of the OPERATOR and the ADMINISTRATION.
The SERVICE PROVIDER is obliged to provide the laboratory service required by the other health facilities affiliated to the Ministry of Health with the approval of OPERATOR/Administration’s Representative within the scope of the Service under the Agreement, such as the request by Health Facility under the Agreement, and within the conditions specified in the Agreement.
The Service Provider will perform this service independently of the Y factor.
The SERVICE PROVIDER is obliged to provide personal safety equipment in sufficient quantity pursuant to legislation for the Administration's Personnel and the SERVICE PROVIDER Personnel working in Laboratory Service, and to carry out tests regarding the occupational health and safety.
The SERVICE PROVIDER shall carry out all tests with a monthly request of more than 200 tests with the systems that it will establish within the Hospital.
It can carry out and report the tests with a request of under 200 tests, with the approval of the Operator and Administration’s Representative in an accredited laboratory licensed by the Ministry of Health.
The results of the tests carried out in external laboratory will be transferred to HIMS / LIS system and will be seen as external laboratory test in patient results.
The inspection of the external laboratory shall be carried out by the Administration and the OPERATOR in accordance with the service quality standards.
The accuracy and safety of the test materials, test results and test results to be studied by the external laboratory are the responsibility of the SERVICE PROVIDER and the laboratory.
The SERVICE PROVIDER may request that these tests be carried out in external laboratories, regardless of the number of tests above, indicating that the installation cost is high in specific tests.
If the request is approved by the Administration’s Representative and the OPERATOR, tests may be sent to the external laboratory.
Payment to the SERVICE PROVIDER will be made based on the test results approved by the physician, that are to be obtained from the HIMS / LIS system.
The SERVICE PROVIDER will respond to the device failure within 3 (three) hours, and will eliminate the failure within 48 (forty-eight) hours.
In the event of downtimes of more than 7 (seven) days, the company will replace it with the device that meet the same technical conditions.
During this period, the tests will be carried out in the external laboratory and reported with the approval of the Administration and the OPERATOR.
The SERVICE PROVIDER shall ensure that the kits and solutions used in Laboratory services are stored in areas suitable for their storage conditions and establish a control system for controlling storage conditions (informing by SMS and real time follow-up in HIMS program).
Ref
Performance Parameters
Category
Service Response Time
Service Recovery Time
Performance Monitoring Time
Monitoring Method
Service Response Time
SRT
Service Recovery Time
SCT
Method Declaration of
General Information
1.2.1. a. iv
SERVICE PROVIDER implements a comprehensive and rigorous documentation and data recording system for processing, production and submission activities to ensure that materials related to the service to be provided can be monitored via the Laboratory Division and recalled as required within the scope of exemplary practices and regulations of relevant Administration.
High
3 hours
5 Hours
Weekly (W)
Weekly review system.
It is determined according to predefined criteria
Regular
Regular
1.2.1.a.v
The SERVICE PROVIDER maintains the documents required to comply with the applicable Legislation.
High
3 hours
24 Hours
Quarterly (Q)
Review of records every three months.
Regular
Regular
1.2.1.a.vi
Within the scope of this service, the SERVICE PROVIDER also maintains all other documents deemed necessary under the scope of the Administration's Practices for service monitoring and for reference purposes.
High
3 hours
24 Hours
Quarterly (Q)
Review of records every three months.
Regular
Regular
1.2.1.b
The SERVICE PROVIDER establishes the database of the Laboratory devices under the scope of the HIMS Service in accordance with the following:
That accurately records and monitors usage counts and/or times;
That determines the next possible situation after the actual usage numbers/times and -the next maintenance or renewal time;
That ensures that the records of maintenance and repairs are kept correctly;
That notifies the Operation and Administration of the renewal of the Laboratory devices in time;
High
3 Hours
24 Hours
Monthly (M)
Monthly review of records
Regular
Regular
1.2.1.c
SERVICE PROVIDER keeps the Laboratory Service records in accordance with the Administration's Practices / ISO 15189 requirements and has submitted them to the OPERATION/Administration within 24 (twenty four) hours after being requested.
High
3 hours
3 Days
Weekly (W)
The information is presented within the required time frame.
It is determined according to predefined criteria
Regular
Regular
1.2.1.d
The SERVICE PROVIDER has ensured that all operations (including removal and re-installation) of Laboratory Devices are in accordance with the manufacturer's instructions.
High
3 Hours
3 Days
Weekly (W)
Weekly procedure check.
It is determined according to predefined criteria
Regular
Regular
Purchasing
1.2.1.e
The SERVICE PROVIDER has ensured that new materials are not accepted without comprehensive and verified instructions and complete production information and compulsory compliance checks before use in laboratory and has received approval from the OPERATOR and Administration’s Representative.
Intermediate
3 Hours
12 Hours
Monthly (M)
Monthly review of records
It is determined according to predefined criteria
Regular
Regular
1.2.1.f
The SERVICE PROVIDER has ensured that his/her personnel are trained before new materials are taken into operation and used.
Intermediate
24 Hours
15 days
Monthly (M)
Monthly review of records
It is determined according to predefined criteria
Regular
Regular
1.2.1.g
The SERVICE PROVIDER has ensured that all the materials purchased within the scope of Laboratory Service are
More
Less
Experience
Years of experience: 17. Registered at ProZ.com: Aug 2007.
Adobe Acrobat, AutoCAD, DejaVu, memoQ, Microsoft Excel, Microsoft Word, OmegaT, ABBY Fine Reader, Powerpoint, SDLX, STAR Transit, Trados Studio, Wordfast
Expertise 
Portfolio